Overdragelse

I overdragelsen sikres det, at alle leverancer i et projekt er leveret til bestilleren, og at denne har accepteret dem både med hensyn til kvaliteten og den rent fysiske modtagelse.

Leverancerne til overdragelse kommer ikke kun til sidst i projektet, men leveres løbende i projektforløbet. Derfor skal overdragelserne af leverancerne også foregå løbende. Dette skyldes flere ting. For det første er det nemmere at få accept fra bestilleren, når tingene er i frisk erindring. For det andet er det nemmere at gøre noget ved eventuelle mangler eller fejl, hvis det sker umiddelbart.

Leveranceoversigt

Ved projektets start udarbejdes en leveranceoversigt. Leveranceoversigten opdateres løbende med afleveringsdatoer, acceptdatoer og referencer til godkendelsesdokumenter (mødereferater, breve etc.).

overdragelses skabelon template til Leveranceoversigt i projektledelse

Accept af leverancen

Der udarbejdes en specifik følgeseddel for hver leverance, der entydigt beskriver, hvilken leverance det omhandler (version, mængde etc.).

Der henvises samtidig til den acceptaftale, der ligger til grund for godkendelsen.

Der kan med fordel udarbejdes standardfølgesedler, således at projektlederen er sikker på at huske alle formalia.

Det er vigtigt at huske de leverancer, som forbruges, mens de produceres. Som eksempler på dette er:

• Kurser
• Brugeruddannelse
• Instruktion
• Assistance

Disse leverancer kan man ikke slå op i en manual og bagefter se, om de er beskrevet tilstrækkeligt eller udført dybdegående nok. Det er vigtigt her, at projektdeltagerne, der leverer disse leverancer, sikrer sig accept af:

• At leverancen har fundet sted
• At leverancen har været tilfredsstillende

Disse leverancetyper er dem, der oftest opstår tvivlsspørgsmål om.

Accept fra bestilleren

Det er naturligvis vigtigt, at bestillerens accept modtages. Hvis det ikke er muligt, kan man aflevere leverancen og skriftligt dokumentere, at leverancen opfattes som godkendt, hvis der ikke er gjort indsigelse inden fx 14 dage. Det vigtige her er, at tidsrummet er realistisk og ikke et forceret tidspunkt. Dette kan sikres ved, at overdragelsesforretninger er beskrevet i kontrakten (hvis der er tale om et kundeforhold), således at tidsrummet er fast defineret fra starten.

Administration af leverancer

Leveranceoversigter, følgesedler, korrespondance etc. arkiveres i projektarkivet.

Det er vigtigt, at projektlederen ved, om projektet skal have arkiv af selve leverancen (fx af garantihensyn, sikkerhed etc.). Dette kan nemlig kræve større arkivplads end selve projektarkivet.