9. oktober 2024
Oscar Gomez Svendsen, Senior Consultant
Man skal ikke bruge mange minutter på at forstå projekternes forunderlige verden for at erkende, at det er kommunikationen, der kan være forskellen mellem succes og fiasko. Det er derfor altafgørende, at du som projektleder formår at prioritere kommunikationen – lige fra projektets spæde start til dets afslutning.
De færreste projektledere har den luksus at kunne afsætte dedikerede ressourcer til at tage sig af kommunikationen. Ofte bliver det endnu et punkt på den allerede overfyldte to-do-liste. Når der skal prioriteres, vinder de tekniske leverancer, tidsplaner og budgetter ofte over kommunikationen. Derfor bliver interessentkommunikationen nemt overfladisk, og mange projektledere ender med at sende generiske opdateringer ud, som hverken skaber værdi for modtagerne eller projektet selv. Og nej – det er ikke kommunikation at sende en mail fredag eftermiddag klokken 16 ud fra devisen om, ’nå ja … jeg skal jo også lige huske at kommunikere’.
Kommunikation tager tid. Klar kommunikation tager endnu længere tid.
Det hele starter med en samtale, hvor du spørger dine nøgleinteresserenter i dit projekt, hvordan de helst vil kommunikeres til. For nogle er det helt fint med en opdaterende e-mail, andre foretrækker faktisk (tro det eller ej) en sms, mens andre igen finder mest værdi i at mødes fysisk, få en kop skoldhed kaffe og lige tale tingene igennem.
At lykkes som projektleder kræver evnen til at kunne “sælge” følelsen af, at hver enkelt interessent er mere end blot en prik i mængden. De skal føle sig set, hørt og værdsat. Og det kræver tid og omtanke. En generel e-mail til alle involverede parter kan ikke løfte denne opgave.
Interessenterne har brug for kommunikation, der taler direkte til dem, til deres rolle i projektet, og til det, der er relevant for netop dem. Kommunikation, der er målrettet og tilpasset modtagerens behov, skaber en langt stærkere relation og opbakning til projektet.
Det kan synes uoverskueligt, men ikke desto mindre er det netop den tidsinvestering, der gør forskellen på at være en snøvlende statusrapport og en knivskarp, nærværende fortælling om lige netop dit projekt og dets fortræffeligheder.
Effekten af målrettet kommunikation er heldigvis målbar – det leder nemlig til 1) engagerede, nysgerrige interessenter, 2) bredere opbakning til dit projekt som helhed og 3) så virker klar kommunikation også karrierefremmende, hvis man som projektleder lykkes med at signalere, at i mit projekt, der har vi så meget styr på tingene, at vi endda kan finde ud af fortælle den gode, væsentlige historie.
Og ja, jeg ved det godt.
Jeg har selv stået i spidsen for projekter i både ind- og udland og med flere end 100 relevante stakeholders. Tiden er en knap ressource, og for projektledere er det en luksus, der aldrig er tilstrækkelig af.
De daglige prioriteringer mellem individuelle samtaler med projektdeltagere, opdatering af risikoanalyser, vedligeholdelse af projektplaner og sikring af, at leverancer bliver leveret til tiden, kan være overvældende. Det er derfor ikke overraskende, at mange projektledere føler, at der simpelthen ikke er tid til at lave målrettet kommunikation til interessenterne.
Men når kommunikationen bliver nedprioriteret, kan vi ende med at udsende nyhedsbreve, som ingen læser, eller skrive generiske e-mails, der blot minder om, at projektet stadig eksisterer. Det resulterer kun i en ting – ligeglade modtagere, og at dine mails måske ryger direkte i en dedikeret undermappe, hvorfra de formentligt aldrig læses, men blot slettes, når der skal ryddes op.
Mangelfuld kommunikation leder direkte til en følelse af usikkerhed omkring projektets fremgang. Når kommunikationen mangler, eller når den er upersonlig og irrelevant, skaber det hurtigt et billede af en projektleder, der ikke har det nødvendige overblik eller overskud. Og dette kan være fatalt for projektets succes.
Interessenterne begynder at tvivle på projektets retning, og måske endda projektlederens evne til at styre det. I værste fald kan denne manglende kommunikation føre til, at interessenter aktivt trækker sig eller modarbejder projektet, fordi de ikke føler sig hørt eller forstået. Der vil man ikke hen. For at trække interessenterne tilbage på sin banehalvdel svarer til at fange en spækhugger med et fiskenet … og det er som bekendt ikke særlig nemt.
Individualiseringens indtog (primært via vores mobiltelefoner) har gjort, at skræddersyet kommunikation er blevet normen; lige fra de anbefalinger, vi får på Netflix, til de nyheder, vi læser. Det hele er tilpasset vores personlige præferencer. Denne udvikling gør det sværere for os at engagere os i beskeder, der ikke er skræddersyet til os.
Vi er vant til at modtage indhold, der er relevant og specifikt for os, og derfor bliver vi hurtigt distanceret, når kommunikationen er generisk. Det er en udvikling, som projektledere også må forholde sig til. For at skabe engagement og interesse skal kommunikationen være lige så målrettet og individuel som det indhold, vi forbruger i vores privatliv.
Det kan være gavnligt at bruge “nyhedstrekanten,” som handler om at placere det vigtigste budskab først. Ofte gemmer vi vores kernebudskab midt i teksten, hvilket betyder, at mange modtagere aldrig når at opdage det.
Sørg for at lægge det vigtigste frem med det samme. Drop lange indledninger og kom hurtigt til sagen. Når du har leveret dit hovedbudskab, kan du uddybe med flere detaljer senere i teksten. Denne tilgang sikrer, at modtagerne får det vigtigste med, selv hvis de kun læser de første par linjer.
Endelig skal vi huske at skabe individualiserede indledninger. Hvis du gør dig den umage at tilpasse dine beskeder til den specifikke modtager, vil de føle sig set og hørt. Gør det klart, hvad du vil have dem til at vide eller handle på, og sørg for, at det fremstår tydeligt og relevant for netop dem.
At formå at kommunikere målrettet, tydeligt og rettidigt kan være forskellen på, om dit projekt bliver taget alvorligt, eller om det falder til jorden.
Det kræver tid og fokus, men den investering betaler sig altid tilbage i form af engagerede interessenter, en klar retning og i sidste ende et succesfuldt projekt.
Jeg lover dig, at tiden er givet godt ud – og tænk sig, hvor skønt det er at have projekter, hvor folk faktisk interesserer sig for, hvad du kommunikerer.
Få mere viden indenfor projektledelse ved at tilmelde dig vores nyhedsbrev.
