27. januar 2015
Heidi Fjelsted, Redaktør
Vil du være en bedre projektleder? Sikre dig flere ressourcer og motivere dine projektdeltagere? Så kan du starte med at overvinde de tre udfordringer, som en Projektlederundersøgelsen i 2014 viste, er blandt de største for danske projektledere.
Et nyt år har gjort sit indtog. Det er nu, vi tager ting op til revision og overvejer, om vi bør ændre noget. Hvis du er projektleder, er det oplagt at se på nogle af de udfordringer, som sidste år toppede i Mannaz’ og Roskilde Universitets store undersøgelse af projektledelse i Danmark. Det er nemlig her, skoen trykker i hverdagen for de fleste projektledere. I denne artikel giver den erfarne Client Manager fra Mannaz, Charlotte Cordua, nogle gode bud på, hvordan du som projektleder håndterer tre store udfordringer, som igen i 2015 vil lande på dit bord.
Sådan vinder du kampen!
Som projektleder ved du, at noget af det allersværeste er at få tildelt nok ressourcer og få lov til at beholde dem. Driften vinder nemlig næsten altid, når det brænder på. Men hvad kan du så gøre, når ressourcetildeling reelt ikke er din beslutning? Charlotte Cordua peger på tre fronter, hvor du kan påvirke tildelingen af ressourcer til dit projekt. ”For det første må du tale for din sag og synliggøre projektets vigtighed for virksomheden. Du må klart pointere, hvad konsekvensen er, hvis projektet kuldsejler eller forsinkes. For det andet må du sikre dig en sponsor eller flere i ledelsen, som ser vigtigheden af dit projekt, og som kan være med til at sikre dig ressourcer. Endelig må du være modig. Projektledere har tendens til at underestimere projekter for at få dem igennem og så håbe på efterbevilling. Drop det. Lav et realistisk estimat fra start af inklusiv din egen projektledelsestid, og tag kampen tidligt. På den måde er du ikke bagefter i forhold til ressourcer fra starten”, forklarer hun.
Sådan får du dem med dig!
Det første og vigtigste salg er til dig selv. Du skal selv tro på projektet og tage ejerskab af det, før du kan give budskabet videre og få projektgruppen med dig. Men Charlotte Cordua understreger, at realismen igen skal med på rejsen. Hun fortsætter: ”Du skal ikke oversælge projektet men fortælle åbent om styrker og svagheder. Eksempelvis er det vigtigt at forklare om projektets vilkår. Hvad er det for elementer af projektet, vi kan påvirke og gøre noget ved, og hvilke dele er faste vilkår? Der skal ikke bruges unødigt fokus og energi på noget, som man alligevel ikke kan ændre på som fx nedskæringer, organisationsændringer eller flytning af afdelinger. Måske upopulære vilkår, men ikke noget som kan ændres uanset, hvor meget man taler om det”. Charlotte fortsætter: ”Du skal synliggøre nogle rammer for projektet og motivere inden for rammerne. Det kræver, at du kender dit projekt godt og tør være dets leder. Du skal sælge budskabet og have gennemslagskraft”.
Sådan undgår du slinger!
At holde projektet på rette kurs var igen i år blandet projektledernes top 5-udfordringer. Udfordringen er mere konkret og værktøjsorienteret, og Charlotte Cordua har igen et bud på, hvordan du kan håndtere udfordringen. ”Du holder projektet på ret kurs, når du er god til at navigere i de mange elementer, der rammer projektet og udfordrer projekttrekanten. Det gør du ved at bruge dine analyser og værktøjer løbende og ikke kun i starten af projektet. Sørg også for at opdatere din dokumentation, så den stemmer overens med virkeligheden. Du kan stadig blive ramt af forsinkelser, men du kan minimere dem ved at vide præcis, hvor og hvorfor det sker”. Charlotte tilføjer: ”Har du glemt dine værktøjer og er blevet lidt rusten, så skal du have dem opdateret. Og så skal du øve dig. Man bliver ikke verdensmester fra den ene dag til den anden, og det gælder for os alle sammen”. Som en generel opfordring på tværs af de tre ovenstående udfordringer, foreslår Charlotte Cordua, at du gør dit ønske om at håndtere projektledelsesudfordringerne mere operationelt ved konkret at skemasætte tid til udførelse og øvelse af færdigheder. Hun afslutter: ”Når det kommer til at ændre vores handlemåder, er vi i virkeligheden vores egen værste fjende. Ingen af os er så gode, som vi gerne vil være, og vi skal lære hele livet. Det er okay at skulle øve sig, også selvom man har været projektleder i flere år. Det er nemlig, når vi øver os og er nysgerrige på nye ting, at vi flytter os og vokser”.
Om Projektlederundersøgelsen 2014
Projektlederundersøgelsen er gennemført af Mannaz og Roskilde Universitet og er en statusopgørelse over, hvordan det går i ProjektDanmark. Rapporten bygger på svar fra 513 respondenter, der bredt repræsenterer forskellige brancher. 45% af respondentgruppen er meget erfarne projektledere med over 10 års erfaring. 65% har funktion som projektleder. Gruppen repræsenterer ligeledes forskellige projekttyper, dog med en lille overvægt af it- og udviklingsprojekter. Projekterne beskrives generelt som lange og af flere års varighed.
