Statusrapportering er en afgørende del af projektledelse.
Løbende rapportering fungerer både som et værktøj for styregruppen, men også som et redskab til projektlederen, da rapporterne giver et overblik over projektet. Dette overblik kan være afgørende i forhold til gennemførelse af projektet i henhold til projektets mål, ressourcer og tidsrammer.
Som eksempel på indhold i rapport til styregruppe og ledelse kan anvendes følgende disponering:
1. Sammenfatning
Projektstatus indeholdende: Siden sidst, de næste tre måneder og det væsentligste problem. Fokus på leverancer og faser i projektmodellen samt på KSF og KMP – en side.
2. Fremdrift og plan
Fremdriftskurver og Gantt-kort. Viser tid og aktiviteter, der arbejdes på. Der angives budgetteret forbrug, aktuelt forbrug og fremskrivning – en side.
3. Økonomi
I fremdriftsskema og kurver vises budget, aktuelt og forecast – en halv side.
4. Problemer
Problemliste til beslutning. Der skal altid være mindst to forslag til afhjælpning af problemet, og disse skal være prioriterede ud fra projektets prioritering af projektets rammer.
5. Ændringer
Indkomne ændringsønsker med angivelse af økonomi, konsekvenser og handlinger.
6 Risici
De ti største (størst effekt/konsekvens) risici med konsekvenser og handlingsplaner til imødegåelse af risici.
Det er vigtigt at løbende holde styregruppen og ledelsen opdateret omkring projektets status.
Både styregruppen og ledelsen skal derfor have information om status (historisk information) og om nødvendige beslutninger (fremadrettet information).
Som hjælp til at belyse projektets status kan anvendes fremdriftskurver. Fremdriftskurver viser for tidsforbrug og økonomi:1. planlagt udvikling (tidsforbrug, omkostninger og opnåede resultater) over tiden.
2. reel udvikling (i tidsforbrug og omkostninger) til dato.
3. produceret mængde (færdiggjort arbejde og anskaffede materialer).
4. budgetteret og forventet samlet tidsforbrug og omkostninger.
Til enhver indstilling til styregruppe og ledelse må følgende kræves:1. baggrund for indstilling i form af ændringsanmodninger.
2. konsekvenser i form af tid, ressourcer og økonomi.
3. alternative løsningsmuligheder med tid, ressourcer og økonomi.
4. konsekvenser ved ikke at følge indstillingen.
Er du i tvivl om, hvordan du bedst opstiller din statusrapport, kan du her downloade vores skabelon:
Projektlederuddannelsen er bygget op af fire kurser, som du kan tage i rækkefølge eller efter behov.
Du kan også tage kurserne hver for sig, hvis du har et meget specifikt behov.
Projektledelse 1, Grundlæggende Projektledelse (virtuelt forløb) eller en tilsvarende viden er udgangspunktet for de øvrige kurser. Er du meget rutineret projektleder, er det muligt at springe direkte til Projektledelse 2.
