Da Lene Henriette Poulsen sagde ja til at stå i spidsen for en ny HR-plan i Valdal Advokatfirma, blev det samtidig begyndelsen på bedre fastholdelse af medarbejdere og færre sygedage i firmaet. Få indblik i hendes spændende historie nedenfor.
Det var en overvældende opgave, Lene Henriette Poulsen stod overfor, da hun i april sidste år gik fra at være sagsbehandler og sekretær til også at være HR-ansvarlig i Valdal Advokatfirma. Først og fremmest fordi hun var usikker på, hvad opgaven egentlig bestod i. Der var ”noget med rekruttering”, men hvilken palet skulle hun anvende, og hvilke andre opgaver hørte under HR?
Forud for oprettelsen af HR-funktionen lå et par års modning, for det familieejede advokatfirma nærmede sig sit 80-års jubilæum, og der begyndte at opstå et behov for at se lidt på, hvad virksomhedens DNA egentlig er, hvem kunderne er, og hvordan virksomheden henvender sig til dem. Så et konsulentfirma blev hyret ind, og Lene Henriette Poulsen blev tovholder for arbejdet med at definere Valdal Advokatfirmas vision, mission og kerneværdier.
I løbet af den proces blev det også klart, at virksomheden havde behov for en HR-funktion, og efter moden overvejelse om, hvorvidt hun havde de kvalifikationer, der skulle til, sagde Lene Henriette Poulsen ja til jobbet, der i dag tager cirka en tredjedel af hendes arbejdstid – alt afhængig af arbejdsopgaverne.
Vi håndterer nok medarbejdere på en mere professionel måde nu.
Efter den første overvældende tid, hvor det hurtigt stod klart, at HR-opgaven ville fylde mere end de antagne fem timer om ugen, tilmeldte Lene Henriette Poulsen og hendes chef sig til Mannaz HR-uddannelse, hvor man kommer tæt på alle aspekter af HR-funktionens ansvar.
”Uddannelsen gav mig det forkromede overblik, jeg havde brug for. Da vi havde fået defineret arbejdsopgaverne, kunne vi begynde at tage stilling til, hvordan vi ville gribe dem an,” fortæller den HR-ansvarlige, der understreger, at det har været en stor fordel, at hendes chef også deltog på uddannelsen og har fået samme indføring i, hvad HR indebærer.
På uddannelsen sugede de to til sig af input fra de andre deltagere, som var gode til at dele åbent ud af deres erfaringer.
”Der blev bragt mange forhold op, som du skal være opmærksom på i HR-arbejdet, og det er interessant i sig selv. Så der er blevet sået en masse frø, jeg kan bruge.”
Nogle af de konkrete ting, som Lene Henriette Poulsen har taget med sig fra HR-uddannelsen, er værktøjer til rekruttering, fastholdelse og exit.
”Vi har fået godt fat om rekrutteringsdelen og tænkt nogle andre tanker i forhold til at fastholde medarbejdere, hvor vi for eksempel er begyndt at tage de vanskelige samtaler, så vi kan gøre noget ved tingene og bevæge os videre i stedet for bare at lytte uden at ændre noget. Vi håndterer nok medarbejdere på en mere professionel måde nu,” siger hun.
Virksomheden er blevet meget bevidst om at fastholde de rigtige medarbejdere.
Generelt er Valdal Advokatfirma som virksomhed blevet bedre til at registrere og følge op. Der er blevet lavet et introduktionsprogram, hvor nye ansatte efter prøveperioden skal svare på, hvordan de er landet i jobbet, hvilke forventninger de har osv. Der bliver også arbejdet på en ny medarbejderhåndbog, ligesom virksomheden har skrottet sit gamle MUS-skema og lavet et helt nyt.
Et større tiltag har været at begynde at registrere sygefravær.
”Vi har defineret en norm, så vi tager en sygefraværssamtale med folk for at finde ud af, om der er noget, vi som virksomhed kan gøre, hvis de har særligt mange sygedage. Det har betydet, at vores sygefravær er faldet,” fortæller Lene Henriette Poulsen.
Det største udbytte, Valdal Advokatfirma har fået af den ny HR-funktion, er ifølge den HR-ansvarlige, at virksomheden er blevet meget bevidst om at fastholde de rigtige medarbejdere.
”Det betyder både noget på det økonomiske og det sociale plan, at der ikke er så meget udskiftning, fordi det er stressende at forholde sig til nye kollegaer hele tiden.”
På et mere personligt plan er hun glad for, at der er etableret et sted, hvor medarbejderne kan adressere deres problemer eller bekymringer, fordi virksomheden fra begyndelsen har besluttet, at HR ikke skulle være ledelsens forlængede arm, men medarbejdernes talerør.
”Så jeg er rigtig glad for, at medarbejderne bruger mig som ventil,” afslutter hun.
