For projektlederen ligger der i ansvaret for projektet også at sikre, at alt virkelig lukkes ned. Betragtningen er den, at projektlederen har ansvaret for ressourcer fra linieorganisationen, og stoppes disse ressourcer ikke, stjæles der ressourcer fra linieorganisationen.
Det er vigtigt, at projektlederen først og fremmest er omhyggelig med at specificere klare færdiggørelseskriterier, så opgaverne reelt er helt færdige, når de færdigmeldes. Derved undgår man, at der stadig arbejdes på projektet, selvom det er slut. Det er ofte dokumentationen, som halter bagefter.
Selve afviklingen består bl.a. af:
Et overblik over omfanget af selve nedlukningen fremkommer ved den efterfølgende gennemgang af otte styringsdiscipliner.
Når accepten er blevet indhentet, er arbejdet med projektets resultatmål med succes afsluttet. Ændringsstyringen er også afsluttet for så vidt angår ændringer. De fundne fejl under accepten skal dog registreres og igangsættes. Sidste opgave i rapporteringen vil normalt være et afsluttende styregruppemøde, hvor bl.a. projektets endelige økonomi gennemgås. Projektopgavekontrollen er færdig, når de fundne fejl under accepten er beskrevet som opgaver og uddelegeret.
Målstyringen kan endelig standses, når projektet er arkiveret, og når alle styringsdiscipliner dermed er afsluttede.
De udestående opgaver er her review af projektarkivet for komplethed samt review af hele nedlukningen.
Tidsstyringen kan lukkes, når de sidste tidsforbrugsrapporter er blevet indhentet, og arkiveringen er foretaget. Det resterende arbejde vil være ajourføring af Gant-kort og fremdriftskurver, som indgår i den sidste styregrupperapportering.
Denne disciplin lukkes effektivt ved at lukke for projektets kontonumre.
Økonomistyringen kan lukkes, når de sidste bilag og tidsforbrugsrapporter er blevet indhentet og registreret. Det resterende arbejde består i:
Denne disciplin lukkes effektivt ved at lukke for projektets konti.
Den sidste risikostyring er gennemført allerede flere måneder før projektslut. For at sikre effekten af projektet kan der gennemføres en speciel risikoidentifikation, hvor der fokuseres på risici i forhold til opnåelse af effekten. Metoderne er de samme, men deltagerkredsen er her interessenterne.
Her drejer det sig om at frigive projektdeltagerne og give feedback på præstationerne i forhold til de indgåede projektkontrakter. Feedback skal gives både til projektdeltageren og til dennes linieleder, således at linielederen får et grundlag for udviklingssamtaler og lignende.
Sociale forhold bør håndteres i en afslutningsbegivenhed efter virksomhedens normer.
Juridisk er kontrakten fuldført på dette tidspunkt og kan arkiveres efter revisionens regler. Øvrige aftaler i projektarkivet skal gennemgås, udeståender lukkes og skriftligt bekræftes afsluttede.
De sidste opgaver her er projekt-PR i anledning af projektets afslutning. Herefter er der kun tilbage at arkivere projektets arkiv.