5. juli 2018
Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist
Ved ethvert projekt er formålet, at du og dine projektdeltagere skaber værdi. Men en undersøgelse foretaget af RUC og Mannaz viser, at langt de fleste projekters værdi tabes på gulvet, fordi ingen har ansvaret for at samle den op.
Som projektleder ved du, at et projekt skaber et output i form af et produkt eller en service. Men det er først en succes, hvis outputtet kommer til at indgå i forretningen eller får skabt en værdi. Derfor undrer det associeret konsulent i Mannaz Mogens Mikkelsen, at over halvdelen (knap 56 %) af de adspurgte i Mannaz og RUC´s store projektlederundersøgelse svarer, at projektsucces handler om at få indfriet projekttrekanten – tid, budget og indhold.
”Det giver ingen mening. Det er fint at få leveret det lovede, men succesen ligger i det, man får ud af projektet i sidste ende,” slår han fast.
Hvad man får ud af det – altså gevinstrealiseringen – var et af punkterne i en undersøgelse, der blev foretaget i 2018 blandt udøvende projektledere i Danmark. 1.740 har svaret på undersøgelsens spørgsmål, og langt de fleste respondenter har mere end syv års erfaring med projektledelse. Derfor kan det undre, at netop gevinstrealiseringen ikke er helt på plads i organisationerne. Kun ca. 13 % svarer, at de har styr på ansvaret for gevinstrealisering, og det betyder ifølge konsulenten, at der dels er risiko for, at projektlederen kommer til at skuffe nogle uudtalte forventninger. Og dels kan risikoen i et større perspektiv være, at virksomheden ikke får den værdi ud af projekterne, som de kunne have fået.
”Vi må formode, at der ligger guld på gaden, der ikke bliver samlet op, hvis vi ikke får placeret ansvaret for gevinstrealiseringen,” siger Mogens Mikkelsen.
Et andet overraskende punkt fra undersøgelsen er ifølge Mogens Mikkelsen det store antal (30 %), der har peget på projektlederen som den ansvarlige for gevinstrealiseringen. Her skal man huske, at undersøgelsen ikke kun omfatter projektledere, men også projektejere, projektchefer, koordinatorer og andre interessenter.
”Det går imod teoribøgerne. Normalt er ansvaret placeret hos projektejere, styregruppe eller ude i forretningen. Så det er overraskende, at en tredjedel synes, det er projektlederen, der har ansvaret,” siger han.
”Jeg tror, forklaringen er, at verden er mere mangfoldig og forskelligartet, end man gør den til, hvis man taler om projekter som én ting. Der findes mange forskellige definitioner af projekter,” siger Mogens Mikkelsen og hentyder til, at der nogle steder står, at det handler om at levere et produkt eller en service, punktum, mens der andre steder står, at det handler om at skabe værdi.
”Det viser, at der er meget stor forskel på, hvordan man tænker om et projekt,” siger han.
Som projektleder kan du godt tage initiativ til at få afklaret, hvordan man skal forstå projektet og gevinstrealisering forud for det enkelte projekt fra gang til gang. Bare der er nogen, der sørger for at få det afklaret, for det er et fælles ansvar i organisationen at få værdi ud af et projekt, mener Mogens Mikkelsen.
Når kun 13 % svarer, at de har styr på, hvem der har ansvaret for gevinstrealisering i deres organisation, er det ”ulykkeligt lavt”, mener Mogens Mikkelsen. Derfor er der generelt brug for at få drøftet hos både virksomhederne og i projektlederfaget, hvordan man får sikret gevinsterne.
Gevinstrealiseringen kommer ikke af sig selv, som man måske kunne tro. Nogen skal gøre noget. De ”nogen” kan være projektlederen, projektejeren eller en person i forretningen. Og det, de skal gøre, er at finde ud af, hvem der skal ændre adfærd eller lære noget nyt, eller om der skal sættes nye KPI’er for at promovere den leverance, der er kommet ud af projektet. De skal også holde fast i, at adfærden bliver ændret, ellers fortsætter status quo.
”Gevinstrealisering kræver, at der skabes forandring. Status quo er forandringernes største fjende, og hvis man som projektleder har ansvaret for gevinstrealisering, skal man kunne gøre noget ved status quo for at skabe succes med projektet,” siger konsulenten og opsummerer:
”Vi havde en fornemmelse af, at det var et umodent område, og det har vi fået bekræftet. Men vi har også fået bekræftet, at der er noget i den klassiske projektledelse, der har brug for at blive nuanceret, så det ikke kun er styregruppen eller projektejeren, der skal lave gevinstrealisering,” siger han og afslutter:
”Så verden er mere nuanceret, end projektlederens grundbog lader antyde.”
| 3 gode råd til gevinstrealisering | |
| 1. | Drøft gevinstrealisering med projektejeren/styregruppen. Vær særligt opmærksom på at få fastlagt, hvem der er ansvarlig for gevinstrealiseringen. |
| 2. | Hvis du opdager, at du har et (del)ansvar, så sørg for at få det brudt ned i, hvem der tager ansvar for måling på gevinst, og hvem der tager ansvar for, at I får den værdi, der forventes. En projektleder kan sjældent tage det fulde ansvar i forhold til gevinstrealisering – det kan kun ske i samarbejde med forretningen. |
| 3. | Drøft, hvordan I får succes i både jeres organisation og i det enkelte projekt. Vær åben for, at der kan være mange forskellige bud, men sørg for, at I er enige om, hvordan I gør i netop dette projekt. |
Projektlederundersøgelsen blev foretaget af Mannaz og Roskilde Universitet. Undersøgelsen dykker ned i nogle af de mest aktuelle emner inden for projektledelse, såsom kompleksitet, agilitet og projektgevinstrealisering. Den er en af de mest dybdegående undersøgelser, som bygger på svar fra 1.740 respondenter, der bredt repræsenterer forskellige brancher, projekttyper og projektroller.
Fakta om respondentgruppen:
Du kan læse mere om og downloade undersøgelsen her.
