14. december 2023
Af Julie Ring-Hansen Holt, journalist. Om Henrik Isaksen
Samtaler er det stof, som succesfulde virksomheder er lavet af. Bliv inspireret til at skabe værdifulde professionelle samtaler – hvad enten det handler om samtaler mellem kollegaer eller samtaler mellem leder og medarbejder.
En virksomhed består af samtaler. Jo flere levende samtaler, man har, des mere kreativitet skaber man, og des mere udbytte har man af hinanden. Få et spændende indblik i dette nedenfor og bliv klogere på, hvordan du tackler svære situationer i professionelle samtaler ved hjælp af assertiv kommunikation.
Levende samtaler giver levende organisationer. Døde samtaler giver døde organisationer. Så enkelt kan det ifølge chefkonsulent og coach hos Mannaz, Henrik Isaksen, siges. Han mener, at de levende, professionelle samtaler skaber energi og produktivitet, fordi vi møder hinanden på en mere nærværende måde.
Vi laver mere, når det giver energi at gå på arbejde,” siger han og uddyber, at en levende samtale er en dialog frem for envejskommunikation, og hvad enten det handler om MUS-samtaler, ledelsesdialoger eller de uformelle samtaler ved kaffemaskinen, så er samtaler det stof, som succesfulde virksomheder er lavet af.
Gennem samtaler prøver vi at forstå hinanden og gøre os selv forståelige. Den type af samtaler, vi har med hinanden, er med til at definere, hvilken type organisation vi har,” forklarer Henrik Isaksen.
I samtalen møder vi hinandens perspektiver, og så sker der noget nyt, når man bliver klogere på hinanden og deler viden.
I organisationer har man ofte samtaler i forbindelse med, at noget skal ske: Vi skal producere noget, vi skal handle, eller vi skal lykkes med at gøre noget sammen. I en professionel samtale møder vi hinandens perspektiver, og så sker der noget nyt, når man bliver klogere på hinanden og deler viden, forklarer Henrik Isaksen.
”Jo mere man kan give plads til nye tanker og kreative ideer, des større chance er der for, at man tænker anderledes,” siger coachen og peger på, at det er i den kreative proces, den anderledes type samtale kan have en værdi.
For eksempel kan poesi bruges på den måde, at man inden et teammøde – hvor man fx skal tale om målene for projekterne i Q4 – lige bruger en halv time på at læse et digt op og forholder sig til det. Hvad kan det gøre for teamet og de tanker, man gør sig om projekterne, teamet og organisationen?
”Det ville give et andet sprog i den halve time, fordi man møder hinanden på en anden måde. Det kan smitte af på det normale, mere målrettede organisatoriske sprog. “Jeg tror, det giver en anden stemning på eksempelvis det medmenneskelige plan”, siger coachen. Selvfølgelig skal en samtale have styring og mål og være professionel, men der kan også være brug for at være til stede på en anden måde.
Den professionelle samtale er på den ene side en levende samtale og på den anden side en styret, kontrolleret samtale. Der er behov for begge dele, mener Henrik Isaksen. Så man skal lære, hvordan man styrer en samtale med de rette spørgsmål, de rette rammer og så videre. Det er vigtigt, og mange organisationer er ifølge coachen optaget af det.
”Den anden side er, at samtaler skal være levende. For hvis du kun har samtaler gennem styringsværktøjerne, får du ikke nok ud af samtalerne”, siger han og hiver den tyske filosof Heidegger op af posen. Han har et begreb, der hedder gelassenheit – en særlig tilbagelænethed, hvor vi tillader os at være åbne.
”Når vi er i den tilstand, lykkes vi faktisk bedre, end når vi er stressede og prøver at kontrollere os ud af situationer eller samtaler,” siger Henrik Isaksen.
”Selvfølgelig skal en samtale have styring og mål og være professionel, men der kan også være brug for at være til stede på en anden måde, som giver mulighed for at lytte til den anden, fordi det åbner for at producere nye tanker.”
”Jeg tror, en organisation har behov for begge dele. Hvis organisationen kun har styrende samtaler, forkrøbler den. Så alle, der arbejder med professionelle samtaler, må have blik for balancen for at skabe bedre medmenneskelig kontakt og mere tillid, åbenhed og forståelse.”
Der findes fire måder, vi kan vælge at kommunikere vores budskaber til andre mennesker på (se modellen herunder).
Assertiv kommunikation handler om at kommunikere med respekt for både dine egne og modpartens følelser. Når du kommunikerer assertivt står du ved dine egne følelser og holdninger, men uden at overskride modpartens grænser, fordi der er en anerkendelse af, at han eller hun har ret til sine egne holdninger og følelser.
