Ledelse & Teamudvikling

Få ekspertens råd:
Sådan gør du den svære samtale nemmere

I denne artikel får du indblik i seks faser og nogle spilleregler, der kan får den svære samtale til at føles lidt lettere både for dig og de andre deltagere i samtalen.


Artikel

Ingen ledere undgår svære samtaler, men det svære kan blive lidt lettere, hvis du strukturerer dialogen ud fra seks faser og nogle enkle spilleregler.

Metoden sikrer, at samtalen ikke kører i ring, at der kommer nye perspektiver på problemet, og at I dermed kommer nærmere en løsning. Læs med her, og bliv inspireret.

For stort arbejdspres, højt sygefravær eller manglende samarbejde. Det kan være svært at tale om problemerne på arbejdspladsen på en måde, så alle føler sig hørt, og så det bidrager med konstruktive forandringer. Derfor bør svære samtaler om problemer styres, så de skaber nye muligheder og forståelse for hinandens perspektiver, og den svære samtale undgår at stikker af i en uheldig retning. Det gælder især de såkaldt adfærdskorrigerende samtaler.

Når du som leder læner dig op ad en efterprøvet samtalestruktur, vil du opleve at få mere overskud i samtalen til at tale om vanskeligheder på en konstruktiv måde til alle parters fordel.

Modellen er en såkaldt dialogmodel, der er velegnet til at drøfte problemer i dit team eller din afdeling. Modellen sikrer, at dialogen bliver styret, så medarbejderne ikke taler i øst og vest. I stedet bevæger I jer sammen rundt om en række perspektiver på den udfordring eller det tema, I ønsker at arbejde med.

Med disse seks faser i ryggen ved du som leder, hvordan du bevæger dig fremad i samtalen, og det giver dig overskud til at håndtere de diskussioner og uenigheder, der kan opstå.

Forskellige forhold, der kan være udgangspunkt for den svære samtale

En svær samtale vil oftest være en samtale af kritisk karakter, der tager udgangspunkt i en medarbejders ansættelse. Den svære samtale bliver ofte kaldt for en kritisk samtale, fordi den som regel har et kritisk element i sig – for eksempel hvis den er adfærdskorrigerende.

Udgangspunktet for en kritisk samtale med en medarbejder kan f.eks. være medarbejderens faglige indsats, resultater eller manglende samarbejdsevner. Det kan også være, at der er problemer med en medarbejder i et team, der skaber et dårligt arbejdsmiljø – det kan for eksempel være mobning på arbejdspladsen.

En vanskelig samtale kan naturligvis også være en samtale, hvor du er nødt til at fyre en medarbejder eller på en anden måde overbringe en dårlig nyhed til vedkommende.

De seks samtalefaser

Dialogen er struktureret om seks faste faser og bygger desuden på seks enkle regler for samtalen. Faserne skal gennemgås i fællesskab, og der skal bruges omkring et kvarter på hver.

Fase 1:

Fastslå temaet

Fase 2:

Hvad fungerer godt omkring dette tema?

Fase 3:

Hvilke udfordringer skal adresseres i forhold til temaet?

Fase 4:

Hvilke muligheder ligger der i forhold til temaet?

Fase 5:

Hvad skal vi lave af aftaler?

Fase 6:

Hvad var godt ved denne dialog?

Modellen kræver, at du som mødeleder får lavet en god forventningsafstemning. Du skal således formidle til deltagerne, at de er inviteret ind til en fælles seance, hvor I drøfter et specifikt og afgrænset emne. Seancen vil minde om en brainstorm, hvor alle byder ind, og hvor I gennem en tydelig struktur for dialogen får belyst et tema fra flere sider.

Med disse seks faser i ryggen ved du som leder, hvordan du bevæger dig fremad i samtalen, og det giver dig overskud til at håndtere de diskussioner og uenigheder, der kan opstå.

Spilleregler for den svære samtale

Udover de seks samtalefaser er det vigtigt at få nogle spilleregler for samtalen på plads inden start. Disse spilleregler skal alle i samtalen kende til, inden selve dialogen begynder:

  • Alle skal have mulighed for at byde ind undervejs i processen
  • Alle input er velkomne
  • I skriver alle inputs op
  • I taler kun om den fase, som I er i
  • I går aldrig tilbage i faserne, når først I er gået videre til en ny fase
  • I har kun den tid til rådighed, der er afsat. Så når tiden er gået, må I gå videre til næste fase

Når du har styr på de seks faser og spillereglerne, vil den vanskelige samtale føles lidt lettere både for dig og de andre deltagere i samtalen, fordi du har en struktur at læne dig opad.

