Formålet med cost/benefit-analysekonceptet er at stille retningslinier til rådighed for projektlederen, således at C/B udføres konsekvent og efter samme principper fra gang til gang.
C/B anvendes af ledelsen/styregruppen til at beslutte, om et projekt skal sættes i gang/fortsætte eller ej, samt til at få et billede på den fremtidige driftsøkonomi.
Checkliste
| Huskepunkt | Check |
| Er projektet afgrænset i indhold/kvalitet, tid og ressourcer? | |
| Er der foretaget tilstrækkelig estimering før planlægning? | |
| Er fordele/benefits vedr. produktet afdækket? | |
| Er nødvendige investeringer, herunder udstyr, konsulentindsats, software m.v. afdækket? |
|
| Er der gennemført risikoanalyse? | |
| … | |
| … | |
| … |
Cost/benefit analyse omfatter:
1. Afdækning af fordele/benefits
| 1.1 | Kvantificerbare |
| 1.1.1 | Merindtjening |
| 1.1.2 | Rationalisering |
| 1.2 | Ej kvantificerbare |
| 1.3 | Følsomhedsvurdering |
Benefits afdækkes af opdragsgiver/sponsor og andre interessenter, som forventer benefits fra projektet. Projektlederen katalyserer processen og sikrer behørig dokumentation for de oplyste tal.
| Benefitopgørelse | ||||||||
| Benefit |
Kvt-1 |
Kvt-2 |
Kvt-3 |
Kvt-4 |
År2 |
År3 |
År4 |
|
| Kvantificerbare | ||||||||
| – Rationalisering |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| – Merindtjening |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| – Andet |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| (overføres til cash-flow) | ||||||||
Ej kvantificerbare benefits bør kun optræde hvor det ville være kunstigt eller meget vanskeligt at kvantificere – eksempelvis i forbindelse med lovgivningsbetingede ændringer, strategisk nødvendige ændringer og lignende. Det er styregruppen der tager stilling til, om det kan accepteres ikke at kvantificere benefits. Kvantificeres benefits ikke, skal der foreligge klare kriterier for, hvordan det kan konstateres, om de påståede benefits rent faktisk opnås, således at omkostningerne til projektet kan holdes op mod værdien for virksomheden af de påståede benefits.
Risikobetingede potentielle påvirkninger af benefits opgøres for sig (følsomhedsvurdering).
2. Afdækning af projektomkostninger (projektbudget)
| 2.1 | Interne omkostninger |
| 2.2 | Eksterne omkostninger |
| 2.3 | Følsomhedsvurdering |
Projektomkostningerne skal minutiøst opgøres af projektlederen, således at der kan etableres et troværdigt projektbudget. Omkostningerne opdeles på omkostningsart inden for ovennævnte rubriceringer og registreres i regneark. Omkostningsopgørelsen skal være detaljeret – det vil sige at alle omkostninger skal vises separat inden for aktuel art/rubricering. Omkostninger summeres pr. kvartal til indsættelse i cash-flow analyse (pkt.4).
| Projektbudget opgjort efter forfald (husk også at føre regnskab med projektbudget opgjort efter forbrug/disponering) | ||||||||
| Omkostning |
Kvt-1 |
Kvt-2 |
Kvt-3 |
Kvt-4 |
År2 |
År3 |
||
| Interne omkostninger | ||||||||
| – Ressourcer |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| – Lokaler |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| – Kapacitet |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| – Andet |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| Eksterne omkostninger | ||||||||
| – Ressourcer |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| – Udstyr |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| – Software |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| – Andet |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| Øvrige omkostninger | ||||||||
| Total (overføres til |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||
| Cash-flow) | ||||||||
Usikkerheder vedrørende estimering og planlægning samt risikobetingede potentielle meromkostninger opgøres for sig (følsomhedsvurdering). Input hertil er resultatet af risikoanalyse og estimering.
3. Afdækning af driftspåvirkning
Driften af det fremtidige produkt holdes op mod situationen før produktets indførelse, og eventuelle øgninger/reduktioner i driftsomkostninger (ressourcer, kapacitet, åbningstider etc.) udregnes. De enkelte påvirkningsfaktorer opgøres detaljeret i regneark, og opsummeres pr. år over en 5-årig periode (virksomhedens maksimale afskrivningsperiode for projektinvesteringer).
3.1.1 Driftspåvirkning
| Driftspåvirkning | ||||||||
| Påvirkningsart |
Kvt-1 |
Kvt-2 |
Kvt-3 |
Kvt-4 |
År2 |
År3 |
År4 |
|
| Øget kapacitetstræk |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| Sparede lokaler |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| Sparede operatører |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| Andet |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
| Total (overføres til cash-flow) |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
4. Cash flow opstilling (betalinger/udbetalinger over tid)
Der udarbejdes en cash-flow analyse som følger (eksempel):
| Driftsperiode | Projektforløb | Drift | |||||||
|
Kvt-1 |
Kvt-2 |
Kvt-3 |
Kvt-4 |
År-1 |
År-2 |
År-3 |
År-4 |
År-5 |
|
| Projektforløb fra projektbudget |
-100 |
-4.000 |
-1.500 |
-1.000 |
-10 |
0 |
0 |
0 |
0 |
| Driftspåvirkning fra opgørelse |
-90 |
-90 |
-90 |
-90 |
-90 |
||||
| Benefits fra opgørelse |
+1.000 |
+1.590 |
+3.590 |
+4.090 |
+4.090 |
||||
| Likviditets-påvirkning |
-100 |
-4.000 |
-1.500 |
-1.000 |
+900 |
+1.500 |
+3.500 |
+4.000 |
+4.000 |
| Akkumuleret likviditets påvirkning |
-100 |
-4.100 |
-5.600 |
-6.600 |
-5.700 |
-4.200 |
-700 |
+3.300 |
+7.300 |
Er der tale om store udlæg/investeringer tages i cash-flow oversigten hensyn til rentetabet – det vil sige de renter virksomheden går glip af ved at placere midlerne i projektet i stedet for obligationer, aktier eller andre investeringsaktiver.