Det er altså en kommunikationsform, hvor du undgår at overskride dine egne grænser for at respektere modpartens følelser, og samtidig heller ikke trumfer den anden part og overskrider deres grænser for at få dine pointer igennem. I stedet møder du modparten med åbenhed og nysgerrighed, så I kan mødes på midten og finde et fælles ståsted i samtalen.
Når du vil kommunikere assertivt, kan du med fordel begynde med et kort udsagn om, hvad du specifikt gerne vil have ændret i modpartens opførsel. Et eksempel kunne være:
“Jeg føler mig frustreret, når møderne går over tid…” Målet er at få modpartens opmærksomhed og gøre opmærksom på problemet, uden vedkommende straks begynder at forsvare sig.
Herefter er det vigtigt, at du beskriver den negative indvirkning, som oplevelsen har på dig. Her kan du eksempelvis fortsætte sætningen med: “Fordi det påvirker min plan for mit arbejde”. Formålet med dette er at opbygge en årsag-virknings-logik ved at knytte en objektiv redegørelse for modpartens adfærd til den indflydelse, adfærden har på dig.
Afslut med hvordan det påvirker dine følelser og eventuelt foreslå en løsning på problemet. Her kan du eksempelvis afslutte sætningen ved at sige: “Kan vi arbejde på at holde os inden for den tid, der er afsat?”
Modparten vil med stor sandsynlighed blive overrasket over at høre, hvordan du har følt i den givne situation og måske endda blive ked af, at du har haft den oplevelse. I en sådan situation vil de fleste som regel have svært ved at underminere dine følelser. I stedet vil modparten formentlig udvise forståelse og forsøge at tænke over din udtalelse i fremtiden.
Når du sammensætter udtalelsen, vil hele sætningen lyde noget i retning af: “Jeg føler mig frustreret, når møderne går over tid, fordi det påvirker min plan for mit arbejde. Kan vi arbejde på at holde os inden for den tid, der er afsat?”
En anden assertiv udtalelse kunne være: “Jeg forstår dit synspunkt, men jeg er ikke enig. Her er mine tanker…” Denne udtalelse viser, at du er åben over for modpartens meninger, men samtidig holder fast i dit eget synspunkt.
Assertion kan bruges i professionelle samtaler, hvor du gerne vil møde andre med åbenhed og selvsikkerhed og undgå unødige konfrontationer. Det mindsker nemlig konflikter på arbejdspladsen og minimerer misforståelser.
Du vil også få langt nemmere ved at nå igennem med dine holdninger og synspunkter, fordi du holder dig på din egen banehalvdel og både tager hensyn til dine egne og modpartens følelser i samtalen.
På mange arbejdspladser vil man typisk opleve et langt bedre arbejdsklima, når man arbejder med at inkorporere assertiv kommunikation som en del af professionelle samtaler – netop fordi dialogen er præget af gensidig respekt og forståelse.
Når du bruger assertion i professionelle samtaler, er det en god ting at være opmærksom på, hvordan du normalvis reagerer i pressede situationer – det vil nemlig gøre det langt nemmere at forbedre din kommunikationsstil, hvis du er bevidst om dit typiske mønster.
Sørg for at bevare roen i samtalen, træde et skridt tilbage og vær åben for det, modparten siger, uden at tage det som et personligt angreb. På den måde kan du nemmere holde øjnene på bolden og sikre, at du ikke kommer til at optrappe en konflikt, fordi du bruger en uhensigtsmæssig kommunikationsform.
For eventuelle spørgsmål kan du kontakte Mannaz erfarne konsulenter.
De har arbejdet med mennesker og organisationsudvikling er mange år hos både virksomheder og organisationer.
Skab bedre resultater med klar kommunikation.
Styrk din kommunikation med overbevisning og personlig gennemslagskraft, så du opnår følgeskab og øger motivationen.
På coaching kursus hos Mannaz lærer du at bruge samtalen som et redskab til udvikling og forandring.
Coaching er brugbar i mange situationer og på alle niveauer i organisationen. På dette kursus får du effektive samtale- og coachingteknikker til at motivere kunder, medarbejdere, kolleger m.m.
Lederuddannelse med fokus på den grundlæggende teori og praksis.
På denne grundlæggende lederuddannelse får du styr på teori og praksis. Du bliver udfordret, styrket og får skabt et solidt fundament for dit lederskab. Samtidig opbygger du et aktivt ledernetværk med ligesindede.
