12. december 2023
Heidi Fjelsted, Redaktør
En succesrig projektleder er en god forhandler, hvis du spørger forfatter og erfaren underviser Kirsten Andersen. Og det handler ikke om at trumfe sit standpunkt igennem. De bedste forhandlinger er nemlig dem, som begge får udbytte af.
Vi har adopteret mange engelske ord i det danske sprog. Men ét ord er måske særligt interessant for projektledere. Ordet er win-win. Eller med andre ord situationer, hvor begge parter får noget fordelagtigt med hjem. Win-win er let nok at sige, men i virkeligheden er det noget sværere at opnå et positivt udbytte for begge parter i en sag.
Underviser og forfatter, Kirsten Andersen, har i mange år beskæftiget sig med forhandlinger. Efter hendes mening findes nøglen til succesrige win-win forhandlinger i forberedelsen. ”Der er mange firkantede, mennesker med lige så firkantede standpunkter, som vi bliver nødt til at samarbejde og forhandle med, og derfor skal vi være velforberedte for at kunne klare både modstand og det uventede. En succesrig projektleder er netop en god forhandler, hvis du spørger mig.” Men hvad vil det sige at være velforberedt til en forhandlingssituation? Kirsten Andersen uddyber: ”Der er to værktøjer, som kan sikre en projektleder, og for den sags skyld alle andre, et bedre udgangspunkt i en forhandling. Det første er, at man analyserer standpunkter, interesser og behov. Og det andet er, at man skal kunne vurdere, hvor godt man sidder i sadlen før forhandlingen.”
Standpunkter er ifølge Kirsten Andersen typisk det første, som bliver smidt på bordet, under en forhandling. ”Det kan være, hvad tingene skal koste, eller hvornår der skal være deadline. Standpunkterne er det øverste lag i en forhandling, og hvis man gerne vil være en mere effektiv forhandler, må man kunne dykke ned under standpunkterne. Hvilke interesser og dybere behov ligger til grund for standpunktet? Når du ved det, vil det åbne en bred vifte af muligheder for at tænke ud af boksen, så parterne kan komme frem til en løsning, som begge er tilfredse med.”
“Det handler om at finde frem til løsninger, som flest muligt er tilfredse med, fordi det styrker projektet og sandsynligheden for succes”
Lad os se på et eksempel fra Kirsten Andersens eget liv for at forklare værktøjerne bedre. ”Min mand og jeg havde købt et gammelt hus, som i den grad trængte til at blive istandsat. Et omfattende renoveringsprojekt, som skulle løbe over seks måneder. På det allerførste byggemøde blev det aftalt at starte med kælderen, som skulle graves ud, så der var en loftshøjde på 2.10 meter.” En fredag eftermiddag blev Kirsten og hendes mand dog klar over, at der var noget helt galt med renoveringen af kælderen. ”Håndværkerne havde gravet ud og støbt gulv, og noget var forkert. Loftshøjden var slet ikke i nærheden af 2.10 meter. Den var til vores forfærdelse kun 1.98 meter. Vi kontaktede naturligvis entreprenøren for at få en forklaring.” Kirsten forklarede entreprenøren, at den var gal med loftshøjden, og entreprenøren målte efter og gav dem ret. ”Vi har dummet os, sagde han. Du har ret til en økonomisk kompensation. Men problemet var, at vi ikke kunne bruge en økonomisk kompensation til noget, for vi ville jo ikke længere kunne anvende kælderen, som vi havde drømt om.”
Kigger vi på situationen mere analytisk, var parternes standpunkter umiddelbart, at Kirsten og hendes mand ville have lavet kælderen om, så de fik den ønskede loftshøjde, mens entreprenørens var at tilbyde økonomisk kompensation for fejlen. Men der var flere niveauer i forhandlingen. ”Vi havde nogle interesser og behov, som lå neden under standpunktet med loftshøjde. Vores interesse var at få en lys og venlig kælder, som man kunne lave ting nede i, men selv renoveringen af huset handlede først og fremmest om selvrealisering. Samtidig havde vi også en interesse i at bevare et godt forhold til entreprenøren, så samarbejdet og kvaliteten ikke blev dårlig. Derfor var tryghed også et behov.”
