Overdragelse og læring

Formål

Formålet er at give holdninger og værktøjer til evaluering og afslutning af projekter, herunder nærmere, at

• • Skabe overblik over projektledelsens opgaver ved lukning af projekter
  • Sikre planlægning og gennemførelse af en nuanceret projektevaluering og en aktiv projektafslutning

Projektafslutningen består af følgende områder:

• • • Færdiggørelse, afslutning og overdragelse af projektopgaven
    • Afvikling af projektorganisationen
    • Læring

Forskellige måder at lukke projekter på

Projektets færdiggørelse og afslutning

• • • Igangværende opgaver, herunder eksterne leverancer
    • Successive afleveringer og slutlevering
    • Slutfakturering og -betaling
      • Dispositioner
    • Dokumentation
      • Tekniske instruktioner (installation, brug, test, vedligehold)
      • Manualer, tegninger og diagrammer
      • Plan for vedligeholdelse / forebyggende vedligehold
      • Support, service og garantiforhold
      • Mangelliste og mangelafhjælpning (skreven og uskreven)
    • Evt. plan for endelig overdragelse (hvad, hvem, hvornår?
    • Planlægning af endelig projektaflevering
    • Idéer og muligheder for videre udvikling
    • Overdragelsesaftale og dokumentation af accept, herunder opfølgning

Overdragelse af projektet

• • • Organisatorisk forankring, overdragelsesmøde til driftsorganisationen
    • Aftale om nødvendig indsats og frigørelsestakt/-tidspunkt for projektdeltagerne
    • Materialer og værktøjer, overdragelsesdokumenter og kvittering
    • Vejledning/rådgivning fra projektet (brug/problemløsning) til driftsorganisationen
    • Klarhed over opgaverne i drift, vedligehold og udvikling af løsningen

Afvikling af projektorganisationen

• • • Plan for hvordan udstyr og materialer skal afhændes
    • Plan for hvordan projektlokaler og faciliteter skal fraflyttes
    • Plan for hvad der skal ske med al projektdokumentation, hvem bliver ejer af den?
    • Projekt procedurer og rutiner stoppes
    • Der udføres en resultatopgørelse over projektet og en mulig efterkalkulation udføres
    • Overdragelsen af udestående emner overføres til linien for videre opfølgning
    • Opfølgning på, at de sidste opgaver udføres som lovet og til tiden
    • Afvikling af projektmedarbejdere
    • Debriefing af de projektmedarbejdere, som skal tilbage til almindelig arbejde
    • Evalueringsmøde og afslutningsrapport
    • Plan for hvordan de opnåede erfaringer overføres til basisorganisationen

Projektafslutningsrapport

• • • Afslutningsrapporten med reference til projektbeskrivelsen og alle ændringer til denne dokumenteres – brug projektets ændringslog
    • Lav en opgørelse over projektets evne til at overholde oprindelig tidsplan, budget og kvalitet og begrund eventuelle afvigelser
    • Statusrapporter inkl. opmærksomhedspunkter
    • Interessentvurderinger (evt. interviews)
    • Erfaringer, som er gjort under projektforløbet. Hvad gik godt/dårligt, og hvad var læringen, som skal tages med ved næste projekt?

Læring
Projektafslutning

• • • Hvordan gik projektforløbet, hvilke læringer blev gjort undervejs?
    • Løsningskoncept og fagmetoder, herunder idéer til videre udvikling
    • Implementering og -metoder, herunder bl.a. uddannelse, inddragelse af basisorganisationen og leverandører
    • Organisering og interessenthåndtering
    • Opbyggede kompetencer og bedste praksis

Projektevaluering

• • • Kundens realiserede resultater/udbytte

Inspiration til aktiv projektafslutning

• • • Intensiv færdiggørelse – for at blive helt færdig
    • Planlæg og synliggør hvordan projektet skal afsluttes
    • Planlæg et Kick-down seminar
    • Planlæg en fest for projektdeltagerne i forbindelse med Kick-down seminaret
    • Afviklingssamtaler med projektdeltagerne og deres leder/chef
    • Takkebreve til alle involverede i projektet