26. marts 2014
Kirsten Andersen, konsulent
Få 8 tips til at skabe god mødeledelse, der styrker din virksomheds mødekultur
Møder. Vi holder mange af dem. Rigtig mange. Og én ting er sikkert – vi får snakket om tingene. Det er vi danskere rigtig gode til. Spørgsmålet er bare, om der også kommer noget ud af de mange møder? Hvordan er mødeledelsen i din virksomhed? Alt for ofte fører en for slap – eller slet ingen – mødeledelse til, at mødedeltagerne sidder ukoncentreret som passive modtagere og er mere optagede af at komme tilbage til deres arbejde end at være til stede på mødet. Resultatet af manglende mødeledelse er ineffektive møder uden output og uden tydelige beslutninger eller konklusioner.
Som mødeleder er det din opgave at forberede mødet, sikre at deltagerne kommer godt og effektivt igennem mødet, og at der skabes resultater. Når du træder i karakter som mødeleder, kan de andre tilstedeværende koncentrere sig om deres rolle som mødedeltagere og skal ikke sidde og bekymre sig om mødeledelsen. Som mødedeltager er det en befrielse, når en mødeleder tør være tydelig og tager rollen på sig. Der er flere elementer, du bør være opmærksom på som en god mødeleder. Derfor er det ikke underligt, at der ind imellem smutter noget. Heldigvis er der hjælp at hente. Et helt konkret værktøj, du kan benytte til at professionalisere dine møder, er ”Det ideelle møde”.
Sådan bliver du en succesfuld mødeleder: |
| Forventningsafstem Udsend på forhånd en udførlig dagsorden. På den måde skaber du fælles forventninger til, hvad der skal ske på mødet, og hvad mødets resultater skal bruges til. |
| Indled professionelt Start mødet med at italesætte formål, roller, dagsorden og tidsdisponeringen. Det er meget lettere at lede mødet, når deltagerne har haft lejlighed til at forholde sig til såvel formål som dagsorden og erklære sig enige i, at der er tale om en fornuftig måde at gribe mødet an på – herunder den tidsmæssige disponering. |
| Lav optakt til emner Sørg for en optakt til hvert enkelt punkt på dagordenen. Fx kan du bruge et par minutter på at præcisere, hvad der er baggrunden for punktet. Hvis ansvaret for punktet ligger hos en af de andre tilstedeværende, kan du som mødeleder give ordet til vedkommende, så han eller hun kan ridse problemstillingen op. |
| Brug spørgeteknik Som mødeleder er det din opgave, at trække meninger, synspunkter og erfaringer frem. En af de vigtigste metoder er spørgeteknik. Spørgsmål kan være med til at inspirere, afprøve formodninger, opklare misforståelser mv. Undervejs skal du også som mødeleder prøve at bestemme synspunkternes styrke og hele tiden være opmærksom på, hvordan de forskellige deltagere påvirkes og eventuelt ændrer holdninger og synspunkter. |
| Skab fremdrift Hav fokus på at sikre fremdrift under drøftelserne. Vi skal som gruppe opleve, at vi kommer videre og ikke bare siger det samme flere gange. |
| Skab overblik Ved hjælp af resuméer kan du samle trådene. Et godt resume klarlægger, hvilke punkter på dagsordenen man er enig eller uenig i, samt på hvilke områder der eventuelt er behov for at gå dybere i emnet. På den måde kan resumeet være med til at skabe klarhed i en diskussion, der måske er ustruktureret eller ligefrem kaotisk. |
| Luk hvert punkt Få afsluttet hvert punkt først med en prøvekonklusion/prøvebeslutning efterfulgt af den endelige konklusion/beslutning. Prøvekonklusionen kan f.eks. lyde: Er vi enige om, …? Det er nu, deltagerne har mulighed for at påpege misforståelser eller komme med tilføjelser til prøvekonklusionen. Først herefter formulerer du som mødeleder den endelige konklusion/beslutning – herunder hvem der fører beslutningen ud i praksis samt eventuelle deadlines. |
| Afslut mødet professionelt Brug de sidste minutter på at resumere mødets konklusioner – endnu engang – det er med til at øge sandsynligheden for, at alle går fra mødet med samme billede af, hvad der er aftalt. |
Ved at følge disse 8 råd er du et skridt tættere på ”Det ideelle møde” til glæde for både dig selv, dine mødedeltagere og ikke mindst referenten på mødet. For referenten er det nemlig specielt godt at sidde til bords med en mødeleder, der bruger dette værktøj, da referenten slipper for hele tiden at skulle kæmpe med usikkerheden om, hvad der egentligt bliver aftalt, og hvad de vigtigste bevæggrunde for en evt. beslutning var. Referatet bliver nemmere at udarbejde, og der er en større sikkerhed for, at referatet afspejler det aftalte. Resultatet er et effektivt møde med klart fokus og brugbare beslutninger. Held og lykke med at stramme op på jeres mødekultur!
