Den er beskrivende frem for vurderende.
Ved at beskrive sine egne reaktioner, giver man det andet menneske frihed til selv at bruge informationen på den måde, han ønsker. Ved at undgå vurderende udtryk, reduceres den andens behov for at forsvare sig. ”Du mødte en halv time for sent i dag og 20 minutter for sent mandag” er et eksempel på en beskrivende feedback. ”Du er sløv” er modsat et eksempel på en vurderende feedback.
Den er specifik og ikke generel. ”Jeg sætter pris på, at du altid laver et kort og klart referat af mødet, men jeg synes det ville være rart, hvis du ville sende mødeindkaldelsen ud senest 3 dage før mødet. Jeg vil også gerne, at du sørger for, at vi holder os til talelisten, hvor jeg i dag oplever at især Knud og Hans får lov at bryde ind i, når det passer dem” er et eksempel på en specifik feedback, medens ”Jeg synes, din mødeledelse er for slap” er et eksempel på en generel feedback, som man næppe kan gøre andet ved end forsvare sig imod.
Den udtrykkes i jeg-form.
Det er langt lettere at modtage feed back, hvor afsenderen tager udgangspunkt i egne holdninger og følelser. ”Jeg bliver irriteret og vred, når du ikke overholder vores aftaler”, er en feed back som tager udgangspunkt i afsenderens følelser. Mens ”det er for dårligt, at du ikke overholder vores aftaler” er en feed back, der formuleres som en generel sandhed, og som let vækker større modstand.
Den er rettet mod adfærd, som modtageren kan gøre noget ved (hvis han ønsker det).
Man øger kun frustrationen hos en person, når man oplyser ham om mangler, som han ingen kontrol har over. At kritisere fx tøj-smag eller accent vil næppe medføre den ønskede adfærdsændring hos modtageren.
Den er ønsket, og ikke påtvunget. Feedback er mest nyttig, når modtageren selv har udtrykt ønske om at modtage den. Man kan fx spørge: ”Er du interesseret i at få feed back på din håndtering af salgsmødet?” frem for blot at gå i gang med at analysere salgsmødet for kollegaen.
Kommer ofte hurtigt efter den pågældende adfærd, som den beskriver, dog afhængig af, om personen er parat til at høre den, og om evt. andre tilstedeværende bør høre med. Umiddelbar feed back har den fordel, at parterne lettere kan huske hvad der foregik, og man undgår at gå og ”ruge” over sagen.
Den giver plads til dialog.
Modtagerens motivation for at udvikle sig øges, hvis der er plads til uddybning og afklaring, og til at diskutere løsningsmuligheder. Lad fx være med at give feed back via e-mailen.
Den er fremadrettet. God feed back er fremadrettet og vil ofte indeholde forslag til, hvordan adfærden kan ændres. ”Jeg synes, det ville være dejligt, hvis du begyndte at sige godmorgen til os andre, når du møder om morgenen” er en konstruktiv og fremadrettet feed back.
Råd til den der modtager feedback:
Lyt til feed back’en, som den bliver fremstillet (undgå at argumentere imod feed back’en, fokuser på det, der faktisk bliver sagt).
Lyt aktivt: Få giveren til at uddybe sine meninger og observationer, hold øjenkontakt.
Hold dig til sagen (undgå at skifte emne eller gå til modangreb).
Gør det klart, at du har forstået budskabet
Undersøg efterfølgende hos andre, om de har gjort tilsvarende observationer.
