Som projektleder kan du lige så godt vænne dig til at have et helt særligt forhold til projekttrekanten. Den bør være udgangspunktet for alle dine projekter og dit trygge ståsted, fordi en balanceret projekttrekant sikrer dig et balanceret projekt og dermed også succes i sidste ende.
Projekttrekanten har tre hjørner, der repræsenterer tid, indhold og ressourcer. Læs med og find ud af, hvordan du balancerer trekanten i dit projekt.
Illustration af: Sarah Jacqueline Hamilton
Tid står for målsætninger såsom deadlines, milepæle og slutdato.
Indhold rummer eksempelvis formål, leverance, mål, kompleksitet, kvalitet og krav.
Ressourcer kan være mennesker, kompetencer, udstyr og materiel.
For at opstille det lidt firkantet kan du eksempelvis ikke levere et godt projekt med masser af krav, hvis du f.eks. ikke får tildelt de nødvendige ressourcer. Det skævvrider trekanten, og hvis det er de vilkår, du møder ved projektets start, skal du omgående gøre opmærksom på, at der er en ubalance, og at der enten skal være mindre indhold eller mere tid og flere ressourcer. Omvendt har du ikke automatisk ryggen fri, hvis du så får tildelt en masse ressourcer, for det vil samtidig påvirke projektets økonomi, og det skal du selvfølgelig ligeledes gøre opmærksom på.
Projekttrekanten er det værktøj, du skal bruge gennem hele projektet, hver gang interessenter og styregruppe udfordrer dig på enten tid, indhold eller ressourcer. Dukker der nye krav op eller fjernes ressourcer undervejs, skal du ikke acceptere de ændrede omstændigheder uden, at du får ændret projektets rammer i forhold til mindre krav eller mere tid. Du kan få endnu mere viden og de rette projektledelsesværktøjer på Mannaz’ projektlederuddannelse.
Det er din faglige pligt at udfordre rammerne
af hensyn til dig selv, projektet og deltagerne.
Se også vores kurser i Scrum og SAFe.
De tre faktorer påvirker hinanden, og din opgave som projektleder er at bringe balance i regnskabet: tid, indhold og ressourcer. Det er slet ikke så let, som det måske lyder, for udfordringen er selvfølgelig, at du og ledelsen skal træffe nogle af de største beslutninger i projektet på det tidspunkt, hvor alle ved mindst. Derfor er det din opgave at stille de rigtige spørgsmål og udfordre rammerne for projektet løbende, så du bedst muligt sikrer dig en balanceret projekttrekant.
Så langt så godt, men udfordringen ved at bruge projekttrekanten aktivt er, at du hurtig kan føle dig ”besværlig”. Det er så fristende bare at sige ”ja”, for alle elsker jo en ja-siger, men en ja-sigers popularitet er kort, hvis projekterne sprænger budgettet og er forsinkede. Det er derfor din faglige pligt at udfordre rammerne af hensyn til dig selv, projektet og deltagerne. Du skal holde fokus på, hvad der skal til for at blive en succes. Og du skal stille spørgsmålene, som giver dig svarene.
Lad os eksempelvis sige, at din chef informerer dig om, at der skal implementeres et nyt CRM-system i salgsafdelingen, det skal være klar om tre måneder, og at det i øvrigt ikke må koste mere end 400.000 kr. Det er nu, det fristende lille ja dukker op i baghovedet, men hold fast i projekttrekanten og stil 10 hurtige spørgsmål til chefen:
Slip ikke chefen før, du har et klart billede af, hvad meningen med CRM-systemet er.
De tre første spørgsmål er selvklart ikke nok til at sikre dig succes og en balanceret projekttrekant. Derfor tilføjer du nogle afklarende spørgsmål såsom:
Disse tre spørgsmål til chefen er nødvendige for at afklare, om chefen allerede har gjort sig forestillinger om, hvem der skal levere systemet. Er der tænkt tanker om interne ressourcer? Kan du gøre det alene? Skal en ekstern leverandør ind over? Og hvem har beslutningskompetence under udviklingen? Skal der være en styregruppe? Hvem er de foreløbige interessenter? Hvem ejer opgaven? Hvem er slutbrugeren?
Du må heller ikke glemme de sidste tre store afklarende spørgsmål:
Der er mange løse ender, du skal have bundet knude på, før du kan etablere balance i projektet i forhold til tid, indhold og ressourcer.
Du kommer i problemer, hvis du ikke bruger den fornødne tid til at involvere teamet, eller hvis du har været estimeringsoptimist.
Styrk dine kompetencer indenfor projektledelse med PRINCE2 eller bliv proceskonsulent hos Mannaz!
Estimering og projekttrekanten er to indbyrdes afhængige størrelser. Det er netop i estimeringsprocessen, at du kan komme til at bøje din trekant i retning af et Salvador Dali-maleri, hvis du ikke passer på.
Igen vil det fristende ja lokke dig til at levere nogle hurtige svar og estimater til organisationen. Men du kommer i problemer, hvis du ikke bruger den fornødne tid til at involvere teamet, eller hvis du har været estimeringsoptimist. Der venter dig potentielt en grum regning på den lange bane, hvis du ikke passer på. For sagde du ikke, at projektet ville være færdigt nu?
Tag dine forbehold, og lad være med at udmelde specifikke datoer, priser og leverancer, før du har skabt dig et bedre overblik – og indbyg muligheden for at justere dine estimater, fx i forbindelse med aftalte milepæle.
En for optimistisk tilgang til estimering kan skabe nogle af de følgende problemstillinger, som alle får din projekttrekant ud af balance:
Selv de bedste projektledere kan blive endnu bedre. Når du tager en uddannelse eller kursus i projektledelse, møder du ligesindede og I diskuterer alle de dilemmaer, man skal navigere som projektleder.
I Mannaz lægger vi vægt på praksisnær læring og du kan tage din nye viden i brug, så snart du er tilbage på kontoret. Bliv klogere på hvordan vi kan hjælpe dig med at blive endnu dygtigere end du er i dag.
Som du måske allerede har erfaret, så er udgangspunktet for en balanceret projekttrekant, at du indledningsvist får forhandlet tiden på plads til at finde tiden.
Gør opmærksom på konsekvenserne ved manglende tid til at estimere, for du har brug for tid til at gøre dit hjemmearbejde.
Lykkes det, har du et rigtig godt udgangspunkt for, at dit projekt og din projekttrekant er i balance og dermed bliver en succes.
