19. januar 2023
Af Berit Urup Hankelbjerg
Tænk ikke på, hvad du siger, men hvordan det lyder. For det er ikke nødvendigvis det, du siger, der er vigtigt, men det, modtageren hører. Læs med nedenfor, og få gode råd til effektiv kommunikation.
Vi kommunikerer med hinanden som aldrig før. Mails, møder og sms’er vælter ind over os i et rasende tempo og gør det vigtigere end nogensinde at kunne kommunikere klart og præcist.
Et uafsluttet, uklart budskab strander nemlig hurtigt i et kommunikativt ingenmandsland fyldt med misforståelser, der støjer og stresser dig. Det har derfor heller aldrig været vigtigere at have en solid kommunikativ værktøjskasse, så du bliver hørt og forstået.
I denne artikel giver vi dig seks gode råd om kommunikation til inspiration.
Selvom mængden af kommunikation stiger, så er selve tiden til at kommunikere i kortere. Vi lever nemlig i en fragmenteret tidsalder, hvor vi hurtigt bliver afbrudt og distraherede, både når vi leverer og modtager budskaber. Tid er en mangelvare, og vores samarbejdsrelationer er derfor ofte stressede. Resultatet er, at vi generelt ikke har tid nok til at levere et præcist og klart budskab.
Får vi gennemtænkt og læst mailen, før vi får trykket send? Kommer vi til mødet med budskaber, som er forberedt nøje? Giver vi os tid til at opbygge relationer? Hvis du vil forstås, er det en god investering at tænke over, hvordan du leverer et præcist budskab. Hvad kan forvirre? Hvem er målgruppen? Sproget er ikke en uskyldighed, men et værktøj som kan både forvirre, såre, hjælpe og begejstre.
Den ene kollega siger til den anden: ”Der er ikke mere papir i printeren”. Hvorefter den anden kollega snerrer tilbage: ”Jeg har ikke mere tid end dig til at fylde nyt papir i”. Ordudvekslingen er et klassisk eksempel på, at det er modtageren, som bestemmer budskabet. Du ved med andre ord ikke rigtigt, hvad det er, du har sagt, før du får modtagerens reaktion. Den første kollegas ord var en faktuel konstatering af det manglende printpapir, men den anden kollega opfattede det som en opfordring til at få det ordnet.
Når misforståelser opstår, handler det om, at du og modtageren ikke er på samme bølgelængde, og det er en præmis, du altid må forvente. Vi er naive, hvis vi tror, at vi kommunikerer til en ren tavle. Vi kommunikerer derimod ind i hinandens erfaringer, så lad være med at regne med, at modtageren automatisk forstår dig.
Se vores kursus i kommunikation og gennemslagskraft
Under en dialog har begge parter et ansvar for, at budskabet kommer frem. På den ene side skal afsenderen være præcis, på den anden side har modtageren en interesse i at lytte aktivt. Du skal med andre ord tømme afsenderen for informationer.
Hvis du eksempelvis skal levere noget, så vær sikker på, at du virkelig har forstået leverancen. Lad være med at antage noget. Betyder en mørk farve eksempelvis alle farver i mørke toner, eller menes der kun sort og gråt? Evnen til at lytte aktivt er også meget vigtig for projektledere, som er ansvarlige for komplekse projekter, så prøv at få så mange, præcise beskrivelser på leverancen som muligt.
”Den lille snak om vejret, trafikken eller kaffen skaber en relation og får os til at tro på, at vi kan noget sammen.”
For de fleste har ordet ”kliche” en lidt negativ klang, men i effektiv kommunikation er klicheer ikke til at komme udenom. Vi bruger nemlig klicheer til at nærme os hinanden og til at skabe relationer. Det kan være den lille snak om vejret, trafikken eller kaffen, som skaber en relation og får os til at tro på, at vi kan noget sammen. På den måde bliver brugen af klicheer afsættet for den videre kommunikation.
Den klicheagtige kommunikation, hvorigennem vi nærmer os hinanden, er let for nogen, men rigtig svært for andre, som kommer til at virke afvisende eller for pågående. De har ikke en såkaldt kontaktskabende adfærd og har svært ved at netværke. Dermed får de også svært ved at levere deres budskaber på andre tidspunkter, fordi modtageren er mindre indstillet på at lytte.
Den dygtige kommunikator er også en mester i at afslutte sin kommunikation. På engelsk hedder det: The Art of A Beautiful Exit. Helt konkret handler det om at få samlet op på sine budskaber og at få gentaget dem inden afslutningen på dialogen – men også om at få italesat de videre handlinger.
Bedre kommunikation starter med dig. Du kan nemlig ikke opdrage andre til at blive bedre til at forstå dig. Derimod kan du ændre din kommunikative adfærd i takt med, at du får styrket din kommunikative værktøjskasse.
Med indsigt og øvelse kan du påvirke kommunikationen til din fordel, så du bliver hørt og forstået. Det er dyrt både i tid, frustrationer og tabte muligheder ikke at kunne komme igennem med sine budskaber, så måske er tiden inde til at få udvidet din forståelse og muligheder inden for kommunikation?
Se også vores kursus i konflikthåndtering
