26. januar 2023
Den moderne leder skal kunne facilitere møder og processer. Det er ikke længere nok kun at lede dem. Bliv klogere på rollen som facilitator i artiklen nedenfor.
Mange ledere oplever, at møder, workshops, implementerings- og udviklingsopgaver fylder en stadig større del af deres arbejdstid. Ledelsesopgaven er under forandring, og her kan faciliteringskompetencer være en stor hjælp. Større og mere komplekse opgaver skal varetages af og løses på tværs i organisationer. Enkle løsninger findes sjældent. Styrkede evner til at kunne facilitere tilbyder dig som leder en vej til fastholdelse af effektivitet og fremdrift i det komplekse.
Har du også dage eller uger med en ”væg til væg-kalender”? Begrebet er en reference til en kalenderdag optaget af møder fra morgen til aften. Nogle ledere kan have en sådan kalender flere uger ud i fremtiden. Hvad der yderligere forstærker problemstillingen er en oplevelse af, at klassisk mødestyring sjældent resulterer i de nødvendige beslutninger. Udtalelser såsom: ”Nej, det kan vi ikke, fordi…”, ”Det er jeg stærkt uenig i…”, ”Vi skal også huske, at…”, ”Hvis vi gør det, så tager vi ikke højde for…” kan blive ved med at forhale fremdrift og beslutninger. Det er kontraproduktivt, men der kan heldigvis gøres noget ved det.
En undersøgelse foretaget af Ledernes Hovedorganisation i 2015, som er baseret på svar fra 2.189 ledere, viser, at de gennemsnitligt bruger 10 timer om ugen i et mødelokale. Ud over de 10 timers møde, bruger lederne over syv timer på forberedelse og efterbehandling af møder i løbet af en normal arbejdsuge. Det svarer cirka til en halv arbejdsuge. Kigger man isoleret på mere videnstunge organisationer, kan man fristes til at antage, at disse tal er endnu højere. Tallene indikerer en stigende nødvendighed af, at ledere skal kunne afvikle møder og workshops mere effektivt.
”Forestil dig at kunne skære 20 % af længden på alle møder. Det kan faciliteringsværktøjer hjælpe dig med.”
Hvordan kan facilitering bidrage til dit lederskab, så du kan skabe mere effektive møder og ideelt også færre møder? Facilitering kan kort beskrives som evnen til at skabe situationer, hvor vi taler om det samme på samme tid og på samme måde frem mod en ønsket udvikling eller fremtid. En sådan tydelighed skaber større klarhed og langt mere effektive møder.
Mange møder lider under en debatterende arbejdsform, hvor den rigtige vej frem diskuteres. Med en faciliterende tilgang tilbyder du som leder en mere udforskende arbejdsform, hvor temaer guides gennem nogle adskilte faser understøttet af diverse faciliteringsredskaber og -tilgange. En sådan fasebevidsthed kræver et metablik på samarbejdsformen. Du er nødt til at se møder som en proces, hvor lederens primære opgave er at have fokus på, hvordan der samarbejdes, og sekundært at kvalificere de forslåede løsninger.
I praksis betyder denne faciliterende tilgang til ledelsesopgaven, at man oftest starter møder og workshops med en nøgtern beskrivelse af situationen: Hvad ved vi? Efterfulgt af en inddragelse og undersøgelse af forskellige ofte modsatrettede faglige såvel som organisatoriske perspektiver. Med afsæt i denne kompleksitet kan forskellige mulighedsscenarier udforskes, og først herefter påbegyndes en dialog om, hvad der er de første kloge skridt på vejen mod en løsning.
Mange møder er udfordret af, at mødedeltagerne er i gang med alt dette på én og samme tid. Det hæmmer fremdrift og er ofte en frustrerende og energikrævende samarbejdsmåde.
”Faciliterende ledere skaber både bedre løsninger og styrker tilliden til deres medarbejdere.”
Ressourceforbruget til møderne er en ting. Evnen til at træffe relevante beslutninger er en anden. Mange ledere befinder sig i situationer, der i praksis kun svært lader sig overskue. Fra et mere teoretisk perspektiv kan man tale om at planlægnings- og ledelsesopgaven er blevet kompleks. Tidligere var den måske nok kompliceret, men den kunne fuldbyrdes. Kompleksitet kan defineres som, at flere faktorer påvirker situationen og hinanden på ukendte måder, og evnen til at forudsige konsekvenser af foreslåede handlinger reduceres. Når udfordringerne ændrer karakter – fra det standardiserede og håndtérbare til et løbende udviklings- og forandringsfokus – bliver det en udfordring, at mange af de værktøjer og forestillinger om ledelse og gode arbejdsgange, der præger os, har rødder i det arbejdsliv, der var engang.
Dette paradigmeskifte kræver et mere radikalt skifte fra en problemløsende til en faciliterende måde at arbejde med ledelsesopgaven på. Ledelse og arbejdsgange skal i stedet fokusere på at facilitere løsningerne frem i samspil med de involverede og have tillid til, at målene nås, når bare vi arbejder med dem løbende. En sådan tilgang understøttes bedst af stærke facilteringskompetencer. Kompetencer der vil skabe fremdrift i fastkørte processer og samtidig give en større grad af tryghed i omgivelserne end den, som de ofte utilstrækkelige klassiske ledelses- og planlægningsdyder tilbyder.
Teoretisk og metodeunderstøttede faciliteringskompetencer kan styrke udbyttet og bidrage til udvikling af møder og samarbejdssituationer, så de forløber mere effektivt. Forestil dig at kunne skære 20 % af længden på alle møder. Facilteringsredskaber kan ligeledes højne energiniveauet, og relevante beslutninger kan træffes på mere engagerende og involverende måder.
Faciliterende ledere skaber derfor ikke blot bedre løsninger, den involverende tilgang styrker også tilliden mellem dig og dine medarbejdere. Så hvorfor ik´ komme i gang med en mere faciliterende lederstil? Hvis du har brug for viden, værktøjer og træning til at facilitere din møder, processer, forandringsprocesser osv., så se nærmere på kurset “Lederen som facilitator af innovation og forandring”, der er et leder kursus.
