Hvordan går det, ProjektDanmark?

Alle steder bruges projekter som en arbejdsform til at løse unikke opgaver og holde allerede vedtagne projekter på rette kurs. Det leder til spørgsmålene: Hvordan går det for projektlederen anno 2014? Hvad går godt, og hvor er der udfordringer? Og hvordan bliver vi et styrket ProjektDanmark? For at svare på det har Mannaz i samarbejde med Roskilde Universitet gennemført en omfattende projektlederundersøgelse.

I Projektlederundersøgelsen 2014 tager vi temperaturen på ProjektDanmark, hvor i alt 513 respondenter inden for projektledelse har bidraget med deres input. Af dem har 52% en lang, videregående uddannelse, og 45% er meget erfarne projektledere med mere end 10 års erfaring inden for feltet. Størstedelen af respondenterne har ansvaret for projekter til over 5 millioner kroner. Med andre ord har vi fat i kompetente mennesker, der om nogen kan give svar på, hvordan det går i ProjektDanmark.

De største udfordringer

I Projektlederundersøgelsen 2014 kan vi konkludere, at den største udfordring for projektlederen ligger i at få tilstrækkeligt med ressourcer til projektet. Dilemmaet om hvorvidt det er driften eller projekterne, der vinder ressourcerne i dagligdagen, har været en tendens de seneste mange år og opstår således fortsat for projektlederen anno 2014. Blandt Top 5 optræder desuden udfordringer relateret til at lede mennesker gennem forandring og sikre motivation blandt projektdeltagerne. Undersøgelsen viser generelt, at den menneskelige side af projektledelse er en underkendt dimension af projektledelsesdisciplinen. Selvom næsten 70% svarer, at projektledelse dyrkes som faglig disciplin i deres organisation, og at projektledere uddannes i projektledelse, så er opfattelsen stadig, at projektledelse handler mest om styring. Kun 37% svarer, at ledelse af mennesker anses ”som en vigtig projektledelsesdisciplin”. Men når to af de fem største udfordringer netop handler om dette, kan det tyde på, at det er vores opfattelse af, hvad projektledelse i virkeligheden handler om, der er med til at skabe udfordringerne.

Se: Mannaz’ projektlederuddannelse.

En anden konklusion er, at de største udfordringer, som projektlederne og projektdeltagerne møder i dagligdagen anno 2014, er de samme som i Projektlederundersøgelsen 2011. Hvordan kan det være? Er det fordi, projektledelse som disciplin og forholdene omkring ikke har rykket sig de sidste år? Dette på trods af, at projektledelse i endnu højere grad er blevet en udbredt arbejds- og organisationsform i danske virksomheder. Måske er vi blevet bedre til at styre vores projekter, men til gengæld er der kommet flere projekter, der er endnu mere komplekse og kræver endnu højere grad af forandringsledelse og styring. Desværre er der hverken kommet flere timer i døgnet – ej heller flere hænder eller hoveder. Derfor oplever vi de samme udfordringer. Jf. projektledernes største udfordring, er der noget, der tyder på, at projekter stadig er et ”add on” i forhold til driften, og det er ikke alle, der har taget skridtet og allokerer ressourcer 100% til projekterne. Samtidig har projektledelse som faglig disciplin endnu ikke opnået samme bevågenhed som andre discipliner – såsom ledelse. Som projektleder skal man dog mestre mange roller – man skal kunne svejse alle ender af projektet sammen i et univers af pludselige kursændringer. De fleste projektledere i dag skal desuden kunne udvikle strategier, videreudvikle processer samt drive store forandringer. Det er måske svaret på, hvorfor projektledelse stadig er så svært, og hvorfor vi fortsat kæmper med de samme udfordringer i ProjektDanmark som i de seneste mange år.

Tag også et kig på: Vores kurser i PRINCE2 Scrum og SAFe.

Hvad er svært ved virtuel projektledelse?