Omvendt var det entreprenørens interesse at minimere omkostningerne ved rettelse af fejlen, men han havde også en interesse i at bevare forholdet til Kirsten og hendes mand samt hovedentreprenøren, så han fik flere opgaver. Hans behov var økonomiske og handlede om tryghed. Ved at se på situationen på denne måde, åbnede der sig en dør på klem.
Da det så ud som om, der ikke var anden vej end at hugge gulvet op, viste der sig nemlig en anden løsning. Kirsten Andersen: ”Pludselig fik entreprenøren den idé at fjerne de eksisterende loftplader, hvilket frit lagde bjælkerne og skaffede 15 cm mere loftshøjde. Det ville være meget billigere at rette fejlen på den måde, og vi ville få den ønskede loftshøjde. Samtidig var der faktisk den bonus, at loftet blev meget pænere. Vi havde nu en helt ny løsning, som var tilfredsstillende for begge partner. Det skabte en god basis for de problemstillinger, som altid dukker op under en ombygning. Vi havde nemlig haft succes med at nå frem til en god løsning for begge parter før, og derfor havde begge parter tillid til, at vi kunne gøre det igen.” Kirsten Andersens byggesag endte godt, men det kunne sagtens være gået galt: ”Hvis vi udelukkende havde forholdt os til vores indledende standpunkter, var det blevet en fiasko for begge parter til trods for, at vi eksempelvis havde fået trumfet vores oprindelige standpunkt igennem. Problemet var, at der så var opstået bekymringer om, vi nu kom til at få en ombygning af ringere kvalitet, fordi omkostningen skulle hentes ind et andet sted. Eller om samarbejdet ville blive forringet af situationen. Nu var begge parter tilfredse til trods for, at løsningen var alt andet end vores oprindelige standpunkter.”
Typiske behov i forhandling:
|
En projektleders hverdag er fyldt med forhandlinger på alle niveauer, og i Kirsten Andersens optik er det sund fornuft for en projektleder at sætte sig ind i forhandlingsteknik. ”Det handler om at finde frem til løsninger, som flest muligt er tilfredse med, fordi det styrker projektet og sandsynligheden for succes. Hvis man kun forholder sig til standpunkter, går man glip af alle mulighederne for at finde en løsning, som også er der, hvis blot man kigger på de underliggende interesser og behov. Handler en stædig fastholdelse af en bestemt pris, måske i virkeligheden om, at sælgeren har behov for at blive anerkendt for sine resultater i sin virksomhed? Og er der måske en anden måde, man kan sikre vedkommende den anerkendelse?”
Endeligt er det, ifølge Kirsten Andersen, vigtigt, at man vurderer, hvor stærkt man står, inden man går ind i en forhandling. Har man gode kort på hånden eller ikke? ”Det giver rygstøtte at vide, at man har alternativer, inden man går ind i en forhandling. Og det er en del af en professionel forberedelse at kende sine alternativer. Alternativerne må ikke være formodede muligheder, men skal være noget helt konkret. I en lønforhandling vil det eksempelvis være en alternativ jobkontrakt, som ligger i din mappe, og som du kun mangler at skrive under på. Det er ikke nok, at du forventer, at du kan få 5000 kr. mere i løn et andet sted. Du skal have et konkret tilbud.” Nogle gange er der ikke gode kort på hånden, men Kirsten Andersen mener, at den erkendelse også er vigtig: ”I den situation kan man forsøge at arbejde med fælles interesser og behov. Der er mange muligheder, når først man får øjnene op for forhandlingsteknik. Faktum er, at en projektleders hverdag er fyldt med forhandlinger. Nogen gange står man stærkt. Andre gange ikke. Men hvis man har nogle gode værktøjer, så er der altid noget at arbejde med.”
