27. oktober 2023
Af Managementkonsulent Kurt Plambech samt coach og lederudviklingskonsulent Jan Vælds
Din personlige styrke som forhandler afgør dine forhandlingsresultater. I denne artikel får du inspiration til din personlige forhandlingsteknik, så du kan skabe endnu bedre resultater.
I flere og flere tilfælde er forhandling nødvendig for at opnå de arbejds- og forretningsmæssige resultater, der er nødvendige i et arbejdsklima præget af mange strategiske samarbejdsrelationer og netværksstrukturer, både lokalt og internationalt. Når du skal forhandle, er din personlige forhandlingsteknik essentiel.
Det at forhandle har været praktiseret i årtusinder, og det praktiseres i dag dagligt af mange mennesker – nogle gange med gode resultater og andre gange med knap så gode resultater afhængig af parternes forhandlingsteknik.
Er der en bestemt forhandlingsteknik og -stil, der er den rigtige? Det spørgsmål er der mange, der gennem tiderne har forsøgt at besvare med forskelligt held. Der findes flere forhandlingsteknikker og -stile, som alle både har fordele og ulemper, men en universel stil, der garanterer succes i alle forhandlinger, findes så vidt vides ikke.
Viden og information er vigtigt, men det er ingen garanti for succes, når man sidder midt i forhandlingen. Der virker kun det, man kan, og ikke det man ved. Forskning inden for området har vist, at forhandlerens evne til at beherske en række personlige ”teknikker” og færdigheder har afgørende betydning for at opnå optimale forhandlingsresultater. Nedenfor vil vi skitsere nogle af disse faktorer og beskrive enkelte af dem i detaljer.
De væsentligste faktorer til at opnå optimale forhandlingsresultater er:
Oftest benævnes disse faktorer som ”personlig styrkefaktorer”, og de omhandler alle teknikker og færdigheder, der er med til at opbygge personlig styrke ved forhandlingsbordet.
”Min egen ro og specielt det at jeg bedre kan styre mit behov for at handle og respondere giver mig bedre forhandlingsresultater”
Pernille, Afd. leder og projektleder i it-udviklingsprojekter
”At have lært at styre processen med en ligeværdig fremlæggelse af interesser samt det, at jeg selv kan trække mig lidt og skabe overblik, gør, at det er lettere at tage til vores meget komplicerede forhandlinger”
Peter, Kvalitetsleder
Det er ikke umiddelbart til at sige, da det afhænger af den konkrete forhandlingssituation. Erfaringer fra samtaler med kursusdeltagere, der afklarede, hvad de gerne ville blive bedre til, viser, at det især er vigtigt at kunne bevare overblikket og den indre ro i pressede situationer. En anden faktor, som ofte nævnes, er begrebet ”BATNA” eller ”BAF”, som er den danske oversættelse, hvilket betyder, at man har klargjort, hvilke alternativer man har, hvis forhandlingen ikke fører til en aftale. Dette har mange ikke bearbejdet. Oftest bliver der i forberedelsen brugt tid på at overveje forskellige alternative forhandlingsresultater, hvilket er noget helt andet.
Nedenfor vil vi se nærmere på de to faktorer: 1) “Overblik og ro” og 2) “BATNA”. Vi vil se på, hvad det er, hvorfor det er vigtigt, og hvordan det bruges i forhandlinger.
Du får langt større styrke til at styre forhandlingsprocessen og opnå optimale resultater, når du kan bevare overblik og ro. Dette sker også, når du afdækker den anden parts bagvedliggende interesser, når du er fleksibel og kreativ i løsningsudvikling, og når du kan skabe fokus og målrettethed mod målet med forhandlingen.
At kunne bevare overblikket og roen er afhængig af en række ydre faktorer. Disse faktorer består af strukturelle faktorer såsom forberedelse og tid, og proceskompetencer til at kunne styre forhandlingsprocessen.
Evnen til at skabe overblik og ro har en positiv påvirkning på alle typer af forhandlinger – fra pludselig opståede ad hoc forhandlinger til langsigtede strategiske og velforberedte forhandlinger. Grundlæggende begreber er selvledelse og selverkendelse, dvs. forhold der kan trænes med velkendte metoder.
Selverkendelse og selvledelse
Selverkendelse omhandler din forståelse af dine følelser og din klarhed over dit mål, hvilket er grundlaget for selvledelse/selvkontrol. Grundlæggende må vi vide, hvad vi føler for at kunne styre vores følelser. Derfor har forhandlere med stor selvindsigt nemmere ved selvkontrol/selvledelse og dermed mulighed for at kunne bevare den vigtige ro i forhandlinger.
Arbejdet med at udvikle selvledelse/selvkontrol kan styrkes ved træning i fleksibilitet og i at kunne se de positive muligheder i de opståede situationer og de fremlagte scenarier.
