Del siden

Sådan gør I jeres møder samskabende

15. oktober 2018 - Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist

Foregår møder i din organisation på rygraden eller måske som en skyttegravskrig? Så kan du hjælpe møderne på rette vej ved at anvende nogle enkle greb fra blandt andet den systemiske værktøjskasse. Få indsigt i disse, og bliv inspireret til at optimere dine møder nedenfor.

På gode møder opstår der noget, vi ikke kunne forudse før mødet. Nogle gange giver to plus to fire, andre gange giver to plus to The Beatles.

”Når man begynder at jamme, kan mirakler opstå,” som proceskonsulent, underviser og Chefkonsulent hos Mannaz Thomas Boas Olsen malende beskriver det. Og sagt lidt mindre malende, så handler god mødeledelse grundlæggende om, at man har succes med noget sammen, som man ikke kunne klare alene eller sammen over mail.

Måske kan du genkende, at møderne i din organisation er automatiserede til at ligge hver mandag, og at der mere er tale om en afrapportering end om et spændende rum fuld af engagement.

”Vi ved, at så siger Susanne det, og Ken siger det, så jeg skal bare have min krop ind i det rum, og så starter min arbejdsdag først, når mødet slutter,” illustrerer Thomas Boas Olsen.

For at undgå, at medarbejderne er fysisk til stede, men mentalt fraværende, kan du tænke over, hvad der skal til, for at alle har mere energi til arbejdsdagen, når de kommer ud af mødet, end da de gik ind til mødet. Det handler ifølge proceskonsulenten først og fremmest om, at man lærer at lytte mere til hinanden, så man ikke ender i det, der kaldes ”Kollektiv monolog”, hvor alle sidder og venter på at få taletid – og ingen lytter til den, der rent faktisk har taletiden nu.

”Det kommer vi væk fra ved at have en mødeleder, som har fokus på, hvordan vi taler med hinanden, og om kommunikationen rent faktisk bliver en dialog, der skaber nye indsigter for alle,” fortæller Thomas Boas Olsen.

For at involvere mødedeltagerne mere, kan du på mødet arbejde med at stille spørgsmål i stedet for at bruge svar.

Diamantbesat værktøj

Et af grebene, du kan bruge, er ifølge Thomas Boas Olsen at gå fra at informere til at involvere deltagerne til et møde. For at involvere deltagerne mere, kan du på mødet arbejde med at stille spørgsmål i stedet for at bruge svar, så mødet bliver til en dialog i stedet for en envejskommunikation.

For eksempel kan du arbejde med ”Diamantmodellen”, hvor du som mødeleder inddeler mødet i tre faser – åbnefasen, dialogfasen og lukkefasen. I åbnefasen kommer mødedeltagernes forskellige perspektiver på banen, mens man i dialogfasen kobler perspektiverne sammen ved at spørge uddybende ind og bede mødedeltagerne forholde sig til hinandens udsagn og eventuelt bygge videre på dem, inden man i lukkefasen lader mødedeltagerne tage beslutninger i fællesskab.

”Hvis man ikke har en mødeleder, der styrer det, kan der være nogen, der begynder lukkefasen midt i de andres åbne fase, og det skaber en uheldig dynamik i mødet,” advarer proceskonsulenten.

Et andet greb er at anvende det, der hedder ”Brobygning”, der sikrer, at alle bliver del af samtalen. Det skaber stærke forbindelser mellem deltagerne i teamet og forbindelser mellem de ideer, der bliver skabt i teamet.

”Når Ulla siger, hun synes, vi skal tale med salgsteamet om vores afdelings produkter, kan man spørge Niels direkte, hvordan han knytter an til Ullas idé, eller hvordan han kan bygge videre på det. På den måde kommer man væk fra den kollektive monolog og hen i det samskabende,” forklarer Thomas Boas Olsen, der også nævner ”Visuelle stilladser” som en måde at vække deltagerne på et møde.

“Hvis du skriver de ting, I taler om, op på en tavle i stedet for ned i et referat, giver det deltagerne en mulighed for at følge og fastholde ideer samt beslutninger undervejs, og de bliver lettere at huske efterfølgende.

I takt med at kompleksiteten i opgaveløsningen vokser, så vokser der en ny type møder frem, hvor flere fagligheder mødes og skal arbejde sammen hen over ”siloer”.

Det flerfaglige møde

I det systemiske perspektiv går relationen forud for informationen. I mødesammenhænge betyder det, at den villighed til at dele og være engageret, man lægger for dagen, afhænger af den relation, man har til de andre på mødet.

”Rent menneskeligt hjælper det mødet på vej, hvis du kan skabe et rum, hvor deltagerne føler sig trygge og kan dele deres bekymringer og spekulationer,” siger Thomas Boas Olsen.

