Beskrivelse af opgavefordeling anvendes for at definere projektdeltagernes roller og ansvar. Det kan være nyttigt at tilrettelægge og beskrive ved projekter, som har flere deltagere/parter henholdsvis interessenter og flere indsatsområder.
Planlægningen og beskrivelsen skal sikre, at ansvar og opgavefordeling er gennemtænkt og kommunikeret.
Den enkleste opgavefordeling er at beskrive udførelsesansvar for hver milepæl i projektets plan.
Beskrivelsen kan opdeles i et par afsnit:
I skemaet “Opgavefordeling” indskrives indsatsområder, milepæle og aktiviteter. Sørg for overensstemmelse med planen. Hver projektdeltager tildeles en linie. I krydsfelterne anføres rollerne med bogstavsymbol. Vælg et relevant udsnit af symbolerne.
Ved projektdeltager forstås ikke blot medlemmer af projektgruppen, men også beslutningsgruppe/komité samt interessenter, som har aktiviteter i form af at blive hørt, at godkende, at kontrollere, at beslutte m.v.
Den detaljerede opgavefordeling sker reelt ved den detaljerede arbejdsplanlægning. Opgavefordelingsskemaet bør derfor fortrinsvis benyttes for indsatsområderne og milepælene i projektet.
Skemaet kan anvendes på flere niveauer: