17. februar 2025
Hans Arnbjerg, associated consultant og underviser på projektledelse
Problematikken med manglende mandat er yderst udbredt. Selv oplevede jeg det som Head of PMO i to virksomheder og har desuden set det i en stor del af de mere end 100 PMO-er, som jeg gennem de sidste 15 år har hjulpet med udvikling og revitalisering. Derfor ved jeg, at det utilstrækkelige “licence to operate” udfordrer projektkontorerne, hvilket er uhensigtsmæssigt for hele udviklingsprocessen. Men sådan behøver det dog ikke at være.
Jeg har flere gange mødt en hårdt arbejdende PMO-person. Vi kan kalde hende Sofie. Sofie har stor indsigt i og en bred projekt-professionalisme, når det gælder om at starte projekter og udvikle såvel som drive et PMO.
Det, Sofie desværre ikke har, er en kompetent topledelse, der forstår, hvad deres PMO kan bidrage til.
Sofie er endnu ikke lykkedes – i tilstrækkelig grad – med at gøre topledelsen opmærksom på PMO-ets betydning. Det betyder, at når Sofie og hendes kollegaer har set et behov for optimering eller forandring, så lykkedes det ikke for dem i tilfredsstillende grad at få topledelsens opbakning.
Ledelsen siger, at de bakker Sofie op, men deres handlinger følger ikke med. Derfor har PMO-et ikke et mandat, der er stærkt nok til at drive implementeringen af vigtige metoder og beslutninger – uden støtte fra topledelsen.
Sofie siger til mig: “Hvis bare jeg havde topledelsens tydelige opbakning, så ville det gå hurtigere, og vi kunne nå så meget mere”. Hvortil jeg svarer hende: ”Hvis du og dit PMO havde bevidst jeres værd, ville du så ikke automatisk få topledelsens opbakning?”
Og her står vi så. Hvad kommer først?
Skal jeg have topledelsens fulde og tydelige opbakning for at blive succesfuld som Head of PMO eller kræver det, at jeg først har leveret målbare resultater for at få min velfortjente “licence to operate”?
Det kedelige og noget nedslående svar er, at det kræver hårdt arbejde på begge fronter.
Du skal BÅDE bevise dit værd og den effekt PMO services skaber på forretningsmæssige projekter OG påvirke topledelsens opfattelse af vigtigheden af det tydelige mandat.
Men hvorfor er det sådan?
Et af dilemmaerne er, at de fleste topchefer ikke kommer ud af en PMO-disciplin endsige af en projektlederdisciplin. De har ofte en helt anden baggrund evt. fra finans eller salg.
De ved ikke per instinkt, hvad et PMO kan bidrage med, og hvilken opgave i forandringsledelse det er, at implementere ændringer i ’projekteksekverings-processer’. Og hvis du som PMO-ansvarlig endnu ikke har fremlagt ’beviset’ for værdien af jeres services, risikerer du at blive beskyldt for at forsinke projekterne og skabe unødigt bureaukrati.
Du skal arbejde på flere områder for at få det vigtige mandat, dit “licence to operate” og dermed øge effekten af de services, dit PMO laver. Selvfølgelig må du ikke give op overfor topledelsen.
Du må utrætteligt forklare og bevise overfor dem, hvilken effekt dine PMO services skaber – såsom jeres udviklingsmodel, træning af projektledere, de rigtige redskaber og skabeloner, prioriteringsmekanismer osv. osv. osv.
Et vigtigt greb, der kan speede det hele lidt op, er at finde en forretningssponsor til hver af dine PMO-services. Det er en person/chef udenfor PMO-et, som i særlig grad får gavn af en eller flere af jeres PMO-services. Det kan være udviklingsdirektøren i forhold til jeres projektmodel eller agile metoder.
Du skal indgå en pagt med denne forretningssponsor, om at han/hun vil hjælpe dig med at få metoderne udviklet, og at vedkommende vil bidrage med aktiviteter i forandringsledelse og kick-off taler, der sikrer, at alle der arbejder med projekter, såvel chefer som projektfolket, lever op til intentionerne bag projektmetoderne.
Du skal insistere på, at denne forretningssponsor taler din sag over for de chefer og styregrupper, der endnu ikke lever op til deres ansvar, men forsøger at sub-optimere i forhold til eget funktionsområde.
Samtidigt skal du sige til din topledelse, at hvis de ikke stiller med en forretningssponsor til de vigtige PMO-services, så vil PMO-et nedprioritere den konkrete PMO-service og aktivitet.
Ved du, at der findes en PMO-manager uddannelse, som kommer hele vejen rundt og har et holistisk blik på PMO-et fra start til måling af effekt?
Det er en modulopbygget uddannelse, der kommer 360 grader omkring det at starte eller revitalisere, udvikle, implementere og skabe effekt. Læs mere her.
PMO Manager uddannelsen er udvikling af dit PMO, mens det sker. Det vil sige, at vi ikke kommer til at gennemgå en ’Case’ om, hvordan man kunne gøre det. Vi taler derimod hele tiden om deltagernes egne PMO-er.
Selvfølgelig linker vi til den teori, der er “Good practice” på området – men hele tiden med det fokus, der hedder: “Hvad passer til min hverdag, min organisation og mit PMO.” Og du får masser af sparring undervejs.
Hans Arnbjerg har selv været Head of PMO i 2 virksomheder. Siden 2010 har Hans været med til at udvikle +100 PMO i danske og udenlandske virksomheder, offentlige og private.
Hans har siden 2010 drevet virksomheden ProjectGovernance, der er specialiseret i udvikling af PMO-er og hjælpe virksomheder med at eksekvere strategien. I 2014 afsluttede Hans sin MBA med overskriften “How to develop a company specific PMO.”
Du er velkommen til at ringe direkte på 2090-3242 og få en snak om dette kunne være relevant for dig.
Få mere viden ved at tilmelde dig vores nyhedsbrev.
