Du kender PowerPoint – eller gør du?

Vi kender den, når vi ser den: den elendige PowerPoint-præsentation. Og der skal ikke mange minutter til med overfyldte slides og en uengageret fremlæggelse, før vi diskret lister mobilen op af lommen. PowerPoint er i dag en fuldt ud integreret del af vores arbejdsliv på niveau med vores mailkonto. Hvis man skal sige noget til flere end to personer og vil virke velforberedt, forventes det nærmest, at der følger et par slides med. Men betyder det også, at vi er gode til at bruge PowerPoint som præsentationsmiddel? Svaret er et stort rungende nej, hvis du spørger Kenn L. Hansen, cand.mag. i retorik fra Københavns Universitet med speciale i netop PowerPoint. Han har gennem mere end 10 år rådgivet alt fra virksomhedsledere til specialister i at arbejde med PowerPoints som effektivt præsentationsmiddel og har erfaret hvor få, der for alvor kan udnytte potentialet. Ifølge Kenn eksisterer der nemlig en kæmpe forskel mellem udbredelsen af PowerPoints og kompetencerne inden for disciplinen. Han uddyber: ”PowerPoints er uden tvivl blevet en forudsætning for kommunikation i det moderne arbejdsliv. Derfor er det paradoksalt, at vi er så ufattelig dårlige til at bruge det, når man tager i betragtning af, hvor ofte vi afvikler præsentationer med PowerPoint som middel”.

Det er ikke teknik men kommunikation

En overvejende grund er, at det mange steder forudsættes, at man kan finde ud af at arbejde med PowerPoints. ”Det er hverken noget, der stilles krav om eller forventning til, at man reflekterer dybere over. Det tages bare for givet, at det er en del af rygsækken”, siger Kenn L. Hansen. En anden parameter, som Kenn tilføjer, er, at folk forveksler teknisk kunnen med præsentationsmæssig færdighed. ”Rigtig mange kender de basale elementer i PowerPoint og kan sætte et billede ind, lave animationer og tekstbokse osv. Men det er de allerfærreste, der sætter sig bare lidt ind i, hvordan man kan lave god kommunikation, der får budskabet frem og virker både involverende og inddragende. Og det er egentlig forståeligt nok – for hvornår har vi nogensinde lært at bruge det ordentligt?”

Inspirerende PowerPoint-tradition

Kenn L. Hansen påpeger, at vi gennem årene har vænnet os til en PowerPoint-tradition, som grundlæggende er virkelig uinspirerende: ”Mange har fået for vane at bruge slides som deres noter eller som talepapir, hvilket i mange tilfælde overflødiggør selve præsentationen. Dette skyldes, at mange ser PowerPoint som dokumentation og ikke som en selvstændig, mundtlig præsentation”. Konsekvensen er uinspirerede slides, der fjerner fokus og forstyrrer pointen. Kenn uddyber: ”En præsentation har et mål – husk at holde fokus på, hvad det er, du gerne vil have, tilhørerne går hjem med. Og brug dette som kompas helt fra planlægning til leverance, så du ikke dræber publikum med detaljer. Folk skal tage hovedbudskaberne med sig hjem. Men det gør de alt for sjældent. Når man undersøger, hvor meget folk husker, er det skræmmende lidt”. Skriftlig information, der bliver læst op, er ikke løsningen, forklarer Kenn L. Hansen og understreger: ”Det er altafgørende at adskille dokumentation fra den mundtlige oplevelse. I stedet bør man arbejde med åbne, visuelle slides, så ens materiale aktiverer modtagernes bevidsthed frem for at gøre dem passive”.

Nyt syn for sagen

Gang på gang har Kenn L. Hansen oplevet, hvordan deltagerne på hans PowerPoint kursus flytter sig meget og får et stort udbytte på ganske kort tid. Det handler i al sin enkelthed om at få styr på nogle konkrete redskaber og metoder. Kenn uddyber: ”Det kræver naturligvis noget tilvænning, men det er ikke svært at lære. Det handler mest om at forny synet på sit materiale, så det får en helt anden funktion i præsentationen”. Rent faktisk får mange deltagere en gruopvækkende åbenbaring, ifølge Kenn L. Hansen, når det pludselig står soleklart, hvad de gennem flere år har grebet forkert an og ”udsat” andre for. Han uddyber: ”En bivirkning på godt og ondt af den nye læring er, at man fremover ikke kan overvære nogen præsentationer uden at tænke over, hvad der virker og ikke virker”. Med andre ord er potentialet for at skabe en effektiv PowerPoint-kultur absolut til stede, siger Kenn L. Hansen og påpeger afsluttende: ”Alle kan lære at lave en professionel PowerPoint-præsentation, der virker efter hensigten. Men det kræver indsigt i, hvordan man arbejder med mediet og træning i, hvordan man kan skabe slides, der støtter og styrker budskabet”. Kenn L. Hansen runder af med at dele tre basale, men effektfulde tips, der kan hjælpe dig på vej mod de gode præsentationer.