25. marts 2020
Af Mette Bundgaard, konsulent og ekstern underviser hos Mannaz
Arbejder du også hjemmefra i disse Corona-tider, så vi kan stå sammen ved at arbejde hver for sig for at bryde Corona-smittekæderne? Uanset om du er nybegynder eller erfaren i hjemmearbejde, er her nogle god råd, så du forbliver motiveret og produktiv.
Siemens, Nordea, Google, Microsoft, DK Company – ja mange virksomheder i Danmark og verden over har i de sidste par dage udrullet obligatorisk hjemmearbejde for at mindske spredningen af Covid-19. Og det er realistisk at antage, at ”hjemmekontoret” vil blive den nye hverdag for mange af os i et stykke tid taget i betragtning af myndighedernes seneste udmeldelse om, at Corona-virus officielt har nået ”pandemisk” status.
Nogle arbejder hjemmefra for første gang, hvilket betyder, at de skal finde ud af, hvordan man kan blive på opgaven i et nyt miljø, der muligvis ikke egner sig til produktivitet. Her kommer et par gode råd til, hvordan du kan arbejde produktivt og motiverende på din hjemmearbejdsplads.
Telefonisk kontakt dvs. ”ude af syne” er ikke den mest motiverende kommunikationsform, og det kan reelt være en udfordring for mange at føle sig isoleret ift. sin arbejdsplads. Så når du kommunikerer med din leder eller kollegaer fra hjemmet, vil jeg anbefale, at det foregår via visuel kontakt over Teams, Skype, Facetime eller via andre visuelle kommunikationsplatforme.
Coronavirus eller ej, nøglen til succes i forhold til at arbejde hjemmefra er klar kommunikation med din leder og at vide nøjagtigt, hvad der forventes af dig. Gerne på daglig basis.
De fleste mennesker tilbringer den normale arbejdsdag i nærheden af deres leder, hvilket betyder, at kommunikation er let og ubesværet. Det betyder også, at hverken leder eller medarbejdere er vant til denne nye form for samarbejde.
Spørg om din leder har tid til et 10-minutters online møde for at sparke dagen i gang eller for at afslutte dagen. Det vil de fleste ledere gerne, de har ofte bare ikke tænkt på det. Det vil også gøre det lettere for dig at skabe en struktureret arbejdsdag derhjemme.
Langvarigt hjemmearbejde kan potentielt påvirke moral og produktivitet. Derfor er det vigtigt, at I som kollegaer også sørger for at interagere med hinanden.
Lav virtuelle kaffemøder, formiddagspauser eller frokoster, hvor I får diskuteret de ting, I normalt ville diskutere i kantinen. Det er en god måde at være sammen på, selvom det helt sikkert er lidt underligt i starten, men det er også sjovt, da alle er i samme båd. At være i samme båd tilføjer en smule lethed i et ellers vanskeligt miljø. Fællesskab er trods alt den bedste form for motivation og produktivitet.
Jeg vil ikke anbefale, at du sidder hjemme i din pyjamas og laver dit arbejde. Tag et brusebad, og klæd dig på, som om du skulle afsted på arbejdspladsen.
Hvis du ikke har et specifikt hjemmekontor, kan det forårsage, at du ikke er så produktiv, som du kunne være. I stedet for bør du gøre så meget, du kan, for at oprette en ad hoc skræddersyet plads udelukkende til arbejde. Kan du finde en skærm eller 2, et tastatur og en mus? Så skynd dig at finde det frem. Undersøgelser viser nemlig, at hvis man har et dedikeret arbejdsområde, hvor man kan koncentrere sig, så er man op til 65% mere effektiv.
Du er altså nødt til at sætte dig selv ind i den sindsstemning, at du virkelig er på arbejde.
Det er vigtigt at signalere til dem, der bor sammen med dig, at du er på arbejde. Opret grænser i dit hjem, som dine familiemedlemmer forstår. Det kan f.eks. være: Når døren er lukket, foregiver jeg ikke at være her. Eller når jeg har mine høretelefoner på, så skal I ikke forstyrre mig.
Hvis du har små børn hjemme, og I er flere, der arbejder hjemmefra, så kan I evt. planlægge jeres arbejdstid forskudt i løbet af dagen, så alle tilgodeses.
Hvis du skal være så effektiv som mulig, er det vigtigt, at du beslutter dig for nogle tidsrum, hvor du vil arbejde fokuseret. Hvis du ikke gør det, er der stor risiko for, at du kommer til at gå til og fra arbejdet, og så strækker du din arbejdstid ud over en længere periode end nødvendigt. Og du får ikke den rette kvalitet i de opgaver, som kræver koncentration.
Hvis du arbejder struktureret og fokuseret i 3-4 timer om dagen, kan du nå mindst lige så meget som på en hel dag på din normale arbejdsplads, da der naturligt er fjernet en del tidsrøvere i form af støj, unødvendige afbrydelser, spørgsmål, kaffe, printer mm.
Til fokusarbejde er min absolut bedste anbefaling at bruge P0modoro-teknikken. Den øger din effektivitet betragteligt, og du kan med god samvittighed holde flere pauser. Den er supernem at komme i gang med, og du kan se en kort video om, hvordan du kommer i gang HER.
Det er ikke alle, der er skabt til hjemmearbejde. Nogle kan simpelthen ikke motivere sig selv, eller de mestrer ikke at strukturere deres arbejde hjemmefra. Dem skal du hjælpe ved at tjekke ind online/visuelt minimum 1-2 gange om dagen.
Det er ikke for at være politibetjent, men for at guide dem til, at de får noget fra hånden og evt. hjælpe dem med prioritering af arbejdsopgaver og gode råd til arbejdsindretning, strukturering af hjemmearbejdsdagen og fokustid.
Du kan altså selv være med til at skabe en produktiv og motiverende hverdag, så du både kan prioritere familien, kollegaerne og arbejdet. Det er bare at komme i gang med ovennævnte gode råd.
Så skal du ”bare” i form for at indhente den. Få træning i og redskaber til at planlægge din tid bedre og fremme din effektivitet, så du kan få indhentet dine tidsrøvere og komme først over målstregen.
Deltag på kurset ”Personlig planlægning og effektivitet”
