Vi har alle sammen prøvet det: Kedelige, ineffektive møder. Men det behøver ikke at være sådan, for med effektiv mødeledelse og kreativitet, kan jeres møder skabe resultater, du knap tør håbe på. Læs med nedenfor og få 6 gode råd til at skabe en effektiv mødekultur.
Lad mig starte med at sige det ligeud: I rigtig mange virksomheder er der en elendig mødekultur. Og det er ovenikøbet noget de fleste af os er enige om. Alligevel bliver der ikke gjort særligt meget for at stoppe de mange nytteløse møder. Utallige møder bliver eksempelvis holdt uden at have et klart mål eller sågar uden agenda! Med de forudsætninger er det faktisk ikke underligt, at så mange møder ender som det rene tidsspilde til trods for de gode intentioner.
Efter min mening er en optimering af mødekulturen og en effektivisering af mødeledelse således et af de største uudnyttede potentialer i vores virksomheder, og jeg håber derfor, at denne artikel kan være med til at inspirere til bedre møder.
Se også: Vores kurser i PRINCE2, Scrum og SAFe.
- Drop de dårlige vaner
Glem ”bordet rundt” og afrapportering. Drop monologformen, hvor vi passivt informerer hinanden om ting, som det ville være nemmere at sætte sig ind i på et andet tidspunkt. Møder skal nemlig skabe fremdrift, ikke bruges til ineffektiv videndeling. Det lyder måske oplagt, men når du introducerer en ny mødeform i en organisation, så har du samtidig startet en forandringsproces. Du har erklæret åben krig mod en formidabel modstander, nemlig vanen. Og du vil nok opleve mere modstand mod at holde møder på en ny måde, end du umiddelbart forventer. Derfor bør du også forvente, at bedre møder kræver en vedholdende indsats.
- Møder på en ny måde. Hvorfor? Hvordan?
Før en ny mødeform introduceres, er det en god idé at skabe en fælles forståelse og enighed hos mødedeltagerne for, hvad formålet og nytteværdien er i forhold til en ny mødestruktur. Og hvorfor det giver mere mening at sætte mennesker og udvikling i centrum fremfor udveksling af informationer. Du kan eksempelvis skabe opbakning til den nye mødeform ved at bruge forskellige faciliteringsmetoder som fx brainwrite, brainstorms, åbne debatter, gruppeprocesser og lærepunkter. Alt sammen med involverende processer, der er nødvendige for at få alle med på at bryde vanerne og specificerer, hvad et godt møde er i forhold til resultatmål og nytteværdier.
- Babysteps
Når man arbejder på at bryde vaner og indføre noget radikalt anderledes, er det fornuftigt at tage det et skridt ad gangen. En plan kan være først at ændre nogle få elementer i møderne og så langsomt lægge på. Hvad betyder det eksempelvis at være engageret på et møde? Og hvordan bliver man det? Sådan kan man arbejde sig fremad og definere rammerne samt faciliteringen. På den måde får man langsomt ændret adfærd. Der skal også aftales nytteværdier for møderne og en række processer, som alle er enige om understøtter disse værdier.
- Bedre præsentationsteknik
Mere inspirerende møder kræver desuden, at mødedeltagerne bliver bedre til præsentationsteknik. Den del kan med fordel angribes som en teambuildingsøvelse, hvor kompetenceløftet involverer både det visuelle og det psykologiske element i præsentation, og hvor alle mødedeltagere påtager sig et medansvar for at skabe mere inspirerende møder.
- Mere og bedre forberedelse
Mere og bedre forberedelse før selve mødet er desuden en effektiv måde til at undgå det opremsende ”siden sidst” og den unødvendige baggrundspræsentation, fordi deltagerne allerede har sat sig ind i tingene. På den måde kan man koncentrere sig om de beslutninger og handlinger, der skal tages på baggrund af informationerne, hvilket også er der, hvor den største værdi, innovation og energi udspringer fra.
- Evaluer jeres møder
Den fælles målsætning om at skabe mere produktive og inspirerende møder skal selvfølgelig også evalueres for at se, om I når den nytteværdi, som blev defineret i starten af processen. Det kan gøres ved at evaluere et enkelt ”ja eller nej” i forhold til opnåelse af den enkelte nytteværdi – ligesom i projekter. Hvis der desuden er udarbejdet KPI på de enkelte nytteværdier, kan der med halvårlige intervaller opsummeres et gennemsnit fra alle møderne i forhold til KPI’erne. Dermed kan I nemt se om I skaber bedre møder og flere resultater, end da I startede.
Se vores kurser og uddannelser
På mange af vores kurser og uddannelser i blandt andet projektledelse, får du også værdifulde indsigter i hvordan du kan optimere mødekulturen i din virksomhed og effektivisere selve mødet hvad end det er internt eller med en kunde. Dette er naturligvis også gældende på vores fokuserede projektlederkurser i agil projektledelse og IT projektledelse.
Projektledelse er et håndværk.
Bliv god til det – få værktøjerne her.
Tilmeld dig Mannaz Projektlederuddannelse
