Projektstyrning och grupputveckling – tillsammans

Ingen går till jobbet med intentionen: ”I dag ska jag samarbeta riktigt, riktigt dåligt.” Och ändå händer det hela tiden. Kanske sätts det in en grupputvecklingsinsats vilket får någon att ställa den insinuanta frågan om vi ska utveckla gruppen eller få något gjort. När det som egentligen gäller är att utveckla gruppen för att få något gjort. Låt oss titta på ett samspel mellan projektstyrningens leveransstyrka och gruppens utveckling.

Det finns många ramsor och listor att använda som minneshjälp för vad vi behöver göra i olika situationer. I mitt arbete med att utbilda, träna och vägleda projektledare, styrgrupper och projektgrupper har jag fastnat för: Tydlighet – Transparens – Tillit och vill presentera en tanke kring hur dessa ledord kan kombineras med projektarbetsformen och Susan Wheelans IMGD-modell för gruppers utveckling. Wheelans forskningsbaserade IMGD-modell är i dag den kanske mest etablerade för att beskriva hur vi beter oss när vi arbetar tillsammans. Från första fasens sökande efter tillhörighet och trygghet (och ganska låga effektivitet) till fjärde fasens produktiva arbete.

Vi tolkar gruppens uppgift olika och har olika tankar om hur vi bäst tar oss an arbetet – och varandra.

När vi möts i ett nytt samarbete hamnar vi först i fasen Tillhörighet och trygghet i Wheelans IMGD-modell. Men vad betyder det? Tillhörighet och trygghet till vadå? Vi tolkar gruppens uppgift olika och har olika tankar om hur vi bäst tar oss an arbetet – och varandra. Det som är glasklart för en är otydligt för en annan. Och så börjar vi diskutera. När sedan gruppens mest otåliga säger: ”Ja, ja, men nu måste vi komma i gång!” så är det min erfarenhet att övriga i gruppen behöver vända och vrida några gånger till för att inte springa åt fel håll. Här kan de grundläggande och inramande frågeställningarna i projektarbetsformen vara till stor hjälp och då i synnerhet de frågeställningar som skapar tydlighet kring varför vi är en grupp. När vi alla tolkar såväl uppgiften som varandras roller på samma sätt är det möjligt att föra en konstruktiv dialog framåt i IMGD-modellen.

Risken för detaljstyrning blir överhängande vilket har negativ inverkan på gruppens utveckling.

Många har förutfattade meningar om projektarbetsformen. I bästa fall tänker vi att den är linjär, inramad, förutsägbar och kul. Men i värsta fall administrativ, formaliserad, omotiverad och oklar. Projektarbetsformens verktygslåda innehåller ofta många mallar och checklistor på en intern webbsida. Dessa har en viktig roll, men mycket är väldigt detaljerat och risken är stor att man alltför tidigt hamnar på för djup detaljnivå, i många fall på bekostnad av de stora dragen. Risken för detaljstyrning blir överhängande vilket har negativ inverkan på gruppens utveckling. Jag har mött och tränat många grupper som, med hjälp av projektarbetsformen, tidigt kunnat fokusera på de stora dragen och de övergripande ramarna. Och det är ju innebörden av detta vi behöver bli tydliga med och komma överens om för att kunna bli en mer effektiv grupp. Det vill säga att vi som sitter i den här gruppen menar samma sak när vi svarar på de klassiska projektfrågorna: Varför ska vi arbeta med detta? Vad ska vi uppnå? Vem ska göra vad och när? Vilka påverkas och kommer att påverka? Och vem eller vilka kan och måste fatta beslut?

För ändra oss kommer vi att behöva göra under resans gång, men utan en tydlig start blir det svårt

När vi gemensamt har kommit fram till svar på frågorna har vi skapat förutsättningar för att kunna justera svaren. För ändra oss kommer vi att behöva göra under resans gång, men utan en tydlig start blir det svårt. Har vi satt ett tydligt mål kan vi flytta det. Har vi definierat en tydlig roll kan vi ändra den. Har vi startat ett tveksamt projekt kan vi pausa det. Annars är risken stor att vi pratar förbi varandra och fastnar i den andra fasen i Wheelans IMGD-modell, Opposition och konflikt.

Vi behöver bygga säkerhet i gruppen genom att lära känna varandra, ha ett inkluderande ledarskap där alla i gruppen blir hörda och vi behöver ge och ta emot verkligt utvecklande feedback

I den andra fasen måste meningsmotsättningar komma upp på bordet, det är också här som grupper ofta kör fast. För att komma vidare krävs transparens om mål, roller och ansvar, allt det vi gemensamt har kommit överens om och varit tydliga med i tidigare fas. Och transparensen ställer krav på öppenhet, visualisering, tillgänglighet och konkretisering, allt för att kunna orka hålla fokus på en konstruktiv dialog på väg mot den hägrande tredje fasen med det lockande namnet Tillit och struktur.

Tillit kommer inte av sig själv. Det går inte att besluta om eller beordra. Vi behöver bygga säkerhet i gruppen genom att lära känna varandra, ha ett inkluderande ledarskap där alla i gruppen blir hörda och vi behöver ge och ta emot verkligt utvecklande feedback. Tillsammans med ett avstamp i tydlighet kring varför vi är en grupp med en uppgift, via en transparent väg genom meningsmotsättningarna kan tilliten växa fram. Strukturen har vi då fått hjälp med från projektverktygslådan och gruppen kan utvecklas till ett effektfullt team. Ett team som kanske till och med kan känna en lockande vittring från den fjärde fasen i IMGD-modellen: Arbete och produktivitet.