Som et nyt element i projektlederundersøgelsen, har vi undersøgt forholdene omkring virtuelt projektarbejde, da det er en arbejdsform, som er mere og mere udbredt. Af de 513 personer, der deltog i undersøgelsen, arbejder 85 personer i virtuelle projektteams. Vi undersøgte, hvilke udfordringer, set fra en dansk kontekst, der gør sig gældende for projektledere, der arbejder med virtuelle teams. Vi spurgte bl.a. om følgende:

Behov for ansigt-til-ansigt i en virtuel verden

86% af de adspurgte arbejder på tværs af landegrænser og 72% arbejder på tværs af tidszoner. Samarbejdet medieres primært ved daglig brug af e-mail (61%), chat (51%) og ugentlig brug af videokonference (46%). En tredjedel mødes aldrig ansigt-til-ansigt med deres team (34%). Dette på trods af at Projektlederundersøgelsen 2014 viser, at fysiske møder tillægges stor betydning – i særdeleshed ved projektopstart for at lære hinanden at kende og dermed skabe tillid:

”Ansigt-til-ansigt kommer før det virtuelle. Tillid er en nøglefaktor i et projekt, og jeg finder det ekstremt vigtigt, at ansigt-til-ansigt bruges til at skabe relationer, mens det virtuelle bruges til at vedligeholde relationer.”

”Det går væsentlig lettere, når medlemmerne har været samlet/har kendskab til hinanden fra fysisk samvær (…) At man opnår et bedre resultat, hvis man har mødt folk ansigt-til-ansigt først.”

”Jeg oplever, at et virtuelt team skal samles fysisk mindst en gang hver tredje måned for at få en fælles referenceramme/platform, så alle husker ens kolleger, og hvorfor man er sat sammen i netop dette team.”

Projektlederundersøgelsen 2014 viser, at virtuelle projekter stadig er en relativ ny samarbejdsform, og at størstedelen af undersøgelsens respondenter kun har få års erfaring hermed. For den virtuelle projektleder er der mange udfordringer ved at lede teamet. Opbygning af relationer tillægges større vigtighed end teknologi, og der udtrykkes et ønske om at mødes mere ansigt-til-ansigt – ikke mindst ved projektopstart. Trods udfordringer og behov for mere viden om og træning i virtuelt projektarbejde, anser projektlederne dog deres team for at være succesfulde og giver udtryk for, at de er komfortable med og kvalificerede til at arbejde i en virtuel kontekst.

Et stærkere ProjektDanmark

På basis af Projektlederundersøgelsen 2014 er det tydeligt, at der er en lang række udfordringer og forhold, som spænder ben for projektlederne og projekterne – uanset hvor kompetente de måtte være. Der har også de senere år været en stor udvikling i antallet af projekter og projektledere. Og projekterne er tilmed endnu mere komplekse i forhold til større krav, forandringsledelse og virtuelle kompetencer – en tendens der kun vil fortsætte i årene fremover. Her må virksomhederne på banen, for der er meget, de kan gøre for at afhjælpe situationen. Hvis projektlederne skal stå styrket, skal der fremadrettet fokus på et projektorienteret helhedssyn på både styring og ledelse af mennesker. Samtidig skal projektledernes faglighed i at lede forandringer, skabe følgeskab og motivation styrkes, hvis der skal opnås bedre resultater i og succes med projekterne. Projektlederundersøgelsen 2014 viser også, at virksomhedernes støtte i form af viden om og træning i virtuelt projektarbejde er begrænset, og der udtrykkes behov for mere viden herom af projektlederne. Hvis virksomhederne skal have førsteklasses projekter og projektledere, kræver det, at de sætter handling og ressourcer bag ordene. Det koster noget at komme til næste skridt, og det kræver en indsats, hvis vi fremover skal stå som et stærkere ProjektDanmark.

Vi har hods Mannaz i løbet af de sidste fire årtier hjulpet mange tusinde med at udvikle deres kompetencer inden for projektledelse på et af vores mange kurser i eksempelvis agil projektledelse og IT projektledelse.