9. august 2013
Isa Lindbæk, kommunikationskonsulent
Du skal forberede dig langt mere, end du måske tror, for at få succes med din kommunikation i en tid, hvor vi tæppebombes med påvirkninger. Og så skal du samtidig turde slippe strukturen løs uden at miste fokus på målet. Lyder det svært? Så læs med her.
Sløve blikke, slappe kroppe og værst af alt smugkig på mobiltelefonen. Det kan være svært at fastholde andres opmærksomhed i længere tid ad gangen. Det ved du nok allerede, hvis du har et job, hvor du skal formidle budskaber, præsentere fakta eller sågar undervise. Og du har formentlig også indset, at der skal noget andet og mere til for at lykkes med din kommunikation end et flot slideshow – men hvad?
Svaret ligger i forberedelsen, hvis du spørger den garvede underviser, forfatter og konsulent, Jesper Mathisen. Han påpeger: ”Det handler om at være så velforberedt, at du kan navigere frit og ustruktureret og dermed tilpasse din kommunikation til den energi og situation, der er til stede i rummet. Stoffet og detaljerne skal du selvfølgelig have styr på, men du skal have meget mere end en enkelt køreplan med i tasken. Du har brug for mange.” Jesper Mathisen uddyber: ”Du skal fx have ekstra slides med, som du kan bruge, hvis du pludselig får mere tid, end du troede, eller hvis spørgsmålene pludselig tager en drejning, og der er brug for uddybning. Omvendt skal du også have planlagt, hvordan du forkorter dit indlæg. Du skal have mange forskellige kommunikationsbrikker med, som du kan sætte i spil efter behov.”
Med andre ord skal du forberede dig temmelig meget. På engelsk hedder denne teknik: Overprepared, understructured. Og som kommunikator må man indstille sig på, at der efterhånden skal en del mere til for at få succes, forklarer Jesper Mathisen. ”Man skal naturligvis være meget klar på målet med sin kommunikation, men man skal samtidig kunne være fleksibel i måden, man når frem til målet på alt efter omstændighederne og målgruppen. Det betyder, at man skal forberede sig i flere lag og flere retninger,” tilføjer Jesper Mathisen. Jesper Mathisen mener i øvrigt også, at det at være ekstra forberedt gør, at man ikke bliver slået omkuld, hvis der opstår noget uventet, og at man samtidig vil føle sig mere sikker på sin kommunikation. ”Du er ikke slave af en tidsplan eller en fastsat struktur, når du har flere veje, der fører til dit kommunikationsmål eller læringsmål. Samtidig giver det også tryghed hos tilhørerne, at de kan mærke, at du er i kontrol.”
”Vi lever i en verden med konstante påvirkninger, informationsoverload og zapperi. Som kommunikator må du tilpasse din værktøjskasse til den virkelighed, hvis du fortsat skal kunne opnå dine mål.”
Når du har flere forskellige øvelser eller måder at præsentere din pointe på, så kan du desuden også bedre tilpasse dig målgruppen, mener Jesper Mathisen. ”I stedet for at tvinge dem over på din platform, kan du tillade dig at hoppe over på deres. Det involverer tilhørerne langt bedre og giver bedre læring, viser alle undersøgelser,” forklarer han. Jesper Mathisens egen erfaring er, at de dygtigste formidlere og undervisere formår at navigere ud fra det, som sker i rummet samtidig med, at de har et klart mål for, hvor de skal ende. ”De har ikke sat præsentationen på autopilot, men bruger de input og den situation der opstår. Det kræver selvfølgelig, at de har meget materiale at falde tilbage på, men det er også dem, som skaber reel læring og involvering frem for at imponere med en flot remse”, pointerer han. Teknikken, overprepared, understructured, stammer måske fra undervisningsverden, men den kan, ifølge Jesper Mathisen, bruges med succes i mange forskellige situationer – eksempelvis på møder. Han forklarer: ”Det handler igen om at være overforberedt og fleksibel under selve mødet.”
Hvis man fx er ansvarlig for at ændre en adfærd eller kultur på sin arbejdsplads, skal man naturligvis have fokus på det i sine forberedelser, men man skal samtidig have særlig stor forståelse for, at det mål opnås på forskellige måder, forklarer Jesper Mathisen. ”Det kræver mere af dig som facilitator eller kommunikator at skulle formidle det samme budskab på flere forskellige måder, men belønningen ligger i de mere engagerede tilhørere og den bedre effekt. Når det er sagt, så kan teknikken genbruges, så det bliver nemmere for hver gang, og det er først og fremmest også en indstilling til, at kommunikation skal være levende for at kunne engagere.” Jesper Mathisen mener også, at der er meget værdi at hente for virksomhederne på dette område. ”Hvis man kan få engageret folk, holde bedre møder eller skabe reel læring hos flere, så skaber det selvsagt energi og ny adfærd, som bidrager til virksomheden”, pointerer han.
Han fortsætter: ”Tilføjer man fx nogle ekstra kommunikative værktøjer i specialisternes værktøjskasse, har de rigtig gode forudsætninger for at blive stærke formidlere, fordi deres basisviden allerede er på plads. Vi lever i en verden med konstante påvirkninger, informationsoverload og zapperi. Som kommunikator må du tilpasse din værktøjskasse til den virkelighed, hvis du fortsat skal kunne opnå dine mål,” forklarer Jesper Mathisen: ”Du skal droppe den gamle forestilling om, at så længe du følger agendaen, så er du på sporet, for det kan du ikke bruge til noget, hvis folk tjekker mails på mobilen samtidig. Du skal kende dine mål, og du skal kunne zappe rundt i dine værktøjer og øvelser for at levere varen. Faktisk er det eneste, som altid ligger fast, start- og sluttidspunktet. Resten – må du tilpasse situationen.”