Det kan godt være en udfordring på møder med forskellige faggrupper. Men i takt med at kompleksiteten i opgaveløsningen stiger, så vokser der en ny type møder frem, hvor flere fagligheder mødes og skal arbejde sammen hen over ”siloer”. Og her bliver det endnu vigtigere at etablere den gode mødeledelse og skabe trygge rammer for relationerne. Her foreslår proceskonsulenten det systemiske værktøj ”Tale- og lyttepositioner”, som styrer, at alle får taletid og bliver lyttet til uden afbrydelser.

”De forskellige fagmedarbejdere træder ind i rummet med deres faglige dybde, og det, du så skal arbejde på som mødeleder, er at få fagligheden bredt ud horisontalt, fordi der kan nemt opstå debatter frem for dialoger, så organisationen ikke får det, den gerne vil have, ud af mødet,” siger han.

Hvis møderne i jeres organisation skal være andet end noget, der bare skal overstås, er det med andre ord vigtigt at kultivere dialogen og det samskabende, så der er mindre afrapportering – og mere The Beatles.

5 gode råd til samskabende og engagerende møder
1. Skab engagement
Gå fra at invitere folk til møde til at engagere folk til møde. Stil spørgsmål og sørg for at få alle på banen.
2. Skriv op - ikke ned
I stedet for at gå fra 0 til 100 på den ledelsesstil, du foretrækker, så gå fra 0 til 20, hvis du har et team på 7-8 personer med vidt forskellige præferencer. Du behøver ikke at være en Obama fra dag ét – ledelse er en livslang læring.
3. Hav et klart mål
I stedet for at tænke på, hvad I skal i gang med, så tænk på, hvor I skal hen. Og vælg så mødeform ud fra dette. Der findes ikke én model til det hele. For eksempel kan et møde sagtens indrettes, så nogle i gruppen er med i begyndelsen af mødet, mens andre er med under hele mødet eller sidste halvdel. Det er heller ikke sikkert, at alt kan klares på et stående 15 minutters møde. Og lad være med at bruge den kostbare mødetid på afrapportering og enkeltsager.
4. Vælg mødeleder
Mødelederen skal have legitimitet til at være det, så afklar fra begyndelsen, hvem der leder mødet. At være mødeleder behøver ikke at være et stort arbejde. Det handler om at have et blik på processen og sproget.
5. Skab åbne rammer
Pas på med at lave for detaljerede instruktioner til ”jamsessionen”. Grunden til, at vi laver rammer, er for at kunne frisætte deltagerne. Der opstår ikke ny kreativ musik ved, at én bestemmer, hvordan alle skal spille.

 

 

  • Ledelse

    Proceskonsulentuddannelsen (PKU 1)

    Kom på Danmarks mest eftertragtede uddannelse som proceskonsulent. Du får viden og indsigt, der er skræddersyet til arbejdet med processer i organisationer af enhver art.

    14 dage 56900 kr
    Læs mere
  • Ledelse

    Procesledelse i kompleksitet (PKU 2)

    Tag en overbygning på Proceskonsulentuddannelsen (PKU 1), og byg videre på dine evner som procesfacilitator med afsæt i de nyeste teorier inden for kompleksitetsteori, transformativ læring, dialogisk organisationsudvikling og innovativt procesdesign.

    10 dage 55500 kr
    Læs mere
  • Kommunikation

    Grafisk facilitering

    Få redskaber til at koble ord med billeder og illustrationer, som styrker den fælles forståelse, læring og hukommelse i forhold til beslutninger, ideer, referater m.m. Selvom du ikke tror, du kan tegne, så kan du lære det her.

    2 dage 8500 kr
    Læs mere
  • Ledelse

    Lederen som facilitator af innovation og forandring

    Bliv bedre til at facilitere ideer og forandringer i din virksomhed. Få indsigt og træning i forskellige faciliteringsteknikker og -værktøjer, så du opnår øget engagement.

    3 dage 17500 kr
    Læs mere

Om Thomas Boas Olsen

Thomas Boas Olsen er cand.pæd., chefkonsulent og underviser hos Mannaz. Thomas´ kernefærdigheder er udvikling og sparring med mellemledere. Det kan være via individuelle samtaler såsom ledelsesevalueringer eller udfordringer med ledelsesopgaverne. Derudover bistår han ledergrupper i deres arbejde med at skabe et ledelsesrum, der agerer reelt strategisk. Han trækker på sin erfaring med mellemledere i det offentlige samt sin faglighed inden for procesrådgivning. Ofte faciliterer han også processer med medarbejdere. Thomas underviser bl.a. på ”Proceskonsulentuddannelsen”.