Generelt om Stage-Gate modellen
Et projekt bliver startet op med en beslutning om at møde en kundes behov, forventninger og krav. Dette skal afspejles i de specifikationer, som projektsponsor stiller i de projektmål, som projektet skal opfylde.
Den arbejdsmodel (er ikke det samme som en projektmodel, eksempel på en arbejdsmodel er V-modellen) som skal bruges, afhænger af den sammensætning, som kravene har. Arbejdsmodellen specificerer de forskellige faser, som arbejdet skal gennemløbe og de krav, som er fastsat, baseret på de leverancer, som den enkelte fase skal levere.
Der bør være en arbejdsmodel, som sikrer kontrollen af det arbejde, der udføres.
Projektlederen er ansvarlig for at projektet lever op til alle krav, der bliver stillet og projektlederen er samtidig ansvarlig for at bevise det.
For at kunne starte en bestemt fase af et projekt, skal der være en (Gate) beslutningsmodel, som beskriver, hvordan projektet skal kontrolleres, for at der tages de rette forretningsmæssige beslutninger i og omkring projektet.
Et projekt bør altid have en ansvarlig (projetksponsor) for projektets forretningsmæssige aspekter, som kan tage de overordnede beslutninger angående projektets begrænsninger og mål.
Gate-beslutninger tages uden for projektet af projektsponsor. Gate-beslutninger har altid højere prioritet end projektbeslutninger, som tages internt i projektet.
Gate-model / beslutningsmodel
Følgende Gate bør som et minimum altid være indarbejdet i et firma, der arbejder med projekter:
Gate 1: Beslutning om, at projektet kan starte på analysefasen.
Gate 2: Beslutning om, at projektet kan starte på gennemførelsesfasen.
Gate 3: Beslutning om at bruge projektets resultat / overlevering til driften eller kunden / beslutning om at lukke projektet.
Man kan med fordel have flere Gate-beslutninger alt afhængig af de faser, projektet har. Det vil ligeledes være en fordel at indlægge en Gate-beslutning midt i en fase, hvis der er meget langt mellem de ”ordinære” Gates.
Gate-beslutning
En Gate kan først passeres, når følgende betingelser er opfyldt:
- projektet skal have opnået den planlagte status (krav, leverancer og fremdrift)
- projektets resultat vil møde kundens behov, forventninger og krav
- projektet er i overensstemmelse med firmaets forretningskoncepter og strategiske mål og kan fremvise, at det giver den forventede profit
- projektets estimerede resultat stemmer overens med det forventede ressourceforbrug
Projektsponsoren er ansvarlig for at tage en af følgende beslutninger:
- projektet kan forsættes efter den originale plan eller en revideret plan
- Gaten kan ikke godkendes, da rette status ikke er opfyldt
- projektet skal lukkes, da det er økonomisk og forretningsmæssigt fornuftigt ikke at forsætte
Når der laves en Gate-beslutning, tager projektsponsoren det overordnede forretningsmæssige ansvar for hele projektet og dets resultater. Som en konsekvens af dette, skal Gate-beslutningerne tages på det højest mulige niveau for projektet.
Gate-beslutningerne tages for hele projektet og ikke kun for et delprojekt, da man i sagens natur ikke kan lukke et delprojekt, uden at det vil påvirke hele projektet. Derfor kan Gate-beslutninger ikke tages på delprojektniveau.
Gate-beslutningerne bliver baseret på forventningerne om projektets gennemførlighed og skal derfor altid involvere risici og usikkerheder, specielt inden gennemførelsesfasen igangsættes.
Gate-beslutningsproceduren
Vigtige dele i Gate-proceduren er:
- Gate-assessment, hvor eksterne eksperter evaluerer projektet
- et Gate-beslutningsdokument, en overordnet beskrivelse, hvor informationer, som er nødvendige for Gate-beslutningen, er samlet.
- Gate-beslutningen tages uden for projektet af projektsponsor
Forberedelse for Gate assessment
Projektsponsoren er ansvarlig for, at assessmentmødet bliver forberedt og gennemført. Assessment-teamet vil udarbejde en anbefaling, som skal give projektsponsor det rigtige grundlag til at tage Gate-beslutningen.
- Projektsponsor planlægger assessment i god tid og udpeger en assessmentleder uden for projektet.
- Assessmentlederen sammensætter selv sit team. Teamet skal bestå af eksterne eksperter på alle dele af projektet.
- Projektlederen søger for, at alt relevant dokumentation leveres til projektsponsor.
