21. marts 2024
Anja Enggren, Marketing Project Manager
Du kender måske situationen som projektleder? Chefen kommer ind på dit kontor og beder dig løse en opgave. Før du egentlig når at tænke dig om, har du klappet hælene sammen og sagt ”YES BOSS”. For du er vel projektleder og kan vel klare at løse en række opgaver samtidigt? Først herefter prøver du at finde ud af, hvad det egentlig var, du sagde ja til. At sige “YES BOSS” for hurtigt er et problem for rigtig mange projektledere. For det ugennemtænkte “YES BOSS”-svar er som regel den sikre vej til fiasko. Du køber heller ikke et Smart TV, før du har sat dig ind i, hvad det skal kunne, hvad det må koste, og hvornår de kan levere det. De samme spørgsmål, og flere til, skal du naturligvis stille som projektleder, før du siger ”YES BOSS”. Din chef er i øvrigt også bedre stillet med et kompetent modspil.
Og hvordan er det så, at man undgår at falde i YES BOSS-fælden? Det har Henrik Heeris, konsulent og underviser på flere projektlederuddannelser hos Mannaz, nogle kvalificerede bud på. Henrik Heeris uddyber: ”Når chefen kommer og beder dig om at løse en opgave, ved du ikke nødvendigvis med det samme, om det er en opgave, du kan løse selv, eller om du skal have hjælp til at løse den. Hvorfor er det så egentlig, at vi uden at tøve svarer ”YES BOSS”?” ”En af årsagerne er vores behov for anerkendelse,” forklarer Henrik Heeris. Han fortsætter: ””YES BOSS” er det svar, vi helst vil give, fordi vi ved, at chefen bedst kan lide det svar. Du har formentlig kørt dig selv i stilling til at få opgaver som denne, og det virker ikke særlig karrierefremmende at svare ”NO BOSS”. Men der er heldigvis et tredje alternativ. Du skal som en kompetent projektleder købe dig tid ved at svare: ”Det lyder rigtig spændende BOSS. Det vil jeg gerne kigge lidt nærmere på”.” Og hvad er det så, du er nødt til at vide, før du ved, om du kan sige ”YES BOSS” til opgaven?
Henrik Heeris fortsætter: ”Lad os eksempelvis sige, at din chef slynger ud, at man har brug for et nyt økonomisystem, at det skal være implementeret om 3 måneder, og at det må koste 300.000 kr. Nu kunne “YES BOSS” være et fristende svar, men som den kompetente projektleder du er, siger du i stedet: ”Det lyder rigtig spændende”, og så spørger du”: 1. Hvorfor skal vi have et nyt økonomisystem? 2. Hvad vil vi opnå? 3. Hvad skal vi levere? “Slip ikke chefen før, du har et fuldstændigt tydeligt billede af, hvad meningen med økonomisystemet er,” påpeger Henrik Heeris. Henrik Heeris pointerer, at det ikke er nok at få at vide, at det gamle trænger til at blive skiftet ud. Du skal kende formålet? Derfor skal du stille afklarende spørgsmål. Hvad skal vi levere? Skal systemet være nemmere at håndtere for økonomimedarbejderne? Skal andre i organisationen kunne bruge det? Skal systemet erstatte manuelle forretningsgange? Skal der spares medarbejderressourcer? Skal systemet hjælpe os med en større forretningsforståelse? Ønsker vi at give kunderne en bedre service? Formålet – også det langsigtede – er meget vigtigt for projektlederen at forstå for at kunne skabe den rigtige løsning.
4. Hvem skal levere det? 5. Hvem kan beslutte det? 6. Hvem skal bruge det? Disse tre spørgsmål til chefen skal, ifølge Henrik Heeris, afklare, om lederen har gjort sig forestillinger om, hvem der skal levere det? Er der tænkt tanker om interne ressourcer? Kan du gøre det alene? Skal en ekstern leverandør ind over? Og hvem har beslutningskompetence under udviklingen? Skal der være en styregruppe? Hvem er de foreløbige interessenter? Hvem ejer opgaven? Hvem er slutbrugeren? ”På den baggrund kan du lave en foreløbig interessentanalyse, så du har overblik over, hvor mange der skal involveres, og hvor omfangsrig opgaven er i forhold til organisationen,” tilføjer Henrik Heeris.
Nu er du klar til de næste 3 spørgsmål: 7. Hvor lang tid må det tage? 8. Hvad må det koste? 9. Hvem skal følge op? Det er her, du skal hive dit vigtigste værktøj frem, nemlig Projekttrekanten.
Der skal være balanceHenrik Heeris: ”Din opgave er at bringe balance i regnskabet: TID, INDHOLD og RESSOURCER. Udfordringen er selvfølgelig, at du og ledelsen skal træffe nogle af de største beslutninger i projektet på det tidspunkt, hvor alle ved mindst. Derfor er det også nu, at du skal udfordre din chef på de rammer, som vedkommende har udstukket.”
Sagen er den, at hvis du ingen ressourcer får, bliver det aldrig et projekt,” forklarer Henrik Heeris. Får du kun én ressource, skal du udfordre din chef på INDHOLD og TID, for ellers er der ikke balance i trekanten. Skal du levere uforholdsmæssigt meget, kan du kun overholde TID, hvis du får flere RESSOURCER. Og får du tildelt alle de mandetimer, du har brug for, kan du overholde TID, men du sprænger den økonomiske ramme. Projekttrekanten er det værktøj, du skal bruge gennem hele projektet, hver gang interessenter og styregruppe udfordrer dig på enten TID, INDHOLD eller RESSOURCER. ”Stilles der nye krav eller fjernes ressourcer undervejs, skal du ikke acceptere de ændrede omstændigheder, før de har fortalt dig, hvad du så ikke skal lave, eller hvor mange ressourcer du får til at opfylde de nye krav,” tilføjer Henrik Heeris.
10. Hvorfor har du valgt mig? Det sidste spørgsmål handler, ifølge Henrik Heeris, om, hvorfor chefen har valgt dig. Det er nemlig væsentligt at forstå, hvorfor chefen har gjort dette. Måske har du allerede vist i et tidligere projekt, at du er den rette til opgaven. Men hvis det ikke er tilfældet, er det en god idé at forventningsafstemme i forhold til valget af dig. Hvad forventer chefen af dig? Hvilke kompetencer forventes det, at du har? Er i enige? Og lige så vigtigt – hvad er dit mandat? Hvad kan du beslutte? Hvilken ledelsesret har du? Hvem referer du til? ”Husk du er på vej til at blive administrerende direktør i dit projekt. Kun ved at agere som sådan, får du, hvad dit projekt har brug for. Et mandat er ikke noget, man får, men noget man tager,” pointerer Henrik Heeris. Med disse 10 relevante spørgsmål kan du skaffe dig et foreløbigt overblik over opgaven, som din chef bad dig løse, og som du var fristet til at sige ja til. Først med svarene på spørgsmålene ved du, om du skal sige “YES BOSS”. 
Har du kommentarer til forfatteren eller til artiklen, er du velkommen til at sende en mail.
