Projektet skal organiseres, så det er forankret solidt i ledelsen og den øvrige organisation. Det medfører, at der skal indføres en projektorganisation med reference til ledelsen og med mulighed for at organisere forskellige grupper af interessenter, specialister og evt. kunder. Organisationen skal være bygget op, så den sikrer projektgruppens arbejdsbetingelser. Projektorganisationen skal være synlig, den skal designes hver gang, den skal være beslutningsdygtig, og den skal være kundeorienteret.
Projektet organiseres i tre forskellige enheder.
1. Styregruppen
Styregruppen er projektets forankring i den øvrige organisation. Det er derfor vigtigt, at styregruppen kan give projektgruppen mandat til at gennemføre det pågældende projekt. Styregruppens opgaver er følgende:
Det er vigtigt, at styregruppen vælges på det rette niveau, sådan så den ikke er så højt placeret, så de pågældende ledere ikke har tid til eller interesse i projektet. På den anden side skal styregruppen have den nødvendige magt for at kunne tildele ressourcer og bakke projektet op. Styregruppen er projektets ejer. Styregruppen kan starte og stoppe projektet, og det er styregruppen, der betaler og leverer ressourcerne.
2. Projektgruppen
Projektgruppen er arbejdsgruppen. Deltagerne i projektgruppen udvælges ud fra faglige kriterier, så de er i stand til at levere kvalitetsmæssigt arbejde på et højt niveau. Alle deltagere i projektgruppen er der for at udføre et stykke arbejde og skal derfor have tid til det pågældende arbejde.
3. Referencegruppen
Interessenter og specialister, som indkaldes til høring og sparing, placeres mest hensigtsmæssigt i en referencegruppe. Referencegruppen skal sikre, at projektets resultater er kendt ude omkring i og uden for organisationen. Referencegruppen skal også sikre et fagligt eller kvalitetsmæssigt niveau. Referencegruppen kan oftest bruges til sparring omkring behov og ønsker. Ofte indkaldes kunder og salgsledere til en referencegruppe i form af fokusgrupper. Det skal overvejes, om projektet skal have én eller flere referencegrupper, da det kan være hensigtsmæssigt ikke at etablere en gruppe med samtlige interessenter, hvis der er for store interessemodsætninger.
Det er vigtigt, at de tre roller er skarpt adskilt. Det er uheldigt, hvis styregruppemedlemmer deltager i projektgruppens arbejde, ligesom det er uheldigt, at interessenter finder vej ned til projektgruppen, så en adskillelse af beslutningstagning, arbejde og interessevaretagelse er væsentlig for projektets produktivitet.
Ofte har projektlederen ikke selv mulighed for at sammensætte projektgruppen, men får tildelt medlemmer. Det er derfor vigtigt, at udgangspunktet er at få gruppen til at fungere med de styrker og svagheder, den nu har. Organisering af projektet er meget væsentlig for projektets succes. Det er derfor en stor del af projektlederens opgave at sikre, at organiseringen er i orden. Ofte gennemfører projektledere projekter med en uhensigtsmæssig organisation, fordi de nu har fået tildelt en sådan. Det er derfor vigtigt, at projektlederen kæmper for at få sit projekt organiseret hensigtsmæssigt.