Kompleksitet og størrelse udelukker ikke agil projektledelse

Agil projektledelse bruges typisk til mindre komplekse projekter. It-professor, Jan Pries-Heje, mener dog, at agil projektledelse også kan være et oplagt værktøj til store, komplekse og omfattende projekter. Læs med, og find ud af, hvad eksperten mener om agil projektledelse og kompleksitet.

Danske virksomheder er vilde med agil projektledelse. Faktisk i sådan en grad at omkring 40 % har brugt agil projektledelse på mindst et projekt. Dette viser Projektlederundersøgelsen, som RUC og Mannaz i fællesskab lavede i 2014.

Det høje tal kom bag på it-professor, Jan Pries-Heje, fra RUC og IT-Universitetet, der også er underviser hos Mannaz. ”Jeg havde forventet, at man i it-projekter i høj grad brugte Scrum og andre agile værktøjer, men det er overraskende, at tallet er så højt for alle typer projekter og virksomheder”. Agil projektledelse dukkede op i it-branchen for omkring 15 år siden men har siden taget verden med storm. Særligt metoden Scrum er blevet populær de seneste år. ”Jeg kan sagtens forstå, hvorfor agil projektledelse har bredt sig. For det første er metoden effektiv til håndtering af de mange forandringer, som kan opstå undervejs i et projekt. For det andet bliver brugeren placeret midt i projektet og kan dermed tage stilling til værdien af de enkelte fasers resultat undervejs”, forklarer Jan Pries-Heje.

Agil projektledelse på banen

Til trods for den voksende popularitet, som agil projektledelse har oplevet, har den almindelige antagelse ofte været, at agil projektledelse som metode alligevel har sine begrænsninger. Særligt i forhold til komplekse og store projekter. Den antagelse udfordrer it-professor, Jan Pries-Heje, nu. ”Jeg har hidtil sagt, at hvis et projekt var meget komplekst, skulle man have fat i den traditionelle plan-projektledelse. Men jeg har reflekteret over, om det virkelig var rigtigt, og det mener jeg faktisk ikke, at det er”. For bedre at kunne forstå hvad der menes med et komplekst projekt, starter vi lige med at definere seks elementer, som skaber kompleksitet:

Jan Pries-Heje tilføjer: ”Desto flere af disse elementer, der er i spil, desto større kompleksitet vil der være i et projekt”. Selvom Jan Pries-Heje tidligere har betvivlet anvendeligheden af den agile projektledelse i forhold til projekter, hvor et eller flere af de ovenstående kompleksitetsfaktorer indgår, har han med tiden nuanceret sit billede af kapaciteten i agil projektledelse: ”I takt med at vi har fået større erfaring med agile projektledelsesmetoder, ser jeg nu, at agil projektledelse kan bruges til at håndtere høj kompleksitet. Agil projektledelse kan faktisk bruges til at håndtere 4 ud af 6 elementer, som skaber kompleksitet”, pointerer han. Med andre ord udelukker kompleksitet altså ikke agil projektledelse i disse fire nedenstående tilfælde. Jan Pries-Heje uddyber hvordan:

Mangfoldighed
I projekter med stor mangfoldighed kan agil projektledelse bruges til det, man kalder emergens – altså til at håndtere de forandringer og elementer, som opstår undervejs. I en perfekt projektledelsesverden vil man naturligvis gerne fastfryse sin kravspecifikation, men der opstår ofte noget uventet, som man bliver nødt til at tage højde for, og her er agil projektledelse særligt velegnet til at håndtere ændringer.

Usikkerhed
De mange iterationer i den agile projektledelsesmetode sikrer, at produktejeren hele tiden tager stilling til, om der skabes værdi i projektet. På den måde sikrer man sig, at man ikke uventet ender med et ubrugeligt slutprodukt. I forhold til usikkerhed er den agile tilgang meget nyttig, fordi man lærer og afdækker værdien af projektets elementer løbende.

Uvished
Som nævnt under Mangfoldighed er den agile projektledelsesmetode god til at håndtere ændringer. Det betyder også, at den agile metode er velegnet til at tilpasse projektet til vilkårene, efterhånden som uvisheden påvirker projektet.

Dynamik
Igen er agil projektledelse god til at håndtere, at ting ændrer sig – også hurtigt, og derfor velegnet når et projekt har dynamiske elementer og omgivelser.

Her er agil projektledelse ikke velegnet

Når det kommer til Tvetydighed og Sociale Strukturer er agil projektledelse ikke særligt velegnet. Metoden forholder sig nemlig til en enkelt produktejer med mandat til at tage beslutninger. Metoden kan derfor ikke håndtere mange forskellige beslutningstagere, som man typisk ser i denne form for projekter.

”I takt med at vi har fået større erfaring med agile projektledelsesmetoder, ser jeg nu, at agil projektledelse kan bruges til at håndtere høj kompleksitet. Agil projektledelse kan faktisk bruges til at håndtere 4 ud af 6 elementer, som skaber kompleksitet.”

Overvej agil projektledelse til de store projekter

I det hele taget gør Jan Pries-Heje op med antagelsen om, at den agile projektledelsesmetode ikke er velegnet til store projekter. ”Stort er ikke altid ensbetydende med komplekst. Der kan sagtens være struktur og orden alligevel. Den afgørende faktor for, om agil projektledelse bør vurderes som metode, er, hvorvidt det er muligt at skille tingene ad og bryde dem op i mindre dele. Det er nemlig nødvendigt i forhold til agil projektledelses iterationer og sprints”, siger Jan Pries-Heje. Jan Pries-Heje slutter af med at foreslå, at virksomhederne ikke med det samme afskriver agil projektledelse som metode, hvis et projekt er stort og komplekst. ”Undersøg på hvilken måde projektet er komplekst, før den agile metode udelukkes. Den agile metode har nemlig den store fordel, at den kan håndtere fænomener, vi ikke engang ved, vil komme til at påvirke vores projekt. Desuden er den agile metode i stand til at håndtere, hvis udviklingen bevæger sig i spring eller tager en uventet retning”, afslutter han.

Artiklen blev først gang udgivet i januar 2016, og den er siden hen blevet opdateret.