9. februar 2018
Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist
Projektledelseskonsulent Henrik Bjerregaard Nielsen giver her sit bud på, hvilke nøgleområder inden for projektledelse vi kommer til at se mere til i den kommende tid.
Mængden af projekter – forandrings-, udviklings-, kunde-, it- og mange andre type projekter – stiger. Og kravet til, hvor meget du som projektleder skal kunne kapere, stiger ligeledes. Samtidig skal du gerne være endnu mere effektiv, end du var sidste år og forrige år. Det betyder også, at der sker en stigning i kravene til din professionalisering, dels for at kunne kapere opgavemængden, og dels fordi der skal være en større succesrate på projekterne.
”Jeg var i shipping i nogle år, og der havde man den indstilling, at projektledelse var noget, alle kunne gøre. Det var jo bare opgaveløsning. Men jeg tror, mange har indset, at det er en profession på linje med at være bankrådgiver eller byggeleder,” siger projektledelseskonsulent i Mannaz Henrik Bjerregaard Nielsen.
I lyset af den professionalisering giver han her sine bud på, hvad du som projektleder skal være opmærksom på i 2018.
Agilitet sniger sig ind på alle mulige måder. It-projekter har i årevis med største naturlighed arbejdet efter agile metoder såsom Scrum. Men nu ser man et klart tøbrud i en lang række andre type projekter.
I stedet for at lade som om, at man kan forudsige alt i fremtiden, så planlægger man nærmere efter, at man ikke kan. I praksis vil det sige, at man på kort sigt planlægger helt stramt, på mellemlang sigt planlægger lidt løsere og på lang sigt planlægger meget løst.
“De agile arbejdsmetoder opleves som engagerende og spændende, at man involverer kunderne oftere og tættere, og at man ser projektet som et partnerskab mere end en kontrakt mellem parter med modsatrettede interesser. Netop partnerskabet tror jeg mange udbydere af projekter vægter højt – velfungerende partnerskaber er mindre konfliktfyldte, kræver mindre styring og er dermed mere effektive end mere kontrakt- og regelbundne typer af samarbejde. Agile arbejdsmetoder understøtter partnerskabstankegangen,” siger Henrik Bjerregaard Nielsen.
Programledelse er en form for ledelse af superprojekter og er et område i vækst. Det kunne for eksempel være det at anlægge en havn, hvor der er mange projekter i ét: Man skal finde området, have bygget infrastrukturen, grave ud i havbunden, bygge kajer, arrangere korrekte toldzoner og så videre. Men i stedet for at se det som en række enkeltstående projekter, skal du se det som noget, der med fordel ledes under samme “paraply”. Især hvor de enkelte projekter i programmet har påvirkning på hinanden, vil det være en stor fordel at tage programarbejdsformen til sig som programleder.
”Programledelse handler om at se mere på helheden og værdien, der bliver skabt i projektet, end på møtrikker og delelementer,” forklarer Henrik Bjerregaard Nielsen.
For at få leverancerne til at give værdi, skal modtageren finde ud af at høste de fordele, der er ved den græsplæne, bygning eller det it-program, der bliver leveret. I programledelse tager du derfor også ansvar for træning og overdragelse.
”Programledere skal sørge for, at de tilsigtede gevinster nås – det er en meget effektiv måde at øge sandsynligheden for, at projekternes gevinster høstes. I øvrigt er læring fra projekterne et andet centralt punkt i programledelse, og projektlæring kan også have den genvist, at projekterne bliver billigere eller hurtigere, selvom det ikke eksplicit var dén type gevinst man overordnet var ude efter.”
“Nogle projektledere er ikke så gode til at lægge mærke til,
at projektets scope har ændret sig.”
”Her er et område, der fortjener mere bevågenhed, for gennem mit arbejde som projektledelseskonsulent ser jeg diverse værktøjer blive brugt næsten hovedløst,” siger Henrik Bjerregaard Nielsen.
Han ridser projekttrekanten op, hvor indholdet er i den ene spids, tid i en anden spids og ressourcer i en tredje. Hvis scope i den ene spids bliver større, har du så nødvendigvis tid og penge nok til at opfylde det?
