Sådan opbygger og vedligeholder du det gode samarbejde

Hvordan det gode, effektive samarbejde opbygges og vedligeholdes er ofte overladt til deltagerne selv. Det er som om, vi tager for givet, at mennesker pr. definition er gode til at samarbejde. At de nødvendige strukturer og processer, som et samarbejde er afhængig af, opstår af sig selv.

Min erfaring er, at et effektivt samarbejde opstår i krydsfeltet mellem struktur, processer og interpersonelle relationer. En tydelig struktur skaber rammen, gode processer sikrer en smidig arbejdsform, og stærke relationer fremmer engagement og motivation. Som den ansvarlige for et konkret samarbejde, bør du derfor altid overveje, hvordan du kan skabe de bedste forudsætninger for at samarbejdet lykkes ved at fokusere på alle 3 dimensioner samtidig.

Fokus på samarbejdets tre dimensioner gør sig især gældende, hvis du er “uformel” leder af et samarbejde (det kan være som projektleder, koordinator, tovholder eller lign) eller hvis du har ansvaret for et tværgående samarbejde.

1. Den strukturelle dimension

Den strukturelle dimension fokuserer på de ydre rammer, der understøtter samarbejdet. Følgende fire områder er helt centrale at skabe enighed og accept om:

• Tydelig rolle/ansvarsfordeling
  Når roller og ansvar er klart defineret, undgår man forvirring og overlap i opgaver. Det sikrer, at hver deltager ved, hvad der forventes af dem, og hvordan deres arbejde bidrager til det samlede mål.
• Udarbejdelse af spilleregler for samarbejdet
  Tydelige og fælles accepterede spilleregler sikrer, at alle i samarbejdet forstår, hvordan de skal agere, og hvilke normer der gælder. Dette kan omfatte mødeetikette, samværsformer og kommunikationsstandarder.
• Fælles opgaveforståelse
  Alle deltagere skal have en fælles forståelse af de forventninger, der er til gruppens arbejde og deres betydning for helheden. Dette kan opnås gennem grundig briefing, fælles meningsskabelse og løbende samtaler om formål og mål.
• Klart mandat til den ansvarlige
  Den, som får ansvaret for at komme i mål med samarbejdet, har brug for et tydeligt defineret mandat fra basisorganisationen. Mandatet skal give den ansvarlige autoritet til f.eks. at tage initiativer, sætte ting til debat, skubbe på for beslutninger og træffe andre vigtige valg.

3. Den interpersonelle dimension

Den interpersonelle dimension fokuserer på kvaliteten af de menneskelige relationer i samarbejdet. Et trygt og tillidsfuldt samarbejde er en forudsætning for, at den enkelte kan og vil bidrage til det fælles arbejde.

Følgende tre områder er helt centrale at skabe enighed og accept om:

• At træde ud af den professionelle rolle
  Når vi kender lidt til andre menneskers liv; deres drømme og ambitioner, deres kampe og tvivl og deres sårbarhed så påvirker det positivt samarbejdet da vores respekt og tålmodighed øges. Som ansvarlig for et samarbejde bør du derfor være en rollemodel som selv åbner lidt op for det som ligger udenfor den professionelle rolle for at animere andre til at gøre det same.
• Opbygning og vedligeholdelse af psykologisk tryghed
  At skabe en kultur præget af psykologisk tryghed kræver, at deltagerne respekterer hinandens synspunkter, at den enkelte føler sig tryg ved at ytre sig, og at samarbejdet er præget af en åben, nysgerrig dialog. Som ansvarlig for samarbejdet bør du løbende arbejde med at; sætte de nødvendige rammer, inviterer til deltagelse og reagere tydeligt – men konstruktivt på overtrædelser fra deltagerne.
• Inkluderende sprog
  Den måde, vi taler med hinanden på, har afgørende betydning for den enkeltes engagement og oplevelse af at blive anerkendt for sit bidrag. Som ansvarlig for samarbejdet bør du derfor sikre dig at den måde, vi taler til og om hinanden er præget af respekt for de forskellige holdninger, overbevisninger og værdier, som den enkelte tilslutter sig og er drevet af.