- For at få det rigtige helhedsbillede af projektet, skal projektsponsor endvidere sørge for at supplere med data om forretningssituationen og optimering af ressourcer samt relevante data fra andre forretningsområder.
- Projektsponsor er ansvarlig for, at assessmentteamet får al relevant dokumentation i god tid, inden assessmenten finder sted. Tiden, som teamet skal bruge til at forberede sig, skal afstemmes med projektets kompleksitet og størrelse.
- Projektlederen præsenterer projektet, en generel status og en status på de opnåede leverancer til assessmentteamet.
Baggrundsinformation
- Forretningsplan
- Krav
- Udviklingsstrategier
- Produktplaner
- Arbejdsbeskrivelser
- Dokumentation fra tidligere afholdte Gate-beslutninger
- Dokumentation fra tidligere Gate-assessments og Gate-beslutningsdata
Projektsponsor er ansvarlig for
- Forretningsplan
- Produkt livscyklusberegninger
- Ressourcer, budget, allokeringer og prioriteringer
- Analyser om
- Markedssituationen
- Konkurrenter
- Nyeste teknologi
- Produktionsforhold
- Vedligeholdelse m.v.
- Ind- og udfasningsplaner for projektets resultater
Projektlederen er ansvarlig for
- Projektkontrakten
- Projektspecifikation / beskrivelse med bilag
- Kvalitetsplan
- Rapporter og dokumenter som kommer fra arbejdsmodellen
- Status på sidste milepælsreview
- Fremdriftsrapporter
Gate-assessmenten
Formålet med at afholde en Gate-assesssment er, at lave en objektiv evaluering af projektets status og det forventede projektresultat. Assessmenten skal bruges til, at projektsponsor har den rette baggrundsviden om projektet for at kunne tage den rette Gate-beslutning.
Ved assessmenten skal projektet vurderes ud fra tre aspekter: Projektets status, brugen af ressourcer og den kommercielle konsekvens af projektets resultat.
Evalueringen skal fokusere på forskellige aspekter afhængig af hvilken Gate, som skal passeres:
- Kravene
- Leverancerne
- Fremdriften
- Brugen af ressourcer
- Konsekvenserne
- På kort sigt
- På langt sigt
- For kunden
- For virksomheden
- Forretningskonceptet
- Strategiske mål
- Profit
- Sammenlign formål og mål, omfang og begrænsninger, tidsplan, ressourcer og omkostninger, som er beskrevet i projektkontrakten og i projektspecifikationen / beskrivelsen.
- Evaluér projektkontrakten
- Evaluér projektets fremdrift, milepælene, som er passeret og de opnåde resultater
- Evaluér om:
- Det forventede resultat for fasen møder projektsponsors krav for fasen
- Slutresultatet vil overholde tidsplanen
- Om de lovede leverancer er blevet opfyldt som lovet ved de tidligere Gate beslutninger
- Vurdér afviklingen af projektet – dets strategier, organisering og afhængigheder af andre projekter og opgaver i virksomheden. Fokuser specielt på:
- Best practice
- Risici og muligheder
- Patenter, trademarks og registrerede navne, m.v.
- Markedsvinduet
- Omkostningerne ved en forsinkelse
- Projektafslutning
- Hvad skal der ske med ressourcerne, udstyr m.v.?
- Hvordan skal projektet opløses?
- Hvordan kan de opnåde erfaringer fra projektlederen og deltagerne bedst blive brugt efterfølgende?
- Vurdér om virksomhedens ressourcer er de rigtige, når projektet skal gennemføres
- Diskutér det forventede optimale ressourcetræk ved at:
- se hvordan projektet passer ind i det samlede projektbillede
- påvirkningen på kritiske ressourcer
- se hvordan en projektforsinkelse vil påvirke andre projekter, strategiske planer, markedsvindue etc.
- andre områder som fx
- Er alternative ressourcer blevet vurderet?
- Er konsekvenserne for projektet blevet analyseret og vurderet på kort og langt sigt?
Gate-assessmentresultatet
Resultatet fra assessmenten er en anbefaling, som tager højde for styrker, svagheder, risici og muligheder. Gyldighed og afgrænsning skal fremgå sammen med de forudsætninger for den næste Gate og perioden op til denne. Assessmenten kan føre til forbedringsforslag fx for projektledelsen, kompetencer, metoder og lignende.
Assessmentresultatet skal præsenteres og diskuteres med projektlederen.