”Nogle projektledere er ikke så gode til at lægge mærke til, at projektets scope har ændret sig. Hvis du registrerer fremdriften ved kun at se på ressourceforbruget, så undervurderer du ofte restforbruget. Altså, hvis du har brugt 72 procent af pengene, er det ikke sikkert, at projektet er 72 procent færdigt,” siger han.
”Ser du det i tide, har du mange handlemuligheder, men ser du det først den dag, du skal aflevere, kan du komme til at ligne en klovn.”
Hvis Henrik Bjerregaard Nielsen derfor skulle nævne én ting, der kunne gøre en stor forskel i dine projekter, så ville det være projektstyring.
I udlandet findes der ofte en Project Controls Manager, der tager sig af det, men i Danmark er det endnu ikke en stor del af projektkulturen, selvom der findes uddannelse med tilhørende it-værktøjer, der kan afhjælpe problemet.
Føler du nogle gange, at det automatisk forventes, at du er skarp til at styre din egen tid, fordi du er projektleder?
Henrik Bjerregaard Nielsen mener ikke, at dette nødvendigvis er en naturlov at kunne som projektleder, og derfor synes han, at projektledere burde fokusere mere på denne kompetence.
”En effektiv projektleder gør en stor forskel, men det er altså ikke en evne, du nødvendigvis er født med! Det kan være ekstremt travlt at være projektleder, og du skal kunne bearbejde enorme datamængder på ingen tid og sortere i, hvad der er vigtigt, og hvad der haster. Så dit talent for overblik er hele tiden på prøve som projektleder, og du kan risikere at gå ned med stress, fordi alle river og flår i dig,” siger han.
Derfor ville det ifølge projektledelseskonsulenten være sundt at fokusere på gode vaner – som at man ikke skal spilde møder ved ikke at have en agenda – for det kan gå ud over ens evne til at levere et ordentligt projekt. Planlæg maks. 70 procent af din uge, 50 procent af din måned og 30-40 procent af dit år. Så er der også tid til det, der ikke kan forudses.
“Projektledelse handler i meget høj grad om relationer mellem mennesker.”
Mange projekter handler om forandring, så mange projektledere kunne få noget ud af at dygtiggøre sig inden for forandringsledelse. Du kan her låne lidt fra værktøjskassen for ledere. Hvis et projekt for eksempel skal muliggøre en organisations indtog på et nyt forretningsområde, så er det ikke nok eksempelvis at levere det nye it-system dertil. Man skal også sørge for at træne medarbejdere og ledere i det nye og give dem tid til at tænke over, hvad forandringerne betyder for dem.
Hvis du interesserer dig for den effekt, projektet på længere sigt skal medvirke til at opnå, melder der sig ofte en række initiativer, som den modtagende organisation skal forholde sig til og naturligvis afsætte ressourcer til. Hvis vi eksempelvis ser på et projekt om belysning af en parkeringsplads, kunne det udlægges som, at der skal opsættes 26 lygtepæle med bestemte dimensioner, overfladebehandlinger og kabler. Men den kan også udlægges som, at parkeringsarealet skal være tilstrækkeligt oplyst, så det overalt i lygtetændingstiden året rundt er passende belyst, svarende til Bygningsreglementets krav. Førstnævnte fokuserer på leverancerne og sidstnævnte på effekten eller nyttevirkningen, projektet skal muliggøre.
Projektledelse handler i meget høj grad om relationer mellem mennesker, og det giver simpelthen en større træfsikkerhed og højere effektivitet i projekterne, at du træner dig til at se projektet med kundernes eller de vigtigste interessenters øjne og indrette din styringssløjfe efter deres behov for indflydelse og information.
I 2018 skal du med andre ord både styre projekterne og din egen tid bedre, og du skal kunne lede den forandring, som dine projekter fører med sig. Derudover vil det også være fordelagtigt, hvis du sætter dig ind i programledelse af superprojekter og agil projektledelse, som breder sig endnu mere i 2018.
