28. januar 2023
Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist
Med et stigende antal virtuelle møder på arbejdspladsen, skal du som procesleder eller mødeleder forberede dig på en helt ny rolle, hvor du mere aktivt skal sikre konstante mikroinvolveringer for at få skabt et godt og konstruktivt møde. Få indsigt i rollen nedenfor.
Synes du, det lyder mærkeligt at skulle holde møde med kolleger, der står og laver mad, eller bare generelt sidder og arbejder med noget andet under mødet? Så må du hellere forberede dig, for det er det, dine kolleger laver i det nye virtuelle rum, hvor vi mødes uden at være fysisk til stede.
“Folk har en tendens til at invitere bredt på virtuelle møder”.
Mange medarbejdere er med andre ord ikke til stede i møderne til trods for, at de er koblet på mødet. Det skyldes ifølge proceskonsulent i Mannaz Morten Flørness Kerrn-Jespersen blandt andet, at teknologien er så nem at bruge, at man kan få alle med på denne type møde, og det gør, at man inviterer alt for bredt ud.
”Der er blevet opbygget en uhensigtsmæssig mødekultur på de virtuelle møder, hvor man ender med at spilde en masse menneskers tid. Man ville aldrig invitere 30 mennesker til et fysisk møde, men det er nemt i et virtuelt møde. Så mange oplever, at de ikke ved, hvorfor de er med til mødet og derfor bare ’er der’ for så at sidde og lave noget andet undervejs,” siger han.
Ligesom i fysiske møder skal det kun være de rigtige, der deltager i mødet, og man skal tænke over, hvad der er et godt antal mødedeltagere i forhold til at lykkes godt med mødet. Hvis du eksempelvis vil have kvalificerede dialoger, der kommer i dybden, skal du hellere holde to møder med 5 deltagere i hver, end et møde med 10 deltagere.
”Problemet er, at folk har en tendens til at gøre det modsatte og invitere bredt på virtuelle møder,” siger Morten Flørnæss Kerrn-Jespersen.
Din opgave som proces-/mødeleder er at forberede møderne helt anderledes minutiøst end ved et almindeligt fysisk møde.
Når medarbejdere er ukoncentrerede, og man ikke har samme fornemmelse for hinanden, som hvis man sidder i samme lokale, vil der være noget, der går tabt, siger Morten Flørness Kerrn-Jespersen.
”Det kan give nogle oplevede problemer i forhold til at træffe beslutninger, fordi vi måske tror, vi træffer beslutningerne inde på det fysiske møde. Men i virkeligheden træffer vi lige så meget beslutningerne i de efterfølgende dialoger hen over skrivebordene eller ude ved kaffeautomaten,” forklarer han og fortsætter:
”Når man mødes virtuelt, har man kun det møde, og bagefter er man væk fra hinanden og mødes ikke lige i de uformelle rum.”
Derfor er din opgave som proces-/mødeleder at forberede møderne helt anderledes minutiøst, i forhold til hvordan du vil facilitere det, end ved et almindeligt fysisk møde. Ved et almindeligt møde går snakken hen over bordet, og så laver man nogle stop undervejs. Med de virtuelle møder skal man hele tiden sikre involvering af deltagerne på mødet, så deltagerne ikke kun lytter eller stempler mentalt ud af mødet og begynder at lave noget andet.
”Det er meget svært at få folk til at tale til et konferencemøde, fordi man er med ’på distance’, så det kan være svært at gå i dybe dialoger. Derfor kan man se det lidt som at være en buschauffør, der hele tiden skal trække ind til siden for at se, om alle er med, før han kører videre,” siger Morten Flørness Kerrn-Jespersen om at sikre de løbende responser fra mødedeltagerne.
Du skal hjælpe deltagere på et virtuelt møde med at holde fokus, så de ikke begynder at købe ind over nettet eller begynder at spille computerspil.
Den metode kan virke lidt staccato i et fysisk møde, hvor snakken går mere flydende, men det er også gaven ved det virtuelle møde, mener konsulenten og uddyber:
”De mange stop, de mange opsummeringer og den meget stramme styring virker mere naturligt i et virtuelt møde, fordi der ikke er nogle normer for det sociale aspekt som på det fysiske møde, der også er en socialiseringsøvelse, hvor vi skal tale os frem til ting.”
Til gengæld skal du hjælpe deltagere på et virtuelt møde med at holde fokus, så de ikke begynder at købe ind over nettet eller begynder at spille computerspil.
Det er også vigtigt at sætte mødet ordentligt i gang og lave kontrakter med deltagerne om dos and don’ts under mødet som for eksempel, om det er ok at tjekke e-mails. Ellers kan det være svært overhovedet at få noget ud af de virtuelle møder, som der bliver flere og flere af. Men det er ikke umuligt, så nedenfor får du konsulent Morten Flørness Kerrn-Jespersen råd til, hvordan du som proces-/mødeleder håndterer de virtuelle møder.
Hvis du har brug for mere viden og værktøjer, så tilmeld dig et af vores online kurser inden for virtuel facilitering.
