Project Management Office (PMO)

En leder af et projektkontor kan både være en intern medarbejder eller en ekstern specialist. Det afhænger af vedkommendes kompetencer og erfaring, personlighed og karriereplan.

Den ideelle person vil som regel være en senior projektleder med et godt kendskab til de andre projektledere og ledelsen.
Det øvrige team skal også have et solidt kendskab, gerne erfaring med projektledelse og ikke mindst en interesse og lyst til at udvikle metoder og processer.

Det kræver en grundig analyse af organisations strategi og målsætning, og hvad den enkelte organisation har brug for, før et projektkontor oprettes.
Et PMO skal nemlig skræddersyes for at kontoret giver mening og kan skabe værdi for organisationen.

Når organisationens behov er identificeret, kan PMO’ets aktiviteter og ansvar defineres.

Det kræver tid og tålmodighed, når en organisation opretter et projektkontor.

Først og fremmest kan du ikke forvente, at alle projekter fra første dag viser synlige tegn på forbedring og øget succes.

Et PMO bidrager til mere effektive processer, men skaber også i højere grad mere bureaukrati.

Flere virksomheder har desuden svært ved at vurdere og måle PMO’ets udbytte.

Især hvis PMO’et underpræstere kan det være svært at identificere hvorfor. Her kan det være nødvendigt med en uafhængig eksperts vurdering, eller en aktiv interessent fra en anden del af virksomheden.

Årsager til et PMO’s underpræstation kan være:

• Fejlrekruttering af medarbejdere og/eller lederen
• Utilstrækkelige ressourcer
• Manglende forståelse og indsigt i organisationens strategiske målsætning
• Misinformation og kommunikation med resten af organisationen
• For meget bureaukrati

Alt afhængigt af hvilken type virksomhed, du sidder i, kan PMO’ets styrke og placering variere.

Kort sagt findes der 3 niveauer af PMO’er:

• Corporate-niveau (Project Portfolio Management Office): har ansvar for planlægning, prioritering og kontrol med alle projekter. Dette niveau sætter standarder og processer for alle projekter i tæt samarbejde med den øverste ledelse.
• Program-niveau (Program Management Office): har ansvar for at styre og tildele ressourcer til projekterne samt skabe synergi på tværs i organisationen.
• Projekt-niveau (Project Office): har ansvar for at styre og supportere projektaktiviteterne i tæt samarbejde med projektledere.

Uanset hvilket niveau PMO’et arbejder på, er det essentielt at deres arbejde er tæt på ledelse, da et PMO skal understøtte de strategiske målsætninger.