Guidelines til Risikostyring

1. Introduktion til risikostyring

1.1 Formål
Ved en risiko forstås enhver trussel mod et projekt eller projektets resultat/produkt.

Risikostyring er essentiel for at kunne:

• Forebygge at risikoen/truslen bliver aktuel
• Afbøde konsekvenser, hvis en risiko udvikler sig til et problem
• Synliggøre og overvåge risici, som kan true projekt eller produkt.

Mangelfuld risikostyring resulterer ofte i væsentlige forsinkelser, fordyrelser og/eller kvalitetsbrister.

1.2 Afgrænsning
Der er forskel på behovet for risikostyring i projekter. Projekter, som opfylder nedenstående betingelser, kræver altid stor opmærksomhed på risikostyring:

• Strategisk vigtige projekter
• Projekter, hvor overholdelse af projektets rammer er afgørende (tid, forbrug og/eller kvalitet og krav), eksempelvis time-to-market projekter.

Skal et projekt løses som en fastpris opgave, kræver det altid fokus på risikostyring.

Alle projekter kræver en basal opmærksomhed på risici, således at væsentlige trusler mod projekt eller produkt er afdækket og kan overvåges.

I det følgende er risikostyringsopgaverne under projektforløbet kort belyst.

2. Roller og ansvar vedrørende risikostyring

Det er projektlederens ansvar, at projektet overholder virksomhedens krav til risikostyring i IT projekter. Afhængig af projektets opmærksomhed på risikostyring (jf. afsnit 3) kan der i projektet være udpeget:

• En risk manager
• En eller flere risikoejere
• En eller flere handlingsansvarlige

Risk manager
Risk manager er en projektdeltager, som af projektleder og styregruppe får overdraget ansvaret for projektets risikostyring. Det er risk managers ansvar, at:

• Kravene til risikostyring i henhold til virksomhedens risikostyringskoncept overholdes
• Projektet søger at reducere sandsynligheder og/eller konsekvenser for de mest betydningsfulde risici
• Sikre rapportering til styregruppen af projektets risikoprofil og aktioner vedr. projektets betydningsfulde risici
• Holde risikoejere orienteret om deres risici og planlagte aktioner for samme
• Følge op på, om handlingsansvarlige gennemfører aftalte aktioner
• Aftalt beredskab holdes ajour ved ændringer i projektets fremdrift og/eller planer
• At fastsætte og løbende tilpasse projektets risikobuffer
• At sikre opmærksomhed i projektgruppe og blandt projektets interessenter på nye risici og ændringer i sandsynlighed og/eller konsekvens af allerede konstaterede risici.

Opstår der uoverensstemmelser mellem projektleder og risk manager vedrørende håndteringen af projektets risici, har risk manager pligt til at rapportere uoverensstemmelsen direkte til styregruppeformanden.

Risikoejer
Risikoejer er en betegnelse for den eller de interessenter, som kommer til at lide under konsekvenserne af en risikohændelses indtræden. Risikoejer skal indgå i risk sessions og være hoveddrivkraften i konsekvensanalysen. Det et ligeledes risikoejers ansvar at forhåndsgodkende de aktioner, som projektet planlægger for at reducere en given risikos sandsynlighed eller konsekvens.

Handlingsansvarlig
Handlingsansvarlig er en betegnelse for den person, som er ansvarlig for, at en aftalt aktion gennemføres. Aktionen kan være af forebyggende karakter eller af beredskabsmæssig karakter.

Handlingsansvarlig skal:

• Afdække løsning og planlægge gennemførelse af risikoaktioner
• Sikre gennemførelse af aftalte risikoaktioner
• Rapportere status og ændringer i risikoløsning, plan eller ressourceforbrug til projektleder eller risk manager, hvis en sådan er udpeget.

3. Risikostyring under projektforløb

Behovet for at fokusere på trusler opstår allerede, når der udarbejdes idéoplæg som beslutningsgrundlag for etablering af et projekt, og her starter risikostyringen. Risikostyringen slutter med indarbejdelse af de indhøstede erfaringer i projektets slutrapport.

Skemaet kan anvendes af projektledere som guidelines for risikostyring i projektet. Projektlederen kan for den aktuelle projektfase se:

• Hvilke risikostyringsopgaver han forventes at udføre
• Hvad målet med den enkelte opgave er
• Hvilket resultat, der skal produceres
• Hvilke metoder og teknikker, som understøtter arbejdet

Download skema

Risikostyring under projektforløbet (word doc.)