At være projektleder er et spændende job, men det er samtidig krævende og hæsblæsende. Jeg har selv været projektleder i mange år og kender jobbets muligheder og udfordringer på egen krop. Selvom jeg i dag underviser andre i projektledelse, har jeg ikke altid syntes, det var lige nemt.
I starten af min karriere kæmpede jeg også med at få projekterne til at forløbe, som jeg gerne ville have det. Min erfaring inden for projektledelse var dengang relativ lille, og der manglede vigtige kompetencer i min værktøjskasse. Med tiden fik jeg styr på min projektleder værktøjskasse og skabt et stærkere fundament for succesrige projekter.
Vejen til succes inden for projektledelse går nemlig gennem nogle vigtige, grundlæggende elementer og kompetencer. Færdigheder, som du skal have siddende i rygmarven i en sådan grad, at det bliver en naturlig del af din dna som projektleder.
Her er mit bud på, hvad de 8 vigtigste, grundlæggende elementer er:
Det er helt centralt for et projekts succes, at du får lavet en grundig interessentanalyse – helt fra starten. En klassisk vildfarelse ved projektledelse er nemlig at fokusere ensidigt på leverancerne. Men leverancerne er kun vigtige i forhold til den betydning, den har for de interessenter, den påvirker. Hvis man eksempelvis skal udvikle en ny Audi-model, så handler det altså i første omgang om at forstå kundens købsimpuls, behov for selvrealisering og for at vise status, og først i anden omgang handler det om de tekniske specifikationer på motor og lædersæder.
For at få succes med et projekt er det afgørende, at du forstår interessenternes situation. Det er jo dem, vi laver projektet for, og hvis de ikke føler sig forstået og mødt, så kan de kaste grus i maskineriet.
Få derfor styr på, hvad de forskellige typer af interessenter kan gøre for at gavne eller bremse dit projekt. Mød dem i øjenhøjde og indse, at deres interesser kan være modstridende. Når du forstår værdien og påvirkningen af dit projekt for de enkelte interessenter, giver det også motivation, fordi du har fokus på årsagen. En solid interessentanalyse og en god dialog med interessenterne hele vejen rundt gør desuden, at du ikke behøver bruge den samme mængde af energi på planlægning, fordi interessenterne forstår projektet og rent faktisk hjælper dig på vej. Interessentanalysen er med andre ord projektets fundament og den nemmeste genvej til succes.
Når dit projektskib forlader havnen, er det naturligvis også vigtigt, at du prøver at forudse, hvor isbjergene gemmer sig. Hvor og hvad er de oplagte risici, som kan kuldsejle projektet? Hvad kan du håndtere, før det bliver et reelt problem? Udarbejdelsen af risikoanalysen handler om at udvikle en radar, som sporer de potentielle risici. Det kræver en forståelse for, at der er forskellige virkelighedsbilleder, så du skal kunne se projektet både indefra og udefra.
Du er måske begejstret og synes, at projektet er verdens syvende vidunder, men ikke alle ser det samme. Måske mangler de viden? Måske har de ikke forstået årsagen? Måske føler de sig truede? Får du ikke håndteret risici, kan det forhindre, at du får succes, så derfor er risikoanalysen et meget grundlæggende og centralt punkt i projektledelse.
Projektledelse er et job i frontlinjen – på godt og ondt. Der vil være dage, hvor virkeligheden slår hårdt og dage, hvor du er flyvende. En mentor kan være en fantastisk støtte, som sikrer dig, at du fokuserer på det rigtige. Det hjælper næsten altid at diskutere tingene med en rutineret mentor, og hvis flere projektledere havde haft en mentor, tror jeg, at vi havde set færre talenter opgive projektledelse som karrierevej.
Du har måske et projektledernetværk allerede i din organisation – det kan du eventuelt bruge som mentor og sparringspartner.
Jeg ved, det er nemt at sige, men inden for projektledelse er det vigtigt, at du ikke tager tingene for personligt. Det er projektet, der kritiseres og opponeres imod, ikke dig som person, så lær at adskille dig selv fra sagen. Når det er sagt, så føles det jo personligt, fordi det er dig, som står der og tager imod.
Ryst det af dig, og hav fokus på bolden, så projektet ikke tynger dig og dræber din motivation.
Der er to spørgsmål, du altid vil blive stillet – hele tiden. Hvor meget kommer projektet til at koste? Og hvornår er projektet færdigt? Det kan virke helt uoverskueligt at skulle svare præcist på de to store spørgsmål, men det er ganske enkelt rammevilkårene som projektleder.
Det, du kan gøre, er at blive bedre til at estimere og planlægge, så dine svar bliver mere kvalificerede. Det er selvfølgelig noget, du skal øve dig på. Det kræver nemlig værktøjer at kunne udregne den kritiske vej gennem projektet, så du får flyttet ressourcer derhen, hvor det giver mening.
Desuden skal du også øve dig på ikke at lade dig presse til at give et lynhurtigt svar på hvor meget og hvornår, for du kommer til at skulle stå på mål for dine svar. Sig i stedet, at du kan sige noget præcist om en uge, når du kender projektet bedre, og køb dig selv noget tid, hvor du kan sætte dine værktøjer i spil.
Noget af det, som giver ro på bagsmækken i projektet, er, at du har fod på styringsrutinerne. Du skal sikre dig, at kommunikationen i projektledelse flyder, og at alle projektdeltagere er ”på samme side”. Det gør du nemmest, når der er faste rutiner. Eksempelvis kan der rapporteres til styregruppen hver tredje uge, og der kan være planlægningsmøde med projektteamet hver tirsdag.
Når du har styr på rutinerne, signalerer du, at du har styr på projektet, så styringsrutinerne er bestemt et vigtigt element på vej mod succes. Desuden bruger du mindre tid på noget, der bliver rutine – og det frigiver mere tid til fx interessenterne.
Alt, hvad du som projektleder kan gøre for at skabe mere tid til at håndtere det uventede, er guld værd. Du kan nemlig ikke forudse alt. Og der vil komme overraskelser og forandringer. Derfor skal du også uddelegere så mange opgaver som muligt, så du har et råderum til at håndtere det uventede. Når du uddelegerer, hiver du også dig selv ud af maskinrummet og op i helikopteren, så du kan se projektet som helhed, og det sikrer dig, at du er på succeskurs.
En ting, som altid har hjulpet mig som projektleder, er en stærk tro på, at projektet nok skal lykkes. Din tillid til projektet skaber en positiv energi i projektet, som smitter og spreder sig. Du har nemlig lettere ved at motivere andre, når du finder din indre supersælger frem. Så troen på, at projektet nok skal blive en succes, selv på de værste dage, har altid været mit mantra. Jeg ønsker dig held og lykke med dine projekter!
Hos Mannaz kan du tilmelde dig Danmarks førende projektlederuddannelse, som giver dig værktøjer til at planlægge, lede og styrke dine projekter. Vi tilbyder en række kurser og uddannelser i projektledelse. Se f.eks. Mannaz IT projektlederuddannelse, kursus i PRINCE2 eller agil projektledelse.
Få tilsendt de 8 gode råd til succesfuld projektledelse, som e-bog.
