Innovativ og regelbrydende projektledelse har skabt markante resultater hos møbelgiganten Tvilum på kort tid. ”Vi slap en lille guerilla-hær af projektledere løs i virksomheden for at bryde med mange års vanetænkning”, udtaler administrerende direktør Peter Arndrup Poulsen.
Måske var det ikke ligefrem et billede af en guerilla-kriger, du havde i baghovedet, da du besluttede dig for at blive projektleder. Men hos møbelproducenten Tvilum bruger administrerende direktør, Peter Arndrup Poulsen, helt bevidst udtryk som guerilla og terminator om nogle af sine projektledere. I hans optik har det nemlig været nødvendigt at gå i krig mod vanetænkning for at opnå resultater. ”Vores opgave hos Tvilum har været at lave en turn around på kort tid. Vi var nemlig blevet overhalet inden om af konkurrenterne under krisen, uden vi havde reageret. For at sætte et billede på situationen var Tvilum en tilskadekommen patient, der havde potentielt dødbringende ydre blødninger, og som såmænd også havde alvorlige indre blødninger for at komplicere situationen yderligere. Tvilum havde således gennem en årrække opkøbt syv forskellige konkurrerende virksomheder, og da der aldrig var skabt en ny, fælles kultur, herskede der seriøse kultursammenstød og silotænkning. Til sådan en massiv turn around-opgave var det nødvendigt med dygtige projektledere for at lykkes”.
Under en turn around ville det være optimalt, hvis man kunne sætte verden på pause, mens man opererede patienten, men som Peter Arndrup Poulsen udtrykker det, så er virkeligheden i stedet en vild galop over stepperne. Med andre ord ville det blive nødvendigt at handle uden det fulde overblik for at redde virksomheden. ”En af vores aller vigtigste opgaver var at uddelegere, men vi havde brug for den perfekte projektleder at uddelegere til. Vi havde et klart billede af denne perfekte projektleder, som først og fremmest skulle have stor social empati og forståelse. Det er svært at flytte sig i siloerne, og vi havde brug for en projektleder, som kunne bevæge sig på tværs. En projektleder, som ikke selv spillede med bolden hele tiden for at vise, hvor dygtig han var, men som spillede bolden videre, så alle bevægede sig hele tiden”. Peter Arndrup Poulsen og resten af ledelsen ønskede også, at denne perfekte projektleder var ambitiøs, energisk og fandenivoldsk. Desuden en god kommunikator og ikke mindst stædig og vedholdende. ”Vejen mod målet er fyldt med miner, snubletråde og bagholdsangreb, så derfor søgte vi en person, som kunne rejse sig og gå videre lige meget hvad. En person, som var selvkørende, men ikke fejlfri, for i en turn around vil der blive lavet fejl, og man vil vade ind på andres områder og dumme sig. Det vigtige var dog, at personen kunne ryste det af sig og komme videre. Endelig skulle personen naturligvis være fagligt dygtig”. Læs mere om vores projektlederuddannelse her.
“Når du slipper en guerilla-hær løs i organisationen på jagt efter resultater, så er et af de første ofre strukturerede processer”
Den perfekte projektleder skulle muligvis opfylde mange krav, men hos Tvilum var udfordringen også til at tage og føle på. Der manglede 300 millioner på toplinjen . Peter Arndrup Poulsen: ”Den omsætning skulle skaffes, men de eksisterende processer tillod ikke genveje. Det var nærmest en grundlov i virksomheden, at ingenting kunne ske hurtigt, men den tankegang måtte vi ofre. Vi måtte kigge på salg og nye kunder men også på nye produkter, som skulle produceres og markedsføres. Ikke et eneste hoved i Tvilum ville gå fri i processen med at skaffe de 300 millioner”. Til at styre projektet fandt Peter Arndrup Poulsen en mand hos Tvilum, som tidligere havde brudt reglerne. ”Denne leder var gang på gang kommet hjem med ordrer, som var uden for de gængse spilleregler og var som følge blevet sat i skammekrogen. Vi tog spændetrøjen af ham og lod ham håndplukke sin egen lille guerilla-hær af projektledere og specialister, og så slap vi ham fri. Han var nærmest en Terminator . De andre chefer var rasende! Men vi havde brug for en projektleder, som kunne bryde alting ned og tænke anderledes for at nå vores mål. Han havde mange støtter i virksomheden men også meget modstand. Den mest larmende kritik var apatien. Måske kom hans team hjem med en ordre, der kun havde en dækningsgrad på 18 %, og det kunne alle jo læse i salgsmanualen ikke var godt nok, men det var stadig meget bedre end 0 %. Vi blev nødt til at tænke anderledes”.
Peter Arndrup Poulsens Terminator brød reglerne i Tvilum. Projektlederen fik lov til at gøre det, som kunden efterspurgte, og derfor udeblev resultaterne ikke. ”Seks måneder senere havde han skaffet 180 millioner på toplinjen. Det var ikke 300 – men det var meget bedre end udgangspunktet. Vi var i en tilstand af totalt anarki og total begejstring. Det gav virksomheden en tiltrængt blodtilførsel, at der kom nye kunder, og gamle kunder begyndte også at komme tilbage, fordi de hørte, at bjørnen var vågnet igen og nu gjorde tingene på kundens præmisser”. Succesen havde omkostninger. Der blev begået fejl. Peter Arndrup Poulsen. ”Folk er kommet ind på mit kontor og har følt sig uretfærdigt behandlet. Hvorfor må han, når jeg ikke måtte? Til det har jeg svaret, at ingen har sagt, at du ikke måtte. De medarbejdere har været frosset ned, selvom de har passet deres arbejde. I jagten på de 300 millioner er de blevet rusket vågne, og vi har sagt til dem, at vi leger en anden leg nu. Du må meget gerne være med, for grunden til, at du stadig har et job, er, at du er dygtig”. Peter Arndrup Poulsens guerilla-hær mødte en masse forhindringer i organisationen, men fordi Terminatoren var en meget dygtig projektleder, en fantastisk problemknuser og en god kommunikator, så lykkes de alligevel. Ifølge Peter Arndrup Poulsen er det ham, som er helten i den turn around, som Tvilum er i færd med.
Når du slipper en guerilla-hær løs i organisationen på jagt efter resultater, så er et af de første ofre strukturerede processer. ”Vi har måttet krybe til korset for at nå resultater, og der er mange processer, som ikke hænger sammen. Realismen har taget over. Vi har erkendt, at det største spild ikke er ude på fabriksgulvet men på det administrative niveau. Derfor er vi nu i gang med en form for administrativ LEAN, som hedder Transactional LEAN Management. I bund og grund handler det om at holde næsen i plovfuren og ikke rapportere for at rapportere”. Under Tvilums turn around har det været nødvendigt at slagte et par hellige køer. Eksempelvis havde møbelproducenten i over 20 år arbejdet på at få etableret et komponentkatalog, så man ud fra nogle standardkomponenter kan skabe et hvilket slags møbel. ”Vi er stadig overbeviste om, at det er smart, men vi gør det bare ikke. Fejlen var, at vi ikke stillede os kritiske til processen. Eksempelvis sad direktionen i styregruppen for standardkomponenter. Tanken var, at hvis bare det er chefen, som har taget beslutningen, så er det lige meget, at det er en katastrofe. Jeg valgte at fyre mig selv og de andre chefer fra styregrupperne. Man skal have modet som projektleder til selv at tage beslutningerne, ellers kommer man ingen vegne”. I Tvilum har deres Terminator skabt resultater ved at bryde reglerne og puste energi ind i virksomheden, men Peter Arndrup Poulsen understreger, at man ikke alle steder kan bruge samme metode. ”One size does not fit all. Generelt vil jeg dog sige, at konkurrencen er for hård til ikke at have dygtige projektledere. En god projektleder vil være i stand til at gå på tværs i organisationen uden om høvdingerne i siloerne og skabe nye resultater, men det er ikke en nem opgave. Derfor skal man bakke projektlederne op. Der skal være en kultur i virksomheden, som lover, at de dygtige projektledere har gode karrieremuligheder – også selvom de i forbindelse med et projekt har trådt nogle over tæerne eller har begået fejl. De skal ikke frygte at blive sat på gaden efterfølgende. Det er sammen med de dygtige projektledere, at man vinder kampen om resultaterne”. 
Projektledelse er et håndværk.
Bliv god til det – få værktøjerne her.
Tilmeld dig Mannaz Projektlederuddannelse