5 gode råd til den svære samtale

Den svære samtale kan være udfordrende som leder, fordi

Vi har samlet nogle gode råd til dig som leder, når du skal tage den svære samtale med en medarbejder:

1

Lad være med at udskyde samtalen

Den kritiske samtale bliver ikke nemmere at tage, bare fordi du udskyder det. Tag samtalen, når der er behov for det, og lad derfor være med at forsøge at udskyde problemet længere end nødvendigt. Problemet forsvinder sjældent af sig selv, og derfor er det en god idé at tage samtalen med medarbejderen hurtigst muligt for forhåbentlig at finde en fælles løsning.

2

Sørg for at forberede dig grundigt

Det er vigtigt, at du sørger for at forberede dig grundigt på den svære samtale. Både på det du vil sige til medarbejderen og på vedkommendes reaktion. Dernæst er det vigtigt at være klar i kommunikationen, når det kommer til, hvorfor du tager samtalen med medarbejderen, og hvad der skal ændres. På den måde får I begge det optimale ud af samtalen.

3

Vær konkret og giv specifikke eksempler

Som leder er det vigtigt, at det er dig, der sætter rammen for mødet. Det er dig, der har inviteret medarbejderen til samtalen, og dermed også dig, der skal sørge for at styre mødet i den ønskede retning. Sørg for at kommunikere klart og tydeligt, men med respekt. Vær konkret og giv specifikke eksempler, som medarbejderen kan forholde sig til. Som udgangspunkt bør du holde dig til den plan, du har lagt på forhånd, men det kan være, at du får information, som du ikke kendte til på forhånd – i det tilfælde må du vurdere, om du skal fortsætte med den fastlagte plan, eller om du skal ændre kurs.

4

Vær leder – ikke psykolog

Husk, at du er leder og ikke medarbejderens psykolog. Derfor er det en god idé, at du holder dig inde på din egen banehalvdel og undgår at agere lommepsykolog. Selv om du formentlig har gode intentioner, er det vigtigt at huske, at du først og fremmest har en lederrolle.

5

Lav en klar handlingsplan

Sørg for at lægge en klar handlingsplan sammen med medarbejderen, som I begge er enige om. Bed medarbejderen om, i slutningen af mødet, at opsummere, hvad I har talt om – på den måde undgår du misforståelser og sikrer klar kommunikation. Det øger chancerne for, at der kommer en reel løsning på problemet, der vil kunne mærkes fremadrettet.

* Grønbæk og Pors, 2017, Dafolo Forlag

Artikel er tidligere  publiceret på lederweb.dk i anden version.

Artiklen er først udgivet d. 6. sep. 2021. Opdateres løbende.

Mød Morten

Morten Flørnæss Kerrn-Jespersen
Client Director

mfk@mannaz.com
+45 5139 6052

Læs mere

Ofte stillede spørgsmål om den svære samtale

Hvorfor er det vigtigt at tage svære samtaler med medarbejdere som leder?

Svære samtaler er vigtigt, hvis du vil være synlig som leder. De svære samtaler er med til at korrigere adfærd og sørge for, at der er et godt psykisk arbejdsmiljø på arbejdspladsen.

Hvad er en vellykket kritisk samtale?

En vellykket kritisk samtale er en samtale, hvor der er tydelig kommunikation, lederen giver konkrete eksempler og kommer med forslag til en fælles handlingsplan, der forbedrer arbejdsmiljøet eller situationen.

Hvordan kan en kritisk samtale, der er vellykket, påvirke en medarbejder?

En vellykket kritisk samtale kan påvirke medarbejderens motivation, trivsel og generelle arbejdsglæde, da det giver vedkommende en forståelse for, hvad der skal gøres for at ændre på adfærden.

Hvad er fordelen ved at tage svære samtaler?

Svære samtaler er nødvendige for at styrke samarbejdet i teamet og sikre, at medarbejderne føler sig hørt. Desuden er svære samtaler en god måde at forbedre dit personlige lederskab

The potential is people