16. maj 2020
Jess Bech, ekstern underviser hos Mannaz
Porteføljeledelse handler om meget andet end at have styr på budget, projektplaner og ressourcer. Det handler om strategisk eksekvering, kontinuerlig strategisk og taktisk tilpasning, innovation, faktabaserede til- og fravalg og ikke mindst opfølgning og læring. I denne artikel kan du blive inspireret til at få styr på din porteføljeledelse.
Sidder du til dagligt med projektledelse og ansvaret for din organisations projektportefølje? Og kæmper du en brav kamp for at sikre fokus, eksekvering, ledelsesopbakning og opmærksomhed på projektstyring og porteføljeledelse? Så er du ikke alene. Mine erfaringer fra mere end 200 private og offentlig virksomheder, som jeg har rådgivet inden for porteføljeledelse, giver et meget ensartet billede af de udfordringer, som både offentlige og private virksomheder står over for nu. De kæmper med projekter, der har mistet deres relevans, overskredet budgettet, mangler en positiv business case eller simpelthen skal lukkes ned, fordi virksomheden hellere vil prioritere noget andet.
”En del af problemet er, at mange kommer fra en projektlederbaggrund og endnu ikke helt har porteføljeledelsens mere strategiske fokus helt inde under huden.”
En anden fælles udfordring er manglende værktøjer og metodik til at skabe et overblik over porteføljen af projekter og at synliggøre udfordringerne, de mulige scenarier og ikke mindst de løsninger, som kan eksekveres. Porteføljeledernes udfordringer handler ikke om it-værktøjer, men om kommunikationsmæssige værktøjer. Det handler om at få italesat de udfordringer, de er sat til at løse. En del af problemet er, at mange kommer fra en projektlederbaggrund og endnu ikke helt har porteføljeledelsens mere strategiske fokus helt inde under huden. To andre emner, som scorer højt på listen hos flertallet af virksomhederne, er organisering og forankring af porteføljeledelse i virksomhederne, som til tider arbejder direkte imod den opgave, som porteføljelederne er sat til at løse. Problemet kan enten være, at de er placeret i en del af organisationen, som driver sin egen agenda, eller at de er uden mandat til at løse prioriteringsopgaven. Dette ender med projektforstoppelse, lange gennemløbstider, bureaukrati, processer og projekter, der trækker ud og trækker ud.
I stedet for at prioritere indsatsen om få, men virkelig effektfulde, projekter og investeringer, så er der en klar tendens til at vurdere ideerne enkeltvis og sætte gang i alt for mange projekter. Fokus bliver hurtigt på at holde projekterne i live i stedet for at gøre dem færdige og derved sikre, at gevinsterne fra projektet også høstes. Landbruget lærte det for 4.000 år siden – man kan ikke leve af at så, men af at høste, men for at høste skal man så, så balancen skal findes.
”Det handler om at sikre et 360-graders overblik over projekterne.”
Se også: Vores kurser i PRINCE2, Scrum og SAFe.
Det burde være en simpel opgave at samle data sammen fra de mange veldrevne projekter og sidelange statusrapporter. Ofte er det dog en udfordring for de fleste virksomheder at finde ud af, hvor man starter, og hvad der er vigtigt for at understøtte de rigtige beslutninger. Er det budgetafvigelser, ressourceudfordringer, tidsplan, strategisk retning, risiko eller lovgivningskrav, som vi skal se efter? Svaret er, at alle dele er vigtige, og at porteføljeledelse netop handler om at sikre et 360-graders overblik over projekterne. Ingen virksomheder har fokus på de samme ting hele tiden – det skifter alt efter, hvor udfordringerne er.
I stedet for kontinuerligt at evaluere fremdrift, ressourcer, strategisk fit og markedsudvikling, så buldrer vi derudad med projektmodellen i førersædet og ulejliger os stort set aldrig med at følge op på, om projekterne var rentable. Virksomhedens ledelse har brug for at blive tvunget til at evaluere de gennemførte projekter for at blive bedre til at styre de eksisterende. Få virksomheder prioriterer dette – forbløffende få. Opsummerende giver det anledning til følgende gode råd, som kan være med til at sikre, at de rette projekter vælges, de forkerte vrages, og at det klare link til strategien sikres.
5 gode råd til porteføljestyring af projekter: |
|
| 1. | Giv et 360-graders billede af porteføljen for alle interessenter |
| 2. | Forudsig og vurdér ledelsens behov for information |
| 3. | Lav projektopfølgning på business case, gennemførsel og status efter idriftsættelse – kun derigennem kan organisationen blive bedre til at styre porteføljen |
| 4. | Der er altid flere løsningsmuligheder på en række forskellige scenarier, som kan løse ressource- og kompetence-flaskehalse – der er sjældent kun EN løsning |
| 5. | Vær ledelsens sparringspartner og lods for projekterne, når de har behov for det |
Alle organisationer har behov for at tilpasse metode og struktur til deres opgave, MEN erfaringerne viser, at udfordringerne og de strukturelle løsninger er 95% af de samme. Netop derfor giver læring og erfaringsudveksling med andre i samme båd de fleste virksomheder et stort skridt fremad mod et mere modent og fokuseret projekt portfolio management.
Hos Mannaz har vi i mere end fire årtier udbudt kurser og uddannelser til både nye og erfarne projektledere. Hvert år gennemgår hundredvis af personer vores anerkendte projektlederuddannelse eller deltager på vores kurser i blandt andet agil projektledelse eller IT projektledelse.