Assesssmentlederen skriver en rapport og præsenterer rapporten for projektsponsor.
Gate-beslutningsdata
Data samlet under assessmenten samles i et dokument, hvori der ligeledes er en anbefaling for en Gate-beslutning. Dokumentet skal være overordnet, således at projektsponsor kan få det rette overblik uden at kende de enkelte detaljer i projektet.
Instruktion til forberedelse af Gate-beslutningsdata
Gate-beslutningsdata forberedes efter assessmenten og skal være klare og distribueret i god tid før Gate-beslutningsmødet. Informationen i den overordnede sammenfatning kommer fra dokumentationen fra assessmenten samt assessmentrapporten.
Informationen skal fokusere på de aspekter, som er relevant for den pågældende Gate, der skal passeres.
Projektsponsor er ansvarlig for at samle data og for at forberede Gate beslutningsdata. Målgruppen for dokumentet er:
- Projektsponsor
- Deltagerne i Gate-beslutningsmødet
Hovedoverskrifter i Gate-beslutningsdata dokumentet
Overordnet sammenfatning
Distributionsliste
Bilag
Abstrakt
Indholdsfortegnelse
- Benefit
- Benefit for kunden
- Benefit for virksomheden
- Brug af ressourcer
- Alternativer
- Konsekvenser
- Projektstatus
- Nuværende status
- Forventet leverance og fremdrift
- Anbefalet Gate-beslutning
Stage-Gate-beslutningen
I forbindelse med Gate-beslutningen skal projektsponsor sikre sig, at:
- Projektet og funktioner i virksomheden, som er berørt af projektet eller dets resultater, har givet data til Gate-beslutningen
- Projektet har opnået det forventede resultatet, der er blevet defineret i projektet og i den arbejdsmodel, som er valgt, samt at de specifikke milepæle, som ligger til grundlag for Gate beslutninger er blevet godkendt og dermed passeret
- Beslutningsdata inklusive risikoanalyse er tilstrækkelig for at lave et estimat for de kommercielle konsekvenser, projektet giver i forhold til mulige alternativer
- Gate-assessmenten giver en anbefaling, der vil påvirke Gate beslutningen.
Benefit
- Benefit for kunden
Vil projektets resultat møde kundens behov, forventninger og krav?
- Benefit til virksomheden
Vil virksomheden få gevinst fra projektet set ud fra forretningen, strategiske mål, profit og kommercielle aspekter?
Brug af ressourcer
- Projektets ressourcer
Er alternativer blevet vurderet mht. korrekt brug af ressourcerne?
- Konsekvenser
Er projektets konsekvenser blevet analyseret og vurderet på kort og langt sigt?
Projektstatus
- Kravene
Vil projektets resultat opfylde projektsponsors krav?
- Leverancer
Er formålet for arbejdsmodellen blevet opfyldt?
- Fremdrift
Bliver projektet færdigt til tiden?
Vil det samlede forbrug af ressourcer blive inden for det aftalte?
Beslutningen
Projektlederen præsenterer projektet til Gate-beslutningsmødet. Projektsponsor er ansvarlig for mødet og kan beslutte, om han vil tage beslutningen alene eller med støtte fra andre.
Formaliteterne i forbindelse med mødet er vigtige og skal være planlagt i god tid. Gate beslutningen skal altid dokumenteres.
Projektsponsor laver Gate-beslutningen og beslutningen kan være en af følgende:
- Projektet kan fortsætte som oprindelig planlagt eller med en revideret tidsplan
- Passage af Gaten kan ikke godkendes
- Projektet lukkes
Undtagelser
Hvis der er udestående områder, skal det tydeligt fremgå, hvordan de skal håndteres og af hvem. Det anbefales kraftigt, at antallet af udestående områder begrænses, ellers vil Gate-idéen blive fuldstændigt udvandet.
For at forhindre forsinkelser og ineffektiv brug af ressourcer kan undtagelser blive godkendt, så tekniske aktiviteter kan fortsætte, før en Gate passage bliver godkendt. Midlertidige beslutninger skal dokumenteres af projektsponsor.
Processen for, hvordan undtagelser skal håndteres, bør være dokumenteret i virksomhedens kvalitets- eller driftshåndbøger.
Husk!
- Gate beslutninger fokuserer på forretning
- Gate beslutninger er baseret på forventninger til fremtiden
- Gate beslutninger tages af projektsponsor
- Gate beslutninger tages på det højeste projektniveau
