Projektledelse, koordination og kontrol

Idé / erkendelsesfase

Personen, som er blevet ansvarlig for analysefasen, er ansvarlig for følgende aktiviteter:

Analyse af forudsætningerne for Idé / erkendelsesfasen samt at definere de resultater, som fasen skal levere.

1. Forhandle med afdelingschef, projektejer eller projektsponsor samt ressourceejerne om de ressourcer, som er nødvendige for at gennemføre fasen.
2. Forberede og underskrive kontrakterne for Idé / erkendelsesfasen, en med afdelingschefen, projektejer eller projektsponsor og en med hver liniechef (ressourceejer), som skal levere ressourcer til Idé / erkendelsesfasen.
3. Undersøge markedet mht. leverandører, hvis de skal bruges i projektet.
4. Definere sammen med afdelingschef, projektejer eller projektsponsor hvilke Gate-kriterier, som skal være gældende, inden projektet kan starte op på analysefasen.Læs mere om idé- og erkendelsesfasen

Analysefasen

Afdelingschef, projektejer eller projektsponsor udarbejder en opgavespecifikation baseret på Gate-beslutningen:

• Det forventede resultat af selve projektet samt rammerne for tiden og omkostningerne for hele projektet.
• Det forventede resultat af analysefasen samt rammerne for tiden og omkostningerne for fasen.

Opgavespecifikationen overleveres til personen, som er ansvarlig for analysefasen.

Den ansvarlige person (hvis muligt, projektlederen for hele projektet) er ansvarlig for følgende aktiviteter:

• Sikre en kontrakt for de ressourcer, som skal deltage i analysefasen.
• Analysere forudsætningerne for analysefasen og definere fasens resultater.
• Forberede og underskrive kontrakterne for analysefasen, en med afdelingschefen, projektejer eller projektsponsor og en med hver liniechef (ressourceejer) som skal levere ressourcer til analysefasen

Sikre en kontrakt for de ressourcer, som skal deltage i gennemførelsesfasen

• I samarbejde med ressourceejerne, at finde de kompetencer, som er nødvendige for gennemførelsen af projektet samt den mængde arbejde / timer, som projektet vil kræve.
• Hvis der skal bruges leverandører, skal der foregå en leverandørvurdering, som sikrer valg af rette leverandør.
• Forhandle med de forskellige ressourceejere og eventuelle leverandører om tidsplan, budget, deadlines og nødvendige kompetencekrav.
• Forberede en kontrakt med projektejer, afdelingschef eller projektsponsor baseret på de forhandlinger, som er gjort med ressourceejerne.
• Udarbejde ressourcekontrakter med ressourceejerne såvel som leverandørerne.
• Udarbejde en projektspecifikation / beskrivelse som en del af projektkontrakten.
• Kvalitetssikre kontrakterne.Læs mere om analysefasen

Gennemførelsesfasen

Forudsætningerne for at kunne starte gennemførelsesfasen er:

1. En godkendt projektspecifikation/beskrivelse
2. En underskrevet projektkontrakt
3. En Gate-beslutning

Projektlederen er ansvarlig for følgende opstartsaktiviteter:

1. Udarbejde og sikre ressourcekontrakterne med linieorganisationen og leverandører
2. Sandsynliggøre tidsplanen, ressourceplanen, budgettet og ressourcekontrakterne for projektet, hvis nødvendigt genforhandles ressourcekontrakterne
3. Opdatere ressourcekontrakter og projektkontrakten, hvis det er nødvendigtLæs mere om gennemførelsesfasen

Realiseringsfasen

Projektlederen er ansvarlig for at:

1. Afslutte alt igangværende projekt arbejde.
2. Evaluere de opnåede resultater op imod kontrakterne.

Husk som projektleder:

• Fokuser altid på forretningen.
• Overvej om eksterne anskaffelser er et alternativ til egen udvikling.
• Følg firmaets regler ang. kontrakter og eksterne anskaffelser.
• Intet projekt bør kunne startes, uden at der er en projektsponsor, som er forberedt på at skulle betale for projektet.

Læs mere

• Kravstyring
• Kvalitetsstyring (word doc.)
• Ledelseværktøjer
• Møder, workshops, seminarer
• Statusrapportering