12. marts 2024
Af Peter Stensig, konsulent, Mannaz
I stort set alle aspekter af livet er det afgørende at komme godt fra start. Det samme gælder for opstart af projekter, men mange projektledere snubler allerede fra start. Alt for ofte har jeg set, at projektlederen har været for ivrig med at komme i gang med projektet, leverancerne og eksekveringen, at de glemmer at skabe det fundament, som projektet, projektlederen og teamet skal stå på.
5R-modellen (Retning, Roller, Rammen, Relationer og Regler) handler om den nødvendige forventningsafstemning, du som projektleder bør have i forbindelse med projektopstart. Jeg giver her mit bud på, hvordan du kan bruge 5R-modellen til at skabe en succesfuld projektopstart ved at krydre modellen med indsigter fra projektledelse, teamudvikling og psykologisk tryghed.
Vi skal turde tage os tiden, før vi hovedløst springer direkte i eksekveringsmode. Som Abraham Lincoln er citeret for at sige; “Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the axe.” På samme måde pointerede Bruce Tuckman, at det kræver tid og tålmodighed for et team at bevæge sig gennem faserne “Forming”, “Storming” og “Norming”, inden “Performing”-fasen opnås. Det tager tid at skabe et performende team – og vi skal turde tage os tiden! Her kan du med fordel anvende 5R-modellen.
Teamudvikling er noget, som projektlederen bør være ekstremt optaget af allerede fra første dag i projektet. Opstartsfasen eller “Forming-fasen” er blandt andet kendetegnet ved en nyetableret projektgruppe, der består af mennesker, der (måske) ikke kender hinanden eller kun delvist kender hinanden og skal samarbejde om et fælles mål og projekt. Hvert medlem i gruppen er hver især helt eller delvist optaget af forskellige mål, interesser og fokus. Nogle er måske endda blevet pålagt at skulle deltage i projektteamet.
Hvert teammedlem medbringer ovenikøbet erfaringer, vaner og kultur fra andre projekter, og samtidig kommer medlemmerne med både gode og dårlige oplevelser fra tidligere projekter. Som det er med alting, der er nyt, er der samtidig mange spørgsmål og uklarheder, som skal håndteres. ”Hvad er det, vi skal sammen?”, ”hvorfor os?”, og ”hvordan skal vi gøre?”
Derfor kræver opstartsfasen en særlig indsats og fokus fra projektlederen, og teammedlemmerne vil i høj grad vurdere lederens evne til at sætte retning og skabe tydelighed. Det er min erfaring, at dagsordenen på fx kickoff-møder ofte er meget fokuseret på leverancer, tidsplaner og ressourcer, hvilket også er vigtigt, men her kan 5R-modellen være et godt supplement til en mere nuanceret projektopstart.
Ser vi på projektlederens rolle i opstartsfasen (“Forming”), kalder det i høj grad på, at projektlederen skal kunne sætte retning, skabe klarhed og være tydelig for at fjerne tvivl og usikkerhed.
I takt med at teamet udvikler sig mere og mere, kalder rollen som projektlederen i højere grad på en coachende rolle. Dvs. hvor der i højere grad involveres, uddelegeres og beder teammedlemmerne selv komme med løsninger og svar på spørgsmål og udfordringer. Inden der til sidst i afslutningsfasen (“Adjourning”) ofte kan være behov for højere grad af autoritet ift. at sikre en afslutning af projektet.
Det er min anbefaling og erfaring ift. arbejdet med 5R-modellen, at projektlederen skal evne at balancere sin ledelsesstil mellem “autoritetsrolle” og “coachrolle”. Skelnen ligger i at autoritetsrollen fastsætter “sådan her ser tingene ud” og “her er, hvad styregruppen, kunden eller lign. har besluttet” som projektbetingelser, der kan kommenteres på. “Coachrollen” derimod åbner mere op for samskabende processer og demokratisk involvering, hvor det er hensigtsmæssigt at starte “på blankt papir”.
Som udgangspunkt vil retningen og rammen være noget, der er givet fra projektstart fra fx en styregruppe. Rollerne kan delvist være dikteret i en projektmodel mv., men det er samtidig vigtigt at afstemme roller og ansvar med det enkelte teammedlem og have en forventningsafstemning.
Relationer og regler i teamet er noget, du bør definere sammen med teamet. Som en del af processen kan du selv komme med dine inputs, men det er vigtigt for ejerskabet blandt teammedlemmerne, at dette er noget, I gør sammen. Husk, at det er altid lettest at italesætte regler og relationer, før der begynder at komme konflikter, diskussioner, uenigheder, stress mv. i projektet. Det er samtidig vigtigt, at relationer og regler er noget, I genbesøger i løbet af projektet – det kan jo være, I bliver klogere undervejs og har behov for at supplere.
Jeg håber, du kan bruge denne viden om 5R-modellen, teamudvikling, psykologisk tryghed og din rolle som projektleder til at skabe større succes med din projektledelse, og særligt at du kommer godt fra start med dine projekter!
Hvis du har en målsætning om at videreudvikle dine eksisterende kompetencer, opbygge nye og udforske nye grene af rollen som projektleder, tilbyder vi hos Mannaz kurser i blandt andet IT projektledelse og agil projektledelse.
