30. august 2021
Jan Vælds & Søren Møller, forhandlingsspecialister og undervisere hos Mannaz
I svære forhandlinger gør personforståelse og tilpasning af strategi og argumentationsstil en stor forskel på resultatet. Dette er et effektivt og praktisk element fra videregående forhandlingsteknik. Læs med, og bliv klogere.
Erfarne og succesrige forhandlere forklarer ofte, at de mest udfordrende forhandlinger er dem, hvor modparten er en person, som er svær at finde den rette forhandlingsstrategi overfor og ikke mindst at finde den rette måde at argumentere og forklare centrale forhold i forhandlingen på.
På langt de fleste forhandlingskurser bliver der undervist i interessebaserede teknikker og i win-win tænkning. Dette bliver nogle gange udsat for kritik med kommentarer om, at den praktiske verden er mere hård end det.
Hvis man interviewer meget succesrige forhandlere, viser det sig dog, at de netop anvender disse to forhandlingsteknikker. Det, der til gengæld ofte adskiller dem fra andre, er, at de er meget faste og vedholdende, samtidig med at de bevarer den gode kontakt og den respektfulde kommunikation.
Når erfarne forhandlere vil videreudvikle denne evne, er det oftest nyttigt at træne i argumentationsteknikker, der er tilpasset den enkelte person, man sidder overfor i en forhandling. På den måde kan man opnå, at den vedholdende interesseargumentation passer til og accepteres af modparten.
Ud fra forskellige persontypemodeller (især Enneagrammet, MBTI og Insight) kan man definere en række argumentationsteknikker, som kan tilpasses den enkelte forhandlingsmodpart.
Det vigtigste fokus for at kunne anvende strategi- og argumentationsteknikker er at kunne aflæse situationer samt personer og kunne vælge fleksibelt imellem de forskellige teknikker.
De nedenfor beskrevne trin 1 og 2 er relativt enkle at opøve for erfarne forhandlere.
Når forhandlinger er vanskelige og vigtige, og det giver mening at overveje sin forhandlings- og argumentationsstrategi, er første fase i valg af argumentationsstrategi at aflæse situation og person klart. Afhængig af erfaring og træning kan adfærdsparametre eller persontypeparametre anvendes til dette.
Argumentationsstrategi og -stil bygges mest enkelt op ud fra en motivationsmodel. Ud fra de aflæste adfærdsparametre vurderes, hvilken argumentationsstil skaber mest respekt og bevægelse i forhandlingen.
Forretningseksemplerne nedenfor er konkrete og reelle eksempler. Dog er historierne skrevet anonyme. Begge forhandlinger drejer sig om projekter på mellem 10 og 20 mio. kr.
En systemleverandør forhandler med en stor kunde. Implementeringen af et anlæg er igangsat hos kunden. Den ansvarlige direktør hos den store europæiske kunde er ekstremt udfordrende, direkte og opfattes meget provokerende.
Leverandørorganisationen er noget rystet over de mange spørgsmål, kritikpunkter og udfordrende kommentarer. Kunde og projekt er vigtige, og leverandøren forsøger at mindske problemernes størrelse ved at forklare og love at lave løsningen, selvom det normalt ikke kan estimeres præcist, hvor lang tid det tager at løse problemerne.
Ved hjælp af persontypefortolkning af den ansvarlige direktør hos kunden vurderes kommunikationsformen til at skulle være ”besluttende og direkte”, som nr. 5 i boksen nedenfor – også når løsningerne ikke er konkret definerede.
Eksempelvis: ”Vi kan ikke estimere løsningstiden, men vi kommer tilbage om 1 uge med et sikkert estimat” i stedet for: ”Vi prøver at fixe problemet inden for 1-2 uger”.
Da forhandlingsstrategi og -stil blev tilpasset, kom der hurtigt større kommunikationsklarhed, færre frustrationer, færre klager og større faktureringsmulighed.
En stor produktionsvirksomhed forhandler med en stor teleleverandør om en ny teleaftale for de næste 1-4 år. Kunden forsøger at presse prisen og lave minimerede løsninger på nogle områder for at få en billigere aftale med teleleverandøren.
Persontypeanalysen viste, at teleselskabets primære sælgende projektleder ikke var stærkt fokuseret på konkrete detaljer, men mere på langsigtede visionære udviklingsmuligheder.
Argumentationsstrategi og -stil blev vurderet til strategi nr. 4 i boksen nedenfor. På baggrund af dette blev strategi og stil derfor omlagt til mere mulighedsorienteret, generel og entusiastisk argumentation.
Indkøberen besluttede derfor at invitere leverandøren til at bruge aftalen i markedsføring og invitere nye potentielle kunder på besøg. Dette blev gennemført i en åben brainstorming session, hvor mulighederne boblede og entusiastiske samt meget visionære samarbejdsideer blev diskuteret. Detaljerne i løsningselementerne blev diskuteret af andre personer i et senere møde.
Ved at argumentationen blev tilpasset den aktuelle situation og forhandlerperson, blev der mulighed for at opnå en langt lavere indkøbspris.
Det er svært at vurdere, hvilken økonomisk gevinst forhandlingstilpasningen i de to eksempler præcist havde. Men i begge tilfælde vil et værdiestimat overstige 1-2 mio. kr.
Erfaringen er, at for at kunne bruge disse strategier og stilteknikker effektivt kræver det øvelse i trin 1 og 2, hvilke er enkle teknikker at træne. Det får du viden og træning i på vores videregående forhandlingskursus.
