For at kunne påbegynde analysefasen, er det nødvendigt at følgende forudsætninger er gældende:
Det kan være helt afgørende for projektets udførelse, at der forinden projektets start er gennemgået grundige analyser af situationen, der vedrører projektet.
Den indsigt man opnår i analysefasen har en vigtig indflydelse på de beslutninger, der skal tages undervejs, og derfor sikre en indsats i analysefasen, at der er et stærkt analytisk grundlag for de beslutninger, der tages.
Overordnet er formålet med analysefasen derfor, at danne det rette grundlag og forberede en succesfuld udførelse af projektet.
Projektejeren, projektsponsoren eller afdelingschefen bestiller analysefasen og tager dermed det økonomiske ansvar for fasen.
Projektejeren, projektsponsoren eller afdelingschefen er ligeledes ansvarlig for godkendelse af fasens resultat ved næste Gate-beslutning.
Analysefasen styres og ledes af en person/projektleder, som er udpeget til opgaven. Personen/projektlederen er ligeledes ansvarlig for at sikre, at projektet bliver klart til næste Gate-beslutning.
For at spare tid senere i projektforløbet kan man med stor fordel lade projektlederen for det fremtidige projekt være den samme, som er ansvarlig for analysefasen.
Analysefasen bliver typisk udført af et team, som består af:
en person, som er ansvarlig for fasen, her anbefales samme person som skal være projektleder for det fremtidige projekt.
personer fra de afdelinger, som har den rette kompetence.
projektlederen for det fremtidige projekt.
Ved komplekse analysefaser, hvor der er meget omfattende arbejde på mange niveauer, kan det være nødvendigt at køre fasen som et selvstændigt projekt.