Er dine møder altid tiden værd? Hvis nej, så læs med, og bliv inspireret til at skabe værdifulde afdelings- og projektmøder. Projektledelseskonsulent René Figgé, som tidligere har været afdelingsleder, satte sig for at gøre noget ved møderne i sin tidligere afdeling. Resultaterne var bedre, end han turde drømme om.
Vi holder alle sammen møder. Og hvis vi skal være helt ærlige, er de ofte ikke tiden værd. Faktisk bliver der holdt så mange nytteløse møder, at jeg tror, der er mange, som er enige med mig, når jeg siger: Vi har en elendig mødekultur. Hvorfor gør vi ikke noget ved det? Det undrer mig, for vi bruger meget tid på møder, men får for lidt ud af dem. Hvorfor holder vi eksempelvis møder uden et klart mål? Jeg håber, at mine erfaringer med at forbedre mødekulturen kan fungere som inspiration til dine møder. Når det er sagt, så er en bedre mødekultur ikke noget, man skaber, fordi man har en hensigtserklæring om det. Det er hårdt arbejde og kræver en vedholdende indsats over længere tid. Det er nemlig en ændring af adfærd.
I en større dansk virksomhed var jeg afdelingsleder for omkring 20 projektledere. Jeg satte mig for, at vi sammen skulle skabe en bedre mødekultur med fokus på resultater, engagement og kompetenceudvikling. Jeg ønskede, at vi brugte hinanden aktivt som sparringspartnere og desuden brugte den viden, vi allerede havde, og sammen tilegnede os nye kompetencer. Møderne skulle endvidere være et eksempel for projektlederne på, hvad de selv kunne gøre i deres egne projektmøder. Vi skulle ikke passivt og med monologform informere hinanden om ting, vi nemt selv kunne sætte os ind i på et bedre tidspunkt. Så langt så godt. Sagen er bare, at når du introducerer en ny mødeform i en organisation, så har du startet en forandringsproces. Du har erklæret åben krig mod den formidable modstander: VANEN! Ingen forklarer vores forhold til vanen bedre end Søren Kierkegaard:
”Ak, af alle Fjender er maaske Vanen den lumskeste, og fremfor alt er den lumsk nok til aldrig at lade sig blive set, thi Den, der ser Vanen, han er frelst fra Vanen.” Søren Kierkegaard
Det første, jeg gik i gang med, var at skabe en ny forståelse og enighed hos projektlederne for, hvad formålet og nytteværdien var med vores nye mødestruktur. Det var et opgør med ”bordet rundt” og afrapportering. For mig handlede det meget mere om at skabe nogle møder, hvor der var fokus på mennesker og udvikling. Det er måske en kliché, men det er stadig rigtigt. Når alt kommer til alt, så er det ”all about people”. For at ændre mødekulturen og involvere mødedeltagerne og dermed få dem til at tage medansvar, brugte jeg i starten forskellige virkemidler fra min faciliteringsværktøjskasse. Jeg arbejdede med visioner, resultatmål, mennesker, metoder og miljø. Vi brugte f.eks. brainwrite, brainstorms, åbne debatter, gruppeprocesser og lærepunkter. Alt sammen med involverende processer. Det investerede vi noget tid i, for vi blev nødt til at have en accepteret plan for at bryde vanerne og samtidig nå vores resultatmål og nytteværdier.
Se også: Alle vores kurser i projektledelse eller vores anerkendte projektlederuddannelse.
Min plan var først at ændre nogle få elementer i møderne og så langsomt lægge på. Hvad betød det eksempelvis at være engageret på et møde? Og hvordan bliver man det? Sådan arbejdede vi os fremad og definerede rammerne samt faciliteringen. Herefter fik vi langsomt ændret adfærd. Vi aftalte nogle nytteværdier for vores møder og en række processer, som vi var enige om understøttede disse værdier.
Der var desuden enighed om at styrke præsentationsteknikken. Vi deltog derfor alle i et kursus om præsentationsteknik, som omhandlede både det visuelle og det psykologiske. Det blev samtidig en formidabel teambuilding. Herefter gav jeg stafetten videre. Nu blev det projektlederne, som på skift skulle facilitere møderne. Det var lidt af en overraskelse for dem: ”Jamen, det er jo dig, som er chefen?”, sagde de. Jeg holdt fast, for det var nødvendigt at gøre det sådan. Hvis deltagerne ville have nogle bedre møder, måtte de også selv byde ind.
Se også: Vores kurser i PRINCE2, SAFe og Scrum.
Forberedelsen til møderne ændrede sig. De ting, som det var nødvendigt at sætte sig ind i, blev tilsendt på forhånd, så man kunne forberede sig og havde den nødvendige viden, før selve mødet startede. På den måde fastholdt vi målet om, at mødernes fokus var at hjælpe hinanden med aktuelle udfordringer, og hvad vi fremadrettet skulle gøre for at blive bedre. Da først den nye mødekultur begyndte at rodfæste sig, udviklede det en kreativitet, et engagement, en energi og et sammenhold, som var helt utrolig. Jeg har brugt samme koncept i flere af mine tidligere projekter, men dette overgik alle tidligere resultater og oplevelser. Nogle af de bedste virkemidler vedrørende mødeledelse var anvendelse af visuelle faciliteringer med undrelister, nyheder, gode historier og sparring. Som en styrkelse af den visuelle tilgang og for at synliggøre processerne både på afdelingsmøderne og i egne projektmøder, fik alle projektlederne en værktøjskasse, så faciliteringsredskaberne var klar. I værktøjskassen, som du kan se nedenfor, var der papkort i forskellige farver, klistermasse/elefantsnot, malertape og tuscher. Værktøjskassen var rød som et symbol på ledelse: visioner, drømme, mennesker, samarbejde og støtte.
Se også: Vores kurser i agil projektledelse og IT projektledelse.
Energien på møderne blev fantastisk. Vi holdt nogle super gode involverende møder med skiftende mødeledere, hvor der blev faciliteret primært med visuelle indlæg med papkort, flipovers og quizzer. Alle møder blev skriftligt evalueret med et ”ja eller nej” til opnåelse af den enkelte nytteværdi – ligesom i projekter. Jeg stod ikke selv for evalueringen, da jeg ikke ønskede at påvirke de enkelte projektledere med en såkaldt ”chef effekt”. Vi fik udarbejdet KPI på de enkelte nytteværdier og målte hvert halve år det opsummerede gennemsnit fra alle møderne i forhold til KPI’erne. Den sidste evaluering er illustreret nedenfor. Den taler for sig selv.
Under forløbet voksede projektlederne både som projektledere og som personer. På vores møder arbejdede vi jo med at løse problemer og styrke kompetencer. Det havde den ønskede afledte effekt, at de møder, som projektlederne selv afholdt, også blev bedre. Deres kompetence, energi og kreativitet sivede dermed videre ud i projekterne og til kunderne. Jeg håber, at mine erfaringer kan hjælpe dig på dine projekt- og/eller afdelingsmøder.
