Del siden

Det virtuelle møde kræver mikroinvolvering

17. oktober 2018 - Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist

Med et stigende antal virtuelle møder på arbejdspladsen, skal du som procesleder eller mødeleder forberede dig på en helt ny rolle, hvor du mere aktivt skal sikre konstante mikroinvolveringer for at få skabt et godt og konstruktivt møde. Få indsigt i rollen nedenfor.

Synes du, det lyder mærkeligt at skulle holde møde med kolleger, der står og laver mad, eller bare generelt sidder og arbejder med noget andet under mødet? Så må du hellere forberede dig, for det er det, dine kolleger laver i det nye virtuelle rum, hvor vi mødes uden at være fysisk til stede.

Antallet af konferencemøder, som vi tager på mobiltelefonen eller en tablet, er støt stigende, og en undersøgelse fra den amerikanske udbyder af kommunikationsudstyr West Unified Communications Services i 2014 omfattede besvarelser fra 500 amerikanere, der svarede på, hvad de egentligt lavede, når de tog telefonen til et konferencemøde. Over 60 procent lavede andet arbejde eller sendte e-mails, mens hele 47 procent var på toilettet og 55 procent spiste eller lavede mad. Og siden 2014, hvor undersøgelsen blev lavet, er antallet af virtuelle møder kun steget.

Mange medarbejdere er med andre ord ikke til stede i møderne til trods for, at de er koblet på mødet. Det skyldes ifølge konsulent i Mannaz Morten Flørness Kerrn-Jespersen blandt andet, at teknologien er så nem at bruge, at man kan få alle med på denne typer møder, og det gør, at man inviterer alt for bredt ud.

”Der er blevet opbygget en uhensigtsmæssig mødekultur på de virtuelle møder, hvor man ender med at spilde en masse menneskers tid. Man ville aldrig invitere 30 mennesker til et fysisk møde, men det er nemt i et virtuelt møde. Så mange oplever, at de ikke ved, hvorfor de er med til mødet og derfor bare ’er der’ for så at sidde og lave noget andet undervejs,” siger han.

Ligesom i fysiske møder skal det kun være de rigtige, der deltager i mødet, og man skal tænke over, hvad der er et godt antal mødedeltagere i forhold til at lykkes godt med mødet. Hvis du eksempelvis vil have kvalificerende dialoger, der kommer i dybden, skal du hellere holde to møder med 5 deltagere i hver, end et møde med 10 deltagere.

”Problemet er, at folk har en tendens til at gøre det modsatte og invitere bredt på virtuelle møder,” siger Morten Flørnæss Kerrn-Jespersen.

Din opgave som proces-/mødeleder er at forberede møderne helt anderledes minutiøst end ved et almindeligt fysisk møde.

Som en buschauffør

Når medarbejdere er ukoncentrerede, og man ikke har samme fornemmelse for hinanden, som hvis man sidder i samme lokale, vil der være noget, der går tabt, siger Morten Flørness Kerrn-Jespersen.

”Det kan give nogle oplevede problemer i forhold til at træffe beslutninger, fordi vi måske tror, vi træffer beslutningerne inde på det fysiske møde. Men i virkeligheden træffer vi lige så meget beslutningerne i de efterfølgende dialoger hen over skrivebordene eller ude ved kaffeautomaten,” forklarer han og fortsætter:

”Når man mødes virtuelt, har man kun det møde, og bagefter er man væk fra hinanden og mødes ikke lige i de uformelle rum.”

Derfor er din opgave som proces-/mødeleder at forberede møderne helt anderledes minutiøst, i forhold til hvordan du vil facilitere det, end ved et almindeligt fysisk møde. Ved et almindeligt møde går snakken hen over bordet, og så laver man nogle stop undervejs. Med de virtuelle møder skal man hele tiden sikre involvering af deltagerne på mødet, så deltagerne ikke kun lytter eller stempler mentalt ud af mødet og begynder at lave noget andet.

”Det er meget svært at få folk til at tale til et konferencemøde, fordi man er med ’på distance’, så det kan være svært at gå i dybe dialoger. Derfor kan man se det lidt som at være en buschauffør, der hele tiden skal trække ind til siden for at se, om alle er med, før han kører videre,” siger Morten Flørness Kerrn-Jespersen om at sikre de løbende responser fra mødedeltagerne.

Du skal hjælpe deltagere på et virtuelt møde med at holde fokus, så de ikke begynder at købe ind over nettet eller begynder at spille computerspil.

Hold fokus

Den metode kan virke lidt staccato i et fysisk møde, hvor snakken går mere flydende, men det er også gaven ved det virtuelle møde, mener konsulenten og uddyber:

”De mange stop, de mange opsummeringer og den meget stramme styring virker mere naturligt i et virtuelt møde, fordi der ikke er nogle normer for det sociale aspekt som på det fysiske møde, der også er en socialiseringsøvelse, hvor vi skal tale os frem til ting.”

Til gengæld skal du hjælpe deltagere på et virtuelt møde med at holde fokus, så de ikke begynder at købe ind over nettet eller begynder at spille computerspil.

Det er også vigtigt at sætte mødet ordentligt i gang og lave kontrakter med deltagerne om dos and don’ts under mødet som for eksempel om det er ok at tjekke e-mails. Ellers kan det være svært overhovedet at få noget ud af de virtuelle møder, som der bliver flere og flere af. Men det er ikke umuligt, så nedenfor får du konsulent Morten Flørness Kerrn-Jespersen råd til, hvordan du som proces-/mødeleder håndterer de virtuelle møder.

 

5 råd til dit virtuelle møde
1. Lav mange involveringer med bundne procesopgaver, hvor deltagerne formulerer deres tanker. Bed dem derefter om at dele disse tanker.
2. Faseinddel mødets processer. Eksempelvis ved at opdele en drøftelse af en beslutning ud fra, at man først taler om ”hvad går godt?”, ”hvad er der af problemer?”, ”hvad ser vi af muligheder?” og ”hvad aftaler vi?”
3. Lav flere opsummeringer end normalt af de løbende pointer fra dig selv og fra deltagerne, og invitér deltagerne ind til også selv at opsummere.
4. Brug det virtuelle til din fordel – i alle tænkelige udgaver. Du kan eksempelvis som opsummering få alle til at skrive i chatfunktionen, hvad beslutningen blev. På den måde får du feedback på, om alle har forstået det samme.
5. Lav en drejebog for mødets proces helt ned på minutopdeling.


 

 

 

  • Ledelse

    Proceskonsulentuddannelsen (PKU 1)

    Kom på Danmarks mest eftertragtede uddannelse som proceskonsulent. Du får viden og indsigt, der er skræddersyet til arbejdet med processer i organisationer af enhver art.

    14 dage 56900 kr
    Læs mere
  • Ledelse

    Procesledelse i kompleksitet (PKU 2)

    Tag en overbygning på Proceskonsulentuddannelsen (PKU 1), og byg videre på dine evner som procesfacilitator med afsæt i de nyeste teorier inden for kompleksitetsteori, transformativ læring, dialogisk organisationsudvikling og innovativt procesdesign.

    10 dage 55500 kr
    Læs mere
  • Værdiskabende evaluering i praksis

    Evaluering skal forbedre resultaterne markant i de udviklingstiltag, du evaluerer. Hvordan du når dertil, lærer du mere om på dette todages kursus.

    2 dage 11500 kr
    Læs mere

Om Morten Flørnæss Kerrn-Jespersen

Morten Flørnæss Kerrn-Jespersen er chefkonsulent, proceskonsulent og underviser hos Mannaz. Morten arbejder indgående med proces- og forandringsledelse i danske organisationer, hvor han hjælper ledelser med at eksekvere på strategiske indsatser, så der bliver skabt klarhed, resultater og udvikling. Morten er fast underviser på Proceskonsulentuddannelsen, hvor han klæder ledere og nøglemedarbejdere på til at kunne lede, involvere og realisere gevinsterne af organisationens mange indsatser.