At kunne se positive muligheder i hændelser, som medfører negative følelser, er en vigtig evne. De spørgsmål, man kan stille til sig selv, er: ”Hvad er positivt ved denne negative udmelding?”, ”Hvilke positive muligheder kan der skabes på langt sigt?”, ”Hvilken læring er der i den udmelding?” Svarene vil ofte give inspiration til spørgsmål, man kan stille til den anden part, hvilket kan ændre forløbet af forhandlingen i en positiv retning.
For at kunne neutralisere sine følelser i en presset situation kan det være nødvendigt at se situationen udefra, fra et neutralt sted – at illudere fluen på væggen. På den måde kan man kan få overblik, se nye muligheder og dermed opnå større handlingsfleksibilitet. Spørgsmål, man kan stille sig selv, er: ”Hvordan ser dette ud, hvis jeg ser på det udefra?” ”Hvis jeg var fluen på væggen, hvad ville jeg så opleve?” At kunne se på en forhandling fra et neutralt sted, samtidig med at man selv deltager i forhandlingen, er en evne, som mange dygtige forhandlere besidder. Denne evne kan opøves. Et godt sted at begynde en sådan træning er ved at bede om korte pauser, hvor man kan komme på afstand af selve forhandlingen og skaffe sig ro samt overblik.
Hvad er BATNA?
BATNA står for ”Best Alternative To a Negotiated Agreement”. Dette begreb blev beskrevet af Roger Fisher og William Ury i deres bog ”Getting to Yes” fra 1981.
Hvorfor er BATNA vigtigt?
At have afklaret hvilket eller hvilke alternativer (BATNA) der er til en forhandlingsløsning, inden man starter forhandlingen, medvirker til at skabe indre ro og styrke i forhandlingen. På den måde indgår man ikke aftaler, som man senere fortryder, og man siger ikke nej til forslag, som man burde have accepteret. Helt enkelt kan man sige, at hvis den aftale, der foreslås, er bedre end ens BATNA, bør man acceptere den, og hvis aftalen er dårligere end ens BATNA, bør man forsøge at forhandle den bedre. Kan det ikke lade sig gøre at forbedre aftalen, er det bedre at stoppe forhandlingen.
At have et godt BATNA forøger ens forhandlingsstyrke. Det er derfor vigtigt at bruge tid og kræfter på at gøre ens BATNA så godt som muligt, inden man starter forhandlingen.
Hvordan skaffer man sig et godt BATNA? Hvordan kommer man frem til et BATNA?
Nøglen til et godt BATNA er information – ligesom meget andet i forbindelse med en forhandling. Dette omhandler information om egne og den anden parts behov, interesser, mulige alternativer, prioriteter, forhandlingsstil og taktik m.m.
For at det BATNA, man kommer frem til, kan give den ønskede styrke, er det vigtigt, at det er realistisk. Ofte har den, der skal forhandle, ikke gjort sig nok tanker om deres BATNA. Det er et ”fantasi”-BATNA, der ikke lader sig realisere, eller et BATNA, der er et alternativt forhandlingsresultat, der blot er lidt dårligere end det, de reelt ønsker. Det er ikke det, BATNA er. Det er sagt, at et BATNA altid er ringere end en acceptabel forhandlingsløsning.
Oprindeligt blev BATNA betragtet som noget fast, der ikke kunne ændres på, og som ikke blev synliggjort i forhandlingen. I de senere år er BATNA blevet en mere dynamisk størrelse, der påvirkes af de informationer, der dukker op i løbet af forhandlingen, og i nogle forhandlinger kan det ligefrem være hensigtsmæssigt at synliggøre parternes BATNA for at bryde en fastlåst situation.
Man kan tale om et ”start”-BATNA, som bygger på de ting, du ved inden forhandlingen begynder. Men når forhandlingen først er i gang, kan BATNA´et påvirkes af de informationer, der dukker op om den anden part og de muligheder, der derved opstår for løsninger.
Forhandling kan sammenlignes med et kortspil. Du kender de kort, du har på hånden, men ikke de øvrige spilleres kort og dermed ikke din hånds styrke i forhold til deres. Afhængig af spillet kan din hånds styrke ændres, som spillet skrider frem. Får du nye kort, som kun du kender værdien af, giver det dig kun viden om din hånds formodede styrke. Får alle der deltager viden om de nye kort, der uddeles, som det sker i nogle spil, forøger det din mulighed for at vurdere din hånds reelle styrke i forhold til de andre deltageres. Dermed forøges dine muligheder for at beslutte, om du skal fortsætte eller forlade spillet.
I forhandlinger drejer det sig ikke om kort, men om information. Her menes informationer om vores interesser samt styrke, om den anden parts interesser samt styrke og om hvilken indflydelse disse har på de mulige forhandlingsresultater.
