20. januar 2023
Mange tror, at man kan kopiere formen på et fysisk møde over i et virtuelt univers. Men det ender ofte ikke godt. Resultatet er uengagerede deltagere og et ringe udbytte. Læs med, og få indblik i forskellen på fysiske og virtuelle møder, samt hvordan du holder værdifulde virtuelle møder.
Den voksende globalisering betyder, at flere og flere danske virksomheder har medarbejdere placeret på forskellige geografiske lokationer. Da det både er dyrt og tidskrævende at samle folk til fysiske møder, stiger mængden af virtuelle møder.
Det giver mening, for der er mange penge at spare ved at kommunikere virtuelt. F.eks. gik IKEA fra at have cirka 14.000 virtuelle møder til at have 190.000 virtuelle møder om året, hvilket sparede IKEA 75 millioner euro alene på rejseudgifter de tre første år. Derudover sparede IKEA rigtig meget arbejdstid, da nogle medarbejdere før brugte 80 procent af deres arbejdstid på rejse- og mødeaktivitet*.
Men før du stirrer dig blind på den potentielle besparelse, må du ikke glemme, at du ikke uden videre kan overføre formen på det fysiske møde til det virtuelle møde, for det kræver noget andet at skabe effektive, virtuelle møder. Denne forskel får du indblik i nedenfor, hvor du får 10 gode råd til, hvordan du kan gøre dine virtuelle møder endnu mere effektive.
Virtuelle møder kræver en strammere struktur for at være effektive. I modsætning til fysiske møder opstår kommunikationen og sparringen nemlig ikke af sig selv, og deltagerne bliver hurtigt passive. Det stiller krav til mødelederen om en stram og inspirerende agenda med definerede tidspunkter, hvor alle deltagere har en klar opfattelse af, hvad vedkommende forventes at byde ind med.
Mødelederen skal således på forhånd klart kommunikere, hvilket bidrag den enkelte skal forberede eller tage stilling til. Hvis rammen for det virtuelle møde ikke er stram, så kører mødet hurtigt i grøften, og deltagernes opmærksomhed smuldrer.
Det mest forstyrrende for et virtuelt møde er teknik, der driller. Forbindelser der tabes. Deltagere som ikke kan logge på. Dårlig belysning, så man ikke kan se hinanden osv.
Hvis man som virksomhed gerne vil konvertere en del af sine møder til virtuelle møder, så skal man investere i at skabe et ordentligt teknisk fundament. Man skal ikke gå ned på udstyr, og man skal sikre uddannelse i virkemidlerne, for ellers bliver mødesikkerheden så udfordret, at det kan blive svært at opnå resultater via virtuelle møder.
Mødedeltagere, som ikke forventes at bidrage aktivt på et virtuelt møde, bør ikke inkluderes. Det er spild af deres tid, og de kan virke forstyrrende for de andre. Afgræns antallet af deltagere til de absolut nødvendige for at sikre et stramt fokus på fremdrift.
Når vi er i samme rum, er det lettere for os at kommunikere. Derfor stiller det større krav til den virtuelle mødeleders evner som facilitator.
Hvordan kan du få sat skub i kommunikationen? Hvordan kan du hjælpe dialogen på vej gennem aktiv inddragelse af de enkelte deltagere i mødet? Regn ikke med, at du får noget forærende, og hav en plan for at få dialogen i gang.
Virtuelle møder er mere effektive, når de holdes korte. Helst under 1 time. Er der meget, som skal diskuteres, så del agendaen op i mindre dele, og hold i stedet en serie af møder. Vi har sværere ved at holde fokus, når mødet er virtuelt, og det håndterer du ved at bryde møderne op i mindre bidder.
Sørg for, at der er en klar forventning om, at mødedeltagerne gør sig klar til mødet nogle minutter før start. Tjek eksempelvis, at teknologien virker. Der spildes utrolig meget tid på mødedeltagere, som ikke er logget på, når mødet starter, og som for sent opdager en teknisk udfordring.
Det er stærkt forstyrrende for både mødedeltagerne og omgivelserne, hvis man forsøger at deltage i et virtuelt møde, mens man sidder i et storrum**. Foreslå i stedet deltagerne at booke et mødelokale, så de har en rolig ramme og ikke forstyrrer deres kollegaer.
Nogle problemstillinger er så komplekse, at det bliver for svært at holde dem virtuelt. Det kan være mødetyper, hvor der indgår meget diskussion og innovation, og hvor udbyttet er størst, hvis man kan bygge videre på hinandens ideer. Her kan det virtuelle møde komme til kort, eller det kan være nødvendigt at kombinere fysiske og virtuelle møder – hvis det altså er muligt.
Hvis det virtuelle møde skal være effektivt, kræver det, at alle deltagere bidrager og har forberedt sig på forhånd.
Det virtuelle mødes svaghed er nemlig, at det er nemt at koble ud og lave andre ting, og derfor må alle bidrage og tage ansvar i højere grad på et virtuelt møde. Skab en fælles forståelse for den præmis ved at aftale et sæt spilleregler.
Hvis der er mange deltagere på et virtuelt møde, bliver det hurtigt nemt at være passiv. Ofte har de bedste virtuelle møder et begrænset antal deltagere. Men hvis man er mange involverede, kan man i stedet prøve at dele møderne op og viderebringe viden fra møde til møde.
Vi håber, at rådene kan inspirere dig til mere effektiv virtuel mødeledelse. Hvis du har brug for mere viden og værktøjer, så tilmeld dig et af vores online kurser inden for virtuel facilitering.
Held og lykke med dine møder i den virtuelle verden!
* “IKEA sparer formuer på virtuelle møder”, Berlingske Sektion 3, 2014
** Undersøgelse af Henrik Holt Larsen, professor på